醫院人事檔案信息化管理探析

梁耀虎

摘 要：醫院人事檔案影響著醫院人力資源管理的科學性與及時性。醫院人事檔案在控制擴散等問題上擔當著重要職責。聯防聯控需要大量的醫務人員參與，且基于數據時代特征可知，當前的醫院人事檔案建設工作將變得更加高效、精準，而通過進一步加強醫院人事檔案的信息化建設，將能夠在特殊時期具有更高的人力資源調配能力，從而保障充分發揮出醫院人力資源效益。

關鍵詞：醫院人事檔案;信息化;管理

醫院每一位工作人員的入職、調動、離開，都會記錄在案，形成檔案中占據重要地位的人事檔案。醫院在積極推行管理制度的時候，應該積極把人事檔案的管理納入管理制度當中，這樣就會從上到下，對員工起到有效的管理作用。醫院是醫學人才大量聚集的地方，各醫院都爭先恐后吸引真正技術高超的醫學人才，提高醫院的整體聲譽和水平。對于檔案管理當中的人事檔案管理，我們可以發現，將人事檔案進行信息化管理，可以在某些方面，對醫院中的人才進行更好管理和提升，這樣不僅是對檔案管理的規范化，也是對醫院人才劃分的規范化。想要對醫院的人事檔案進行信息化建設，我們就要對醫院中所有的檔案進行分類歸納，再針對人事檔案進行更加細致化的管理，這樣就可以改變紙質檔案的傳統整理方法，采用先進的網絡系統，將數據上傳至網絡，利用計算機強大的計算功能，對檔案的數據進行準確計算與分析，這才是較為先進的檔案信息化建設。

1 醫院中人事檔案建設目前所存在的問題

1.1 醫院缺乏檔案管理意識

現在很多醫院都只注重對醫院患者的關注，缺少對于醫院人事檔案管理的關注，醫院的職工也只有在晉升職稱時才會想到調閱自己的人事檔案，在平時的工作中由于不需要使用這些資料，而且認為這些都是人事部門的責任，因此對于檔案管理通常都不十分關心，沒有意識到人事檔案在醫院發展中的作用，而部分醫院的人事部門由于責任心不強，對本身的工作也經常是敷衍了事，沒有充分利用人事檔案資源為醫院的發展做好服務。

1.2 人事檔案管理制度不嚴謹

現階段，我國醫院的人事檔案管理制定還存在著一些不足，有待進一步完善。主要表現為：一是絕大多數的醫院人事檔案管理手段相對落后，沒有專職的專業人事檔案管理人員，甚至有些醫院采用兼職人員管理人事檔案工作。二是人事檔案管理工作人員也不夠熟練，再加上人員流動性比較大，導致醫院人事檔案沒有系統的整理與存檔。三是人事檔案管理工作人員工作變動過于頻繁，導致其對人事檔案管理的重要性認識不足，嚴重影響到人事檔案管理的水平。四是由于現階段我國醫院人事檔案多為紙質版，多次翻閱、查看很容易導致其損壞遺失。

1.3 信息更新滯后

在醫療改革背景下，醫院人員流動出現明顯上漲的趨勢，在人員引進和流出較為頻繁的狀態下，醫院的人力資源檔案建設工作面臨著更多難題。部分流動人員的原所在單位可能不想放人，從而導致無法調動檔案。而面對部分離職的醫務人員，醫院在信息獲取和更新方面反應較為遲緩，從而導致信息更新滯后。上述問題的出現，增加了醫院人事檔案資源的信息化建設的難題，導致無法精準有效的收集和分析人事檔案數據，從而導致人事檔案信息化建設速度遲緩。

2 醫院人事檔案數據信息化管理措施

2.1 完善管理制度建設

在醫院的檔案管理工作中，將數字信息化技術運用其中，有關工作人員要提高對檔案管理工作的重視程度，對信息化管理觀念進行貫徹，并落到實處。根據醫院的實際發展狀況，將和醫院發展相適應的人事檔案管理方案編制出來，從而促進醫院總體上的改革。對于人事檔案管理工作中遇到的問題，要實行系統與合理的分析，在查詢與調取信息的時候，需要具體記錄。另外，在管理上，要設立相應的規定，這樣做是為了避免對檔案內容進行任意改寫。同時還要健全檔案管理工作的有關工作程序，將更加科學合理的人事檔案管理工作體制創建起來。

2.2 資源利用網絡化

人事檔案信息化管理的價值不在于存儲，而在于傳播和利用。要發揮人事檔案信息的價值，就要注重利用信息化條件下網絡技術的應用，及時將醫院人事檔案信息進行開發、處理、傳遞和利用。具體來說，一是構建人事檔案信息查詢終端。根據醫院干部人事隊伍數據信息，積極構建為醫院人事管理提供醫護人員數據與檔案信息查詢所用的加密便攜終端，可以隨時通過終端查閱人事信息。二是構建人事檔案管理平臺。構建由信息管理系統與人事檔案信息應用系統共同組成的人事檔案管理平臺，承擔人事檔案信息的收集、處理、統計、利用。三是建立終端系統。在局域網或廣域網的基礎上，建立人事檔案信息應用終端系統，根據人事檔案資料的查閱規則或利用習慣，建立基于網絡信息系統應用的人事檔案信息數據庫，提高人事檔案資源利用的可操作性。

2.3 利用信息化技術對人事檔案的信息進行統計

醫院作為事業單位，職工的人員工資變動和社保信息變動都需要與上級部門進行數據共享，如果是傳統的手工統計模式想完成醫院員工的信息統計幾乎是不可能的。因此必須利用信息化的技術手段加強對職工人事檔案信息的統計和核算工作。人事檔案信息是醫院工作人員重要的工作證明，也是員工各種社會信息的集合，包括了員工的崗位工資、薪級工資、績效工資以及各種社會保險的繳費情況，國家可以根據醫院職工的各項社會信息制定能夠兼顧社會勞動者利益的勞動保障機制和保險機制，為事業單位職工的養老、醫保制定具有可行性的實施方案，為他們提供應有的保障。這些信息資料都需要信息化的技術手段去搜集和整理，也有利于通過計算機大數據進行對比從而制定出最合適的政策。

2.4 提高基礎設施和硬件配備

隨著信息化的不斷普及與快速的發展，現階段，各行各業都逐漸走向了信息化，也只有這樣才能夠更好地適應網絡發展的新需求。因此，為了進一步提升醫院人力資源管理水平與質量，就必須加快醫院人事檔案信息化管理的步伐。為了更快、更好地實現醫院人事檔案信息化建設，一方面，醫院應該增加對基礎設施的資金投入力度，全面配置人事檔案管理所需的硬件設施，保證人事檔案信息化建設所需的物質基礎;另一方面，還應該搭建醫院人力資源管理平臺，為人事檔案信息化建設提供良好的軟件支撐。

2.5 加強人事檔案統一分類號

為了進一步改進與優化醫院人事檔案管理相關工作，使其更好地滿足相關部門對人事檔案的需求，在對人事檔案進行信息化建設的同時，還應該結合《中國檔案分類法》對醫院人事檔案展開分類，并根據醫院的實際詳情，制定滿足醫院實際需求的人事檔案分類操作細則，然后對人事檔案進行關鍵字標識區分。此外，還應該加強對人事檔案標識的校審工作，對分類錯誤的人事檔案及時更正，促使醫院人事檔案管理的標準化與規范化。

3 結語

醫院人事檔案的信息化建設在檔案信息化建設中屬于一個重要的部分，人事檔案的信息化建設影響著醫院的人事管理，在人員的分配調動或者人才的引進方面都起到了規范化和細節化的作用，我們加強對人事檔案的管理和建設，能對醫院人事工作產生更好的作用，在進行人事檔案信息化建設的過程中，我們要不斷積極地改進醫院的各項規章制度，從而讓醫院的管理模式更加先進且符合時代的發展。人才的應用是醫院的重要環節，所以人事檔案的建設，也應該以專業化的角度去進行信息化建設，進而給醫院發展帶來一個美好的未來。

參考文獻

[1]胡玉娥.淺談數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用[J].中醫藥管理雜志，2011（07）：689-690.

[2]吳愛霞，沈燕金.淺析醫院人事檔案管理的現狀[J].醫學信息，2011（09）：5649.