大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響與建議

徐國棟

【摘要】大數(shù)據(jù)對于醫(yī)院檔案管理具有重要意義，可有效提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平，控制醫(yī)院的檔案管理成本，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的高效化發(fā)展。基于大數(shù)據(jù)背景，科學(xué)推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作需要多措并舉：轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，推動信息化檔案管理發(fā)展;注重資源投入，構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理平臺;注重人才培養(yǎng)，提高大數(shù)據(jù)檔案管理水平;健全管理制度，完善醫(yī)院檔案管理責(zé)任制。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);醫(yī)院;檔案管理

當(dāng)下，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展帶來龐大的信息流，而對信息的整合利用推動了大數(shù)據(jù)時代的到來。在大數(shù)據(jù)時代，社會生產(chǎn)生活各個方面能夠依托高效的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并為相關(guān)決策提供可靠依據(jù)。在醫(yī)院管理中，各種檔案信息十分繁雜，而做好檔案管理工作則需強(qiáng)化內(nèi)部控制，提高醫(yī)療服務(wù)水平的必然要求。基于此，本文從醫(yī)院檔案管理的角度出發(fā)，探究大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響，并結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題，提出相應(yīng)的發(fā)展建議，以期對醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)有所參考。

一、大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響

隨著醫(yī)院信息化管理水平的不斷提升，大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用也逐漸受到重視，并產(chǎn)生了一系列影響。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）提高了醫(yī)院檔案管理的信息化水平。在醫(yī)院信息化發(fā)展初期，檔案管理經(jīng)歷了從紙質(zhì)時代向數(shù)字化時代的過渡，檔案資源的呈現(xiàn)方式突破了單一化的局限，向多元化發(fā)展，各種文件、圖表、音頻、視頻、會診資料以更加直觀的方式納入到檔案中來，并初步形成了信息化檔案管理模式。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，醫(yī)院檔案資源的利用價值進(jìn)一步被挖掘，醫(yī)院能夠根據(jù)檔案信息實現(xiàn)對日常活動及工作的全面記錄與管理，并針對醫(yī)院發(fā)展制定長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，從而提高了醫(yī)院信息化管理水平。

（二）有效控制了醫(yī)院檔案管理成本。在傳統(tǒng)管理模式中，醫(yī)院檔案資源需要從人力、物力、財力上給予大量的投入，同時檔案的價值主要體現(xiàn)在對醫(yī)院管理工作的記錄，難以基于醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的發(fā)展形成效益，增加了醫(yī)院的成本支出。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，不僅控制了資源的投入，同時也有效提升了檔案的利用價值，成為支撐醫(yī)院改進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)條件的信息資源，降低了醫(yī)院管理成本。

（三）促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理的高效化發(fā)展。一直以來，醫(yī)院的檔案管理都處在一個比較尷尬的位置，一方面醫(yī)院的內(nèi)部控制需要檔案的支持，另一方面檔案管理得不到應(yīng)有的重視，二者的矛盾造成了檔案管理始終處在低效率發(fā)展階段。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入將檔案管理納入信息化系統(tǒng)中來，利用系統(tǒng)促進(jìn)各部門之間的有效溝通，實現(xiàn)了檔案的存儲、收集、檢索、共享，同時控制了檔案數(shù)據(jù)丟失、遺漏、錯誤等問題，降低了檔案管理風(fēng)險，提高了檔案管理的實際效果。

二、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理發(fā)展建議

（一）轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，推動信息化檔案管理發(fā)展。大數(shù)據(jù)是當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的高頻詞匯，而醫(yī)院在推動信息化建設(shè)的過程中，也開始有意識地構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺，利用技術(shù)、設(shè)備的支持實現(xiàn)對檔案資源的挖掘與利用。但是從檔案管理的整體效果而言，距離大數(shù)據(jù)的全面實現(xiàn)還存在一定的差距，而造成這一差距的關(guān)鍵在于思想觀念的限制。目前在醫(yī)院檔案管理工作中，從管理者到基層管理人員，對于大數(shù)據(jù)的認(rèn)知更多的還是停留在對相關(guān)檔案及文件資料的保存與利用上，難以從醫(yī)院整體發(fā)展角度實現(xiàn)對檔案管理經(jīng)濟(jì)效益及社會效益的深刻認(rèn)識，這自然會影響檔案資源的利用以及醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。基于此，醫(yī)院在優(yōu)化檔案管理過程中，要實現(xiàn)思想認(rèn)識的轉(zhuǎn)變，打破傳統(tǒng)檔案管理觀念，有意識、有計劃地引入大數(shù)據(jù)技術(shù)。對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者而言，應(yīng)該從醫(yī)院整體發(fā)展的角度出發(fā)，對大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效運用作出全面規(guī)劃，利用醫(yī)院內(nèi)部控制需求推動大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的運用;各個部門及科室的主管人員也應(yīng)參與其中，轉(zhuǎn)變思想意識，在日常工作中配合大數(shù)據(jù)發(fā)展要求，完善檔案信息，為檔案管理模式的創(chuàng)新形成強(qiáng)大的推動力，確保檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展;基層檔案管理人員應(yīng)明確自身職責(zé)，理解檔案管理及大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的重要性，完善檔案管理細(xì)節(jié)，落實大數(shù)據(jù)管理規(guī)范，推進(jìn)信息化檔案管理的有效運轉(zhuǎn)。這樣醫(yī)院的檔案管理能夠在全員參與下實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)而形成思想認(rèn)識的轉(zhuǎn)變，為檔案管理的大數(shù)據(jù)發(fā)展奠定思想基礎(chǔ)。

（二）注重資源投入，構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理平臺。軟硬件設(shè)備的購置，以及信息化環(huán)境的建設(shè)是大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)轉(zhuǎn)型的必然選擇。目前在醫(yī)院檔案管理中，一方面，經(jīng)過長期的信息化建設(shè)投入，已經(jīng)初步形成了大數(shù)據(jù)發(fā)展的條件，相關(guān)部門能夠根據(jù)需要獲取相關(guān)數(shù)據(jù)信息;另一方面，由于管理者缺乏對檔案管理的重視，在資源投入方面尚未形成系統(tǒng)化規(guī)范，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)中的人力、物力及財力的投入難以形成持續(xù)性，阻礙了檔案管理的轉(zhuǎn)型。針對此，醫(yī)院必須要結(jié)合大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景，依據(jù)檔案轉(zhuǎn)型發(fā)展需要，加大資源投入，形成信息化檔案管理環(huán)境。具體來看：第一，管理者應(yīng)全面分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，明確醫(yī)院整體發(fā)展對檔案管理的依賴性，分析大數(shù)據(jù)對醫(yī)院內(nèi)部控制的重要性，并確定資源投入的規(guī)模，理清硬件設(shè)備、專業(yè)人才、資金等資源的投入比重，以及軟件環(huán)境建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，以形成環(huán)境建設(shè)的整體化發(fā)展。第二，加強(qiáng)財務(wù)管理，針對檔案管理信息化建設(shè)做好財務(wù)上的安排，根據(jù)財務(wù)管理過程規(guī)范資源投入，同時利用醫(yī)院現(xiàn)有的信息系統(tǒng)實現(xiàn)對數(shù)據(jù)平臺的搭建，提高資金利用效率，同時形成持續(xù)性的投入規(guī)劃，保證大數(shù)據(jù)管理平臺的有序運轉(zhuǎn)。第三，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)平臺管理，加強(qiáng)專業(yè)人員的投入，建立日常檢查、維修及更新制度，從專業(yè)化角度維持軟硬件設(shè)備的有效運行，確保醫(yī)院檔案能夠完成收集、存儲、處理、分類、歸檔、檢索、提取等工作，以優(yōu)化檔案管理信息化環(huán)境。

（三）注重人才培養(yǎng)，提高大數(shù)據(jù)檔案管理水平。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理工作面臨著創(chuàng)新轉(zhuǎn)型現(xiàn)實，而要想實現(xiàn)順利轉(zhuǎn)型，則需要優(yōu)質(zhì)人才的大力支持。但是目前從醫(yī)院檔案管理人員的整體素質(zhì)來看，其在適應(yīng)大數(shù)據(jù)管理環(huán)境過程中存在諸多問題，例如管理思路陳舊，對于檔案信息化的建設(shè)停留在信息保存方面，缺乏對數(shù)據(jù)資源的分析與利用，對檔案資源的運用缺乏專業(yè)化考慮;專業(yè)實踐能力不足，在檔案管理操作中存在失誤，影響了檔案管理質(zhì)量;對檔案管理缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃，難以為醫(yī)院內(nèi)部管理決策提供科學(xué)參考等等。針對此，醫(yī)院在人力資源管理方面應(yīng)進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，重視檔案管理人才的引入與培養(yǎng)，形成專業(yè)化的管理團(tuán)隊，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化水平。這主要表現(xiàn)為以下幾個方面：一是醫(yī)院應(yīng)針對檔案管理人員，安排專業(yè)的教育培訓(xùn)方案，根據(jù)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作新要求，從專業(yè)知識、專業(yè)技能及計算機(jī)使用、大數(shù)據(jù)技術(shù)運用等多方面實現(xiàn)對人員的理論培養(yǎng)與實踐培養(yǎng)，提高其職業(yè)素養(yǎng)，引導(dǎo)其適應(yīng)檔案管理崗位要求。二是完善醫(yī)院人事管理制度，健全激勵機(jī)制，重視大數(shù)據(jù)管理對醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)的重要性，對檔案管理效益提出要求，并作為衡量、評價員工工作效率的標(biāo)準(zhǔn)，激勵檔案管理人員改善工作態(tài)度，提高工作技能，進(jìn)一步參與到檔案管理的信息化建設(shè)中來。三是大力招聘具備專業(yè)檔案管理人員，培養(yǎng)兼具知識與技術(shù)、熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)運用復(fù)合型人才，優(yōu)化薪酬待遇，利用專業(yè)人才推動醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)化，形成長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃。

（四）健全管理制度，完善醫(yī)院檔案管理責(zé)任制。完善的檔案管理制度是實現(xiàn)醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化建設(shè)與發(fā)展的基本保障。目前多數(shù)醫(yī)院根據(jù)規(guī)范要求已經(jīng)形成了相對完善的檔案管理制度，但是隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用，已形成的檔案管理制度與大數(shù)據(jù)管理之間的矛盾也不斷增加，例如大數(shù)據(jù)背景下檔案管理責(zé)任不完善，各環(huán)節(jié)之間缺乏對工作職責(zé)的明確界限，增加了檔案管理風(fēng)險等等。針對此，醫(yī)院應(yīng)積極落實制度化、規(guī)范化管理要求，充分分析大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限，完善責(zé)任制管理，提高醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)水平。主要表現(xiàn)在，一是醫(yī)院應(yīng)建立負(fù)責(zé)檔案管理的專門部門，統(tǒng)一集中檔案管理權(quán)限，并安排專門檔案管理人員，以便于管理人員專業(yè)化素養(yǎng)落實工作職責(zé)，推進(jìn)檔案管理工作要求在醫(yī)院內(nèi)部各個科室的落實。二是完善檔案管理操作流程，明確流程中各個環(huán)節(jié)的管理責(zé)任，并將責(zé)任落實到人，利用管理人員的主觀能動性確保檔案管理工作開展的準(zhǔn)確性及有序性。三是醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督管理制度的建設(shè)，兼顧過程監(jiān)督與結(jié)果監(jiān)督，實現(xiàn)對檔案管理各環(huán)節(jié)的有效追責(zé)，確保大數(shù)據(jù)信息的真實有效，提高檔案管理的實際發(fā)展水平。四是完善制度管理細(xì)節(jié)，結(jié)合監(jiān)督及檢查及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的漏洞，并做好后續(xù)改進(jìn)工作，將檔案信息化管理以及大數(shù)據(jù)建設(shè)納入制度體系中來，提高管理效率。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案既是醫(yī)院內(nèi)部管理過程中各類信息的集中地，又是實現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在大數(shù)據(jù)影響下，醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)生了諸多變化，而這對于醫(yī)院優(yōu)化內(nèi)部管理具有重要意義。但是，大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用依然存在諸多問題，針對問題，醫(yī)院應(yīng)著手檔案管理體系的構(gòu)建，轉(zhuǎn)變管理思路，提高管理人員的綜合素質(zhì)，加大檔案管理環(huán)境建設(shè)，進(jìn)而推動檔案管理工作的順利開展，依托大數(shù)據(jù)提高檔案管理效率，提高醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平。

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