事業單位檔案管理信息化建設研究

柴曉晨

摘 要：時代在進步，科技在發展，信息化已經成為現階段各行各業發展的主流趨勢，并日益改變著人們的生活。因此，作為站在國家行政管理體制改革風口浪尖上的事業單位，要意識到傳統的檔案管理工作模式已經無法滿足現行的工作需求，必須要順應時代趨勢進行改革。事業單位的檔案管理工作必須要與信息化接軌，這樣既可以保證檔案資料可以得到永久的保存，方便快速地對檔案進行調閱，又極大提高了工作效率，促進事業單位各項工作的有序進行。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化;策略

當前社會經濟條件下，檔案管理更加專業化、職業化，而信息技術的發展為檔案工作帶來機遇的同時，也帶來相應的挑戰。信息化建設的重要性以及其帶來的巨大影響已經被廣泛重視，先行者已經進入檔案管理信息化建設的探索時期，現階段檔案管理模式不再滿足新時代事業單位的發展所需，檔案業務重心逐漸轉向信息化建設。但檔案信息化建設過程中依然存在一些問題，影響著信息化建設的健康發展。對此，要進行信息化建設要素的優化，有效的組織管理是關鍵，管理水平的高低直接影響人才培養質量與運行效率。而檔案信息化建設已經成為檔案工作人員首要面臨的工作。

1 信息化建設的重要性

1）提高工作效率。加強信息化建設能夠加快檔案資料的整理，從而提高檔案管理工作的效率。眾所周知，我國進入了互聯網時代，對于網絡的要求越來越大。在工作中，網絡技術也必不可少，它能使我國的檔案管理更加規范、迅速，與傳統檔案整理方式相比，大大的提升了工作效率，也減輕了工作人員的工作量，讓管理人員能夠從繁重的工作中釋放出來。

2）提升檔案整理的準確性。在進行檔案管理工作中，檔案整理的準確是最基本的工作要求，對檔案管理工作進行信息化建設，可以保障資料信息的準確，有利于檔案管理工作的開展。尤其是事業單位的方案管理，它必須具備客觀、準確的記錄，具有嚴肅性，這樣才能夠保證整理后的檔案資料萬無一失。

3）檔案資料保存的多元化。傳統的檔案保存模式均是采用紙質檔保存，如果材料不甚丟失，會給整個事業單位帶來影響。隨著科技的發展，現在的檔案保存模式不再單一化，它能夠通過大量現代化的管理手段進行存儲，從而推動事業單位檔案管理的發展。

2 當前事業單位在強化檔案管理信息化建設中存在的不足

1）缺少相應的工作制度。檔案信息化建設需要有健全的工作制度作為管理的工作保障。但是在有的事業單位中，還沒有健全和完善制度建設。具體表現在制度的內容不夠優化。有的事業單位所建立的檔案工作制度仍然沿用傳統紙質檔案管理的內容，沒有按照最新的檔案管理要求建立工作制度。有的事業單位在建立強化信息化建設上雖然建立了工作制度，但是工作制度在執行過程中沒有得到有效的貫徹落實。另外，有的單位建立了檔案信息化建設的工作制度，而且與信息化建設結合得比較緊密，但是工作制度沒有及時修改，制度的制訂和工作的執行之間存在錯位的現象。

2）缺少專業管理人才。運用信息化建設開展檔案管理時，可以提升檔案管理人員的綜合素質。但是在實際工作中，檔案管理人員的素質還有待進一步提升，具體表現在有的人員比較精通傳統的檔案管理工作業務，但是由于對信息化建設所了了解得不夠多，以至于在對檔案進行管理時還存在不夠到位的現象。另外，檔案管理人員中有的人員不具有專業的知識背景，是從其他的工作崗位中抽調到該崗位上的，對信息化建設下的檔案管理工作內容了解得不夠精細，工作中還沒有達到專業化的要求。

3）應用信息化的手段以及工作載體還不夠豐富。新形勢下將信息化建設和檔案管理工作相結合起來，需要對信息載體進行不斷優化，但是有的事業單位在實際的檔案管理中，沒有對信息載體進行多方面的利用。例如僅僅將計算機作為檔案管理的方式，沒有綜合開發運用信息管理平臺，也沒有綜合運用手機等其他的載體作為檔案管理的新形式。另外，檔案管理在應用信息載體時沒有完全將保密性作為基礎工作，沒有安裝保密工作軟件，使得檔案管理容易出現信息泄露。

3 檔案管理信息化建設的措施

1）樹立信息化觀念。在信息化背景下，事業單位的檔案管理人員要積極轉變思想，樹立先進的信息化意識，在工作中運用信息化的視角和觀念進行工作。同時，事業單位要定期宣傳最新的信息化成果，加強對現有從業人員的培訓、學習、交流，使他們可以學習和掌握網絡知識技術，以應對檔案管理信息化的各項工作、提高工作效率。

2）建立安全有效的檔案管理機制。檔案的用途與作用就是為事業單位工作順利開展提供更加全面的信息資源，為檔案適用對象提供優質服務，對于大量檔案信息資源的有效管理需建立出一套安全有效的檔案管理機制，以確保、維護檔案信息資源的完整與安全，消除虛假信息。檔案管理部門針對檔案信息材料增強檢測力度，對于網上的檔案資源要嚴格審核。檔案使用人員要及時反饋檔案使用情況，檔案管理人員認真聽取使用人員的意見與建議，不斷優化檔案管理工作。

3）加強檔案管理人員專業素質培養。事業單位檔案管理信息化的滲透，以至于檔案管理當時發生改變。檔案管理工作范圍不斷擴大，內容更加廣泛，對于檔案管理人員提出新要求，要求管理人員具有專業技能與理論知識的同時，還要具備專業素養與信息操作能力。對此，事業單位要定期為檔案管理人員提供相應的培訓，提高管理人員專業素養，保障檔案管理者計算機軟件操作技術過硬，以實現信息化檔案的有效管理。同時增強對檔案管理工作的重視，對檔案管理人員工作能力進行考核，保證檔案管理工作高效率進行。

4）強化多樣化的信息化建設。在檔案管理中，為了更好地推進信息化建設，可以采取多種工作方式加以推進。特別是在新媒體時代，“互聯網+”等技術得到有效的發展，很多媒介形式都可以應用到檔案管理之中。例如檔案信息化建設的工作平臺就可以成為檔案管理的重要形式，要對工作平臺進行科學的設計，在平臺上設計不同的版塊，對檔案管理進行智能化的設計，使得檔案管理與科學技術能夠緊密融合。再比如，可以開發手機軟件，在手機上就可以對檔案管理進行操作。

5）保證事業單位檔案管理信息化的安全性。檔案管理的信息化建設，可以實現檔案資料的資源共享，同時也給檔案資源的安全性帶來的挑戰，因此，必須要保證檔案資料的安全性。檔案管理人員要對檔案資料根據分類和密級程度做好加密設置、訪問權限、身份識別等安全措施。同時，要時刻注意網絡、系統的安全，應在系統中設置防火墻，及時更新殺毒軟件，以便更好地起到預防保護作用。對于涉密單位，應按照涉密管理規定，對各類密級文件進行專業整理及歸檔。此外，要配備專門的檔案室，并且配有檔案柜、除濕器、除塵器，安裝防盜門窗，配備防火器等基礎設施，最大限度地保證檔案資料的安全性。

4 結語

信息化儼然成為社會發展的主流趨勢。事業單位作為國家的重要分支，更要順應時代的潮流加強信息化建設。我們要充分認識到檔案管理工作的重要性，針對工作中發現的不足之處，采取有效的措施予以解決，為檔案管理信息化建設創造良好環境。同時積極引進人才，構建完善的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，以保證檔案管理工作的保密性和安全性，促進事業單位實現長遠發展。

參考文獻

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