新形勢下疾控中心檔案管理策略研究

鄧國維

【摘要】隨著物質(zhì)水平的提升，更多新型疾病也凸顯出來，這讓更多人開始關(guān)注自身的健康情況，對此，疾病防控所占據(jù)的位置不言而喻。然而疾控中心每天都要面對大量的信息資料，其工作量十分艱巨。本文將著重對疾控中心的檔案管理工作內(nèi)容進行論述，并為管理提供參考意見，為后續(xù)管理水平的提升作貢獻。

【關(guān)鍵詞】疾控中心;檔案管理;管理策略

疾控中心是疾病預防控制中心的簡稱，它隸屬于社會醫(yī)療，是我國公共服務的產(chǎn)物。疾控中心的工作內(nèi)容就是對疾控資料進行備案管理，確保醫(yī)療工作人員隨時可以提取有關(guān)資料，滿足人們對疾病的預防與治療工作。特別是近年來公共衛(wèi)生事件的頻發(fā)，社會需要依靠疾控中心做好對疾病預防及控制工作，從檔案中提取更多有價值的內(nèi)容，做好檔案管理工作才能為疾控中心后續(xù)工作的開展奠定基礎(chǔ)，保障人民健康發(fā)揮其重要的作用。

一、疾控中心檔案管理的重要意義

（一）檔案管理是疾控中心的主要內(nèi)容。疾控中心檔案管理工作就是對重要的疾控資料進行備案管理，可以提升疾控中心的業(yè)務指導能力，還能對疾病的研究提供幫助。疾控中心的檔案多是利用收集的方式，對現(xiàn)在流行的疾病作出記錄及提出相應的方案，同時還要對公共安全衛(wèi)生事件進行記錄與存儲。所有的資料都需要進行記錄與登記，再通過編輯的方式，為疾控中心工作提供基礎(chǔ)資料，為后續(xù)發(fā)生類似疾病類型提供幫助，由此可見檔案管理對于疾控中心工作所產(chǎn)生的重要意義。

（二）檔案是疾控中心重要的數(shù)據(jù)來源。疾控檔案為疾病中心工作開展提供了重要的數(shù)據(jù)支持，它對于各類疾病的臨床病癥、病因、有關(guān)治療等都有著詳細的記錄，為后續(xù)醫(yī)療研究、醫(yī)療防控提供便利，利于疾控中心工作的開展。當然，從另一方面而言，疾控檔案的有效記錄，可以大大提升工作效率，為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。

（三）檔案管理推動疾控工作整體發(fā)展。做好疾病防控工作對于我國這樣地大物博、人口眾多的國家來說是十分重要的。特別是在人流密集的地方，疾病傳播的速度也會隨之增加，若不及時遏制，后果將難以想象，甚至會對國家經(jīng)濟及人員安全造成損失。所以，利用疾控中心檔案管理工作，對各項數(shù)據(jù)、信息收集與記錄、對各類疾病內(nèi)容進行分類等工作，在后續(xù)出現(xiàn)類似病情時，可以及時提供與之相關(guān)的防控措施，為人民的健康提供保障，也為疾控工作的整體發(fā)展作出貢獻。

二、疾控檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對檔案管理重視程度不夠。疾控中心在檔案管理過程中，需要投入一定的人力、物力、財力，但由于許多領(lǐng)導對于疾控檔案管理工作并不重視，即使建立了檔案管理資料室，制定了一系列的工作規(guī)章制度，但其工作實質(zhì)都是利用辦公室的代管形式進行工作。檔案管理工作人員鑒于該情況，多數(shù)呈現(xiàn)的工作狀態(tài)是比較隨意的，甚至沒有設置專門的工作人員，僅以兼職人員進行收集與記錄工作。

（二）管理人員的素質(zhì)不高。在疾控檔案管理工作中，由于領(lǐng)導層的重視度不高，所以在后續(xù)工作開展中，會留下很多歷史遺留問題，特別是檔案管理這類工作所涉及的內(nèi)容煩瑣，每天的工作量十分艱巨，一些非專業(yè)的人士及文化水平程度不高的人被安排到該管理的崗位中，難以有效開展工作，若無法及時提升管理人員的素質(zhì)，后續(xù)疾控檔案管理工作將難以繼續(xù)。

（三）工作人員積極性低。在疾控檔案管理工作中，由于檔案管理工作不被領(lǐng)導層重視，加之檔案管理工作難以凸顯成績，所以，整個疾控中心處于邊緣化的位置。這樣多數(shù)從事該工作的工作人員，因為無法得到職業(yè)的晉升同時又無法提升工作待遇，對工作抱有消極的態(tài)度，工作倦怠，在工作時沒有積極性與自主性，更不會將現(xiàn)代化的管理方案引用在工作中，無法滿足工作內(nèi)容上的創(chuàng)新。

（四）檔案管理制度不完善。許多疾控中心對于工作內(nèi)容管理條例制定的并不完善，多數(shù)管理條例僅是懸掛在檔案室墻上的面子工作，在實際工作過程中毫無系統(tǒng)及規(guī)劃性可言。特別是疾控中心當前收集的資料過于分散，無法進行整理及歸納，當后續(xù)對某個疾病類型、疾病內(nèi)容進行查找時，帶去不便，需要花費大量的人力、物力去搜尋，影響檔案管理的工作效率。

（五）檔案信息化水平不高。依照當前的檔案管理工作而言，多數(shù)檔案資料管理工作仍以傳統(tǒng)的方式在進行，缺乏與時俱進的管理手段。同時，檔案管理內(nèi)容還停留在紙質(zhì)內(nèi)容上，這對檔案管理工作也提出諸多要求，要確保管理室的恒溫狀態(tài)，同時要給予其他紙質(zhì)存儲內(nèi)容提供真空的封存管理，避免字跡褪色、蟲蛀及其他不可抗力因素而造成的文件丟失。而由于缺乏信息化的存儲工具，無法對圖片、視頻、音頻資料進行保存，多以毀壞或舍棄的方式對以形成的內(nèi)容進行破壞，影響內(nèi)容保存的完整性，不利于后續(xù)的工作開展。

三、疾控中心檔案管理的策略

（一）建立電子檔案庫。信息時代，疾控中心的檔案管理工作也要與時俱進，利用信息技術(shù)建立電子檔案庫，應用網(wǎng)絡技術(shù)進行辦公，利用電子信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)的在線存儲功能。對檔案內(nèi)容進行實時的編撰工作，更利于資料的查找與替換，便于資料內(nèi)容的更新迭代。還可以將疾病內(nèi)容設置為資源共享的模式，對不同的資料管理人員設置開放的查看功能。同時，還要加強對疾病防控機構(gòu)的自動化管理工作，不同科室只要利用相關(guān)的賬號及密碼即可登入疾控檔案的平臺，搜索及查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，為疾控檔案的查詢及了解提供便利條件。對于檔案庫要建立快捷的檢索工具，方便疾控工作人員搜尋及檢索，使其工作得以快速開展，從而提升工作效率。當然，這樣的方式也是讓更多人加深對疾控檔案管理工作的認識，繼而讓更多的人學習信息檢索工作的使用，幫助他們創(chuàng)建更加有利的工作條件。通過構(gòu)建電子檔案庫，將一改傳統(tǒng)紙質(zhì)資料占地、不利于保存等問題，使檔案在存儲過程中更加方便，大大提升檔案查找與管理的便捷性，為疾控中心衛(wèi)生工作的開展提供依據(jù)。

（二）加強相關(guān)工作人員的專業(yè)學習。疾控中心的檔案管理工作是一項需要對工作內(nèi)容進行保密的工作，對于工作人員的專業(yè)性、責任感要求極高，需要他們認真對待工作、注重對不同細節(jié)的處理，如前期的資料收集與整理，中期的編撰與修正，后期的分類與存放。所以，該項工作的執(zhí)行需要將管理工作落實到每個工作人員的身上，對其進行定期的培訓與管理工作，組織有關(guān)的工作管理人員進行對外的學習與交流，這樣才能快速提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，為我國疾控中心檔案管理工作貢獻一份力量，加快檔案管理工作的規(guī)范化進程。

（三）規(guī)范檔案管理標準體系。為確保檔案管理工作可以如期進行，一定要對檔案內(nèi)容進行規(guī)范化的管理，確保有關(guān)資料得到標準化的編寫、修正，按照正常的文件命名方式進行存放，確保檔案保存內(nèi)容與所要求的格式相同。同時在后續(xù)的工作中，還要滿足修改與查找功能，有關(guān)工作人員可以快速提取有用的信息資料，提升對檔案內(nèi)容的利用率。更要定期對工作內(nèi)容進行匯總，及時總結(jié)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并對工作中的矛盾問題提出建議，完善管理內(nèi)容的標準化制定，為疾病防控工作提供最具精華的檔案內(nèi)容，發(fā)揮檔案管理的重要作用。

（四）對管理人員工作內(nèi)容進行考核。完善檔案管理工作的職責，完善對工作內(nèi)容的考核機制，確保有關(guān)管理人員在工作過程中有章可依，針對檔案管理職責制度內(nèi)容，使工作內(nèi)容做到規(guī)范化操控。主要內(nèi)容包含兩大方面：一是對檔案管理工作進行規(guī)范化的操作，對其工作內(nèi)容進行質(zhì)量檢查，若發(fā)現(xiàn)資料處理的不完整，內(nèi)容丟失與錄入錯誤，按照錯誤程度進行處罰，嚴重者需要對其進行批評警告處理，若后續(xù)再度發(fā)生同類事件，予以罰款。二是對檔案管理人員的職位晉升作出明確的規(guī)定，給予每個工作人員公平競爭的機會，依靠工作效率、責任感來實現(xiàn)其工作價值。要各司其職，針對不同環(huán)節(jié)設置不同的負責人進行監(jiān)管，若某個環(huán)節(jié)發(fā)生問題需要由主要責任人進行問題的承擔，通過這樣的方式，既可以有效管理工作人員，還能提升檔案管理的工作效率，實現(xiàn)當前疾控檔案管理效率的最大化。

四、結(jié)語

只有讓更多人了解疾控檔案管理工作的意義，才能顯示出這份工作的重要性。而疾控檔案管理工作，需要做好疾病防控的資源整理工作，才能完成后期的搜尋與利用，為人民的健康提供更多幫助。同時，疾控檔案管理工作可以幫助更多醫(yī)務人員對流行疾病做出重要的參考與指引，為疾病的治療提供探索及幫助，使疾病防控機構(gòu)可以發(fā)揮自身的價值，成為人民健康生活的好幫手。

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