衛生監督部門檔案信息資源共享工作研究

張慧敏

摘 要：衛生監督檔案記錄著衛生部門每天的檢查內容，而衛生監督問題則關乎著人們日常，這對社會建設是非常重要的。目前很多地方雖開設了檔案信息資源管理，但是對于資源共享并沒有十分重視，而且很多做法未能跟上時代的步伐。本文將針對衛生監督部門檔案信息資源共享問題進行分析，并做出相應的對策建議，希望能夠對有關部門有所幫助。

關鍵詞：衛生監督;檔案;信息資源共享

衛生監督部門在日常的工作中涉及多方面的信息，比如檢查內容、各項指標、案件卷宗、上級文書等等，基本都需要記錄留檔作為衛生監督工作的憑證。隨著社會的發展，科技的進步衛生監督部門檔案管理上也應該緊隨發展步伐做到資源共享，方便各部門工作的配合以及資源的調度速度，提高辦事效率，更進一步的做好衛生監督工作。

1 檔案信息資源共享的意義

信息化時代的到來不管是社會公眾對于信息的需求，還是工作中對于資源共享的需求都是一個趨勢。而衛生監督部門的工作涉及多方面，部門當中的每個小組有著不同的工作職責，他們對于每一環節的信息資源都需要清晰，清楚每一步的檔案信息才能做好下一步的工作指標，更好的做好衛生監督工作[1]。以前的檔案管理多以紙質文檔形式，就算做好每一類型的分類，當在進行衛生監督工作時需要調用以往檔案資料是非常麻煩的事情，需要花費大量時間，人力物力，而且有一些資源的調度還需要申請上級部門的批準，或者是報備上級部門，這一系列的工序當中會把整個工作流程拉長，降低整體的衛生監督工作，無法更好、更快、更優質的輔助社會建設發展。因此，衛生監督部門檔案信息管理應當緊隨社會發展腳步，做好紙質向信息化的轉變，并做好信息資源共享設置，在工作開展過程中能夠快速的調度資料，記錄檔案，提高整體工作效率，做好衛生監督工作。

2 衛生監督檔案信息資源共享存在的問題

1）軟硬件設施不配套。在目前很多地方的衛生監督部門仍舊用著舊方法進行檔案信息資源的管理，大部分都是由紙質記錄。甚至有些地方并沒有專門的檔案管理辦公場所，連基本的檔案儲存問題都難有保障。另外在資源共享上并沒有緊跟上時代的步伐，沒有建立出系統的信息管理系統，沒有利用好信息化管理技術，將檔案信息從紙質向無紙質的轉變。

2）缺乏專業管理人員。衛生監督管理部門對于檔案管理人員配備問題上基本上都是兼職的，或者是工作人員順便做好檔案信息記錄，沒有專業的人員進行檔案管理[2]。而且很多專職做檔案管理的人員并沒有檔案管理的相關職責，很多都是工作年限較長，快退休的人員，其工作熱情與態度都缺乏，并不會將檔案信息做好歸檔分類，導致檔案的雜亂無條理。另外，專職檔案管理員沒有專業技術，對于檔案管理也沒有系統專業的管理，對于信息化系統不熟悉，無法實現信息化的共享問題。

3）檔案管理制度不健全。俗話說“無規矩不成方圓”，一切系統順利的工作流程都是有據可依的目前衛生監督檔案管理上并沒有健全的管理制度，檔案管理者在信息的管理工作流程上并沒有更好的依據，難以順利的開展，而且要順應時代的變化，進行對檔案信息存檔調用問題進行改革，沒有相應的制度更會讓工作人員沒有頭緒，降低他們的工作熱情，進而無法實現檔案信息管理的價值所在。

3 衛生監督檔案信息資源共享的實現對策

1）增強軟硬件設施。首先，在硬件設施上應當開設專門的檔案管理部門，開設專門的檔案存儲地方。雖然目前都在追求無紙化，但是重要的檔案信息還是應該留存紙質檔案作為保留備份，以防網絡系統出現故障的時候能夠調用紙質檔案[3]。對于紙質檔案的管理上應當開設好每一個項目、類目專門存放的位置，并做好信息的登記，對于可以資源共享的檔案做好標注，方便后期工作中需要資料的時候能夠快速的調用檔案資料。其次，在軟件設施上應當聘請專業的信息化技術人員建立信息化管理平臺，平臺上做好紙質檔案的錄入，并給每一個檔案設置好等級，對于可以資源共享的檔案開放權限，給相應的工作人員，相關的部門系統平臺賬號進行隨時隨地的資源查詢和利用，實現工作的無縫對接，提高整體的工作效率。最后，做好軟件和硬件設施的結合，不能有檔案信息管理平臺就沒有相應的紙質檔案資料進行備份，兩者之間應該是互補的。做好故障的預估，當網絡平臺出現故障時候能夠隨時的調用紙質檔案作為補充。

2）引入或提高專業人員培養。在專人專事上應當重視起來，為檔案管理部門引入專業的人才，最好是檔案管理專業相關的人員。其次，針對現有人員進行專業的培訓。例如，加強檔案人員的業務能力培訓，提高專業素質，將紙張檔案管理規范化，將信息檔案管理系統化，不斷地加強和更新檔案管理人員的專業知識，并能夠適應當下信息化的發展，做好信息化資源共享工作。然后，提升檔案管理人員的信息化技術，例如讓信息化系統開發人員講解系統操作流程，幫助檔案管理人員做好檔案管理信息化的轉變，為檔案的信息化共享做好基礎工作。其次，針對檔案管理工作者做好問責制度[4]，讓他們意識到自身工作的重要性，做好每一個衛生監督檢查工作的檔案信息記錄，并相應的做好分門別類，為實現后期各人員、各部門的信息資源共享問題。最后，針對檔案管理人員進行素質培養，讓他們意識到檔案管理的重要性，并能夠遵守本職工作，按照規章制度進行辦事。

3）建立健全管理制度。衛生監督部門在民生建設、社會發展當中有著重要的作用，針對其檔案管理工作做好對應的規章制度建設是非常必要的。規章制度對于檔案人員有著約束作用，保障其工作態度的認真負責以及確保檔案信息的真實可靠性，同時，工作人員依據規章辦事能夠讓檔案信息化共享工作更順利的推進。首先，針對檔案管理人員進行獎罰制度，明確每一道工序對應工作人員的責任，確保工作人員有著積極的工作態度;其次，嚴格要求工作人員按照檔案管理規范進行檔案信息整理、歸檔，做好信息化系統檔案信息的錄入與分類分級問題;最后，建立監督管理制度，針對檔案管理人員進行工作的實時監督管理，不定時的進行抽查，發現其工作當中的問題，能夠及時的進行問題改正。總之，衛生監督部門要對檔案建設管理工作進行重視起來，做好基礎工作才能更好的實現資源的共享問題。

4）定時進行信息化技術提升。信息化的時代要想實現更好的資源共享問題[5]，必須要不斷的提升工作人員信息化技術。衛生監督部門可以聘請外部信息化技術專家踐行信息化技術的普及，同時可以不定時的開設好工作人員的培訓，讓檔案管理工作者能夠切實的掌握好信息化技術，及時的做好衛生檔案的信息化管理，提升自身的信息化檔案管理業務能力，實現最終的工作效率提升，為檔案的信息化資源共享問題做好基礎工作。

4 結束語

在面對快速高質的社會發展，衛生監督部門應當做好自身工作的提升，尤其是在檔案信息管理上應當引入信息化技術，實現檔案信息的共享，為衛生監督工作過程中需要的檔案資料調度問題節省下時間、人力、物力，提升整體工作效率。另外，針對檔案信息資源共享應當做好專業人才的培養，制定健全的管理機制才能讓衛生檔案信息資源共享得到最優的處理，做到專人專事，從根本上提升真個衛生監督部門的工作效率。

參考文獻

[1]趙延紅.衛生監督工作中檔案管理的意義[J].雜文月刊，2016，000（009）：P.249-249.

[2]張莉.論檔案信息資源共享[J].財會學習，2016，000（002）：139.

[3]王益建.衛生監督檔案信息工作的探索[J].中國衛生監督雜志，2009，016（003）：297-299.

[4]劉瑜.論新形勢下衛生計生監督機構檔案管理工作的信息化建設[J].青年時代，2019，000（012）：295-296.

[5]包文斌.衛生監督機構的檔案管理注意事項研究[J].科技資訊，2018，016（029）：133，135.