論對(duì)電子檔案文件的管理與編研

摘 要：伴隨著計(jì)算機(jī)在社會(huì)各個(gè)方面的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生的電子文件越來越多，電子文件的作用也越來越大，同時(shí)產(chǎn)生了與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案編研工作完全不同的電子檔案文件編研工作。電子文件編研是指根據(jù)客觀需要，對(duì)電子文件內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定的主題將相關(guān)的電子文件信息進(jìn)行加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的檔案業(yè)務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：電子檔案;文件管理;編研

1 電子文件的特點(diǎn)

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，日常辦公越來越電子化、信息化，這樣就產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件是辦公自動(dòng)化活動(dòng)中的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，具有許多新的特點(diǎn)：

1）電子文件的快捷性。辦公自動(dòng)化減少了紙質(zhì)檔案文件的流轉(zhuǎn)，人們可以在辦公室發(fā)送和接收各地的文字、圖像、聲音、影像等各種信息，它具有操作方便，傳遞快捷，存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)。它改變了傳統(tǒng)的辦文格局，提高了工作效率和工作質(zhì)量;改變了傳統(tǒng)的收發(fā)文件流程更加便于文件的查找利用;改變了傳統(tǒng)的文件流轉(zhuǎn)方式，進(jìn)一步提高了文件的傳閱速度。

2）電子文件非實(shí)體歸檔成為可能。電子檔案的出現(xiàn)，使原來紙質(zhì)檔案立卷所耗費(fèi)的大量手工操作可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)完成。通過對(duì)電子文件的邏輯歸檔，開展電子文件的收集、整理、鑒定、編目，只要操作一下鍵盤就完成其歸檔工作。

3）電子文件對(duì)設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)的依賴性。電子文件從生成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)都是通過電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，所以，離開電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)，電子文件就會(huì)看不見也摸不著。由于電子計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，軟件要兼容電腦，又要兼容文件的格式，對(duì)于需要永久長(zhǎng)期保存的電子檔案文件，這個(gè)問題是需要注意的。

4）電子文件的信息與載體相分離性。電子文件沒有固定的載體，載體是可以變化的，但文件從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上，文件內(nèi)容是不能發(fā)生任何變化的。這個(gè)特征對(duì)于已形成的電子檔案文件保管來說非常重要，若中間環(huán)節(jié)處理不好，會(huì)直接影響其真實(shí)性、系統(tǒng)性和完整性。

2 電子文件的歸檔管理

對(duì)歸檔的電子文件要求真實(shí)、完整，能達(dá)到檔案的功能價(jià)值，所以要做好以下幾點(diǎn)：

1）及時(shí)收集和積累電子文件。認(rèn)真克服草稿性電子文件容易被忽略和對(duì)電子文件的管理沒有秩序等現(xiàn)象。做好電子文件平時(shí)的收集和積累工作并有效地管理，保證其原始性、真實(shí)性、完整性。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如DBF、DOC、TXT、EXE等文件。

2）要注意電子文件的歸檔類型及歸檔方式。電子文件的歸檔類型包括文本、聲音、圖像、圖形和數(shù)據(jù)庫等，尤其是重大項(xiàng)目活動(dòng)的照片、錄音和錄像，包括重要的會(huì)議講話都在重點(diǎn)歸檔之列。在電子文件的歸檔方式上有些單位部門只進(jìn)行了邏輯歸檔，沒有及時(shí)把文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上。這樣一旦系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，將直接威脅到電子文件的安全。

3）做好重要的核對(duì)鑒定工作。這是一頂確定檔案屬性的工作，鑒定時(shí)一方面要審查歸檔電子文件的原始性、真實(shí)性、系統(tǒng)性和完整性;所謂原始性是看它是否是形成時(shí)的電子文件，真實(shí)性是看它是否是有處理結(jié)果的電子文件，系統(tǒng)性是看它是否有明確的歸檔范圍，完整性是看它是否構(gòu)成一套完整的電子文件。另一方面要確定電子文件的價(jià)值和保管期限，并清除已經(jīng)積累很多但沒有保存價(jià)值的電子文件，免得造成資源浪費(fèi)。鑒定電子文件一個(gè)重要原則是看它的原始性和真實(shí)性，并保證在鑒定后不被修改，以保證電子檔案應(yīng)有的依據(jù)和憑證作用。

4）做好歸檔電子文件的復(fù)制備份工作。有些單位將電子文件直接存在硬盤上，出現(xiàn)的問題是不能脫機(jī)保管，而且萬一系統(tǒng)出現(xiàn)故障，會(huì)影響到電子文件的安全性。應(yīng)認(rèn)真做好電子文件的備份工作，可刻錄三張光盤，兩套存檔，一套提供利用。同時(shí)，要保存好生成電子文件的相關(guān)文檔類軟件。使電子文件以原始形成時(shí)顯示的格式恢復(fù)，即在保存電子文件的同時(shí)，又與電子文件相關(guān)的實(shí)用軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，確保電子文件的安全存貯和應(yīng)用。

5）首先，依靠行政法律手段規(guī)范人的行為，保證電子文件的原始性;其次，高度重視技術(shù)措施。這是保證電子文件發(fā)揮作用最有效、最直接的方法，也是電子文件安全可靠的前提，可以通過各種技術(shù)控制措施（如：加密技術(shù)等），保證電子文件的原始憑證作用;再次，由于電子檔案和文件本身存在著不安全性，還要堅(jiān)持電子與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的原則，在做好電子文件歸檔的同時(shí)，繼續(xù)做好紙質(zhì)文件的收集歸檔工作，確保電子檔案的使用安全有序，這樣可以發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，兩種檔案各施其能，相得益彰。

6）完善檢索系統(tǒng)，妥善安全保管。要建立多種索引，包括時(shí)間、電子檔案類型、重大活動(dòng)、事件類型等同時(shí)與紙質(zhì)文件建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化和網(wǎng)絡(luò)查詢。要配備專門的電子檔案保管設(shè)施，保證電子檔案的安全管理。管理電子檔案的微機(jī)要達(dá)到專機(jī)專人專用，防止操作不當(dāng)造成信息丟失或人為涂改，對(duì)重要的電子檔案，必要時(shí)要設(shè)置密碼，同時(shí)要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案安全有效。

3 電子檔案文件的編研應(yīng)用

對(duì)電子文件的編研工作充實(shí)了檔案編研工作內(nèi)容，適應(yīng)了檔案信息化發(fā)展的需要，許多政府機(jī)關(guān)單位的檔案工作機(jī)構(gòu)及部分企事業(yè)單位已開展對(duì)電子文件的編研工作。進(jìn)行這項(xiàng)工作需具備如下一些條件和基礎(chǔ)：

1）開展對(duì)電子文件的編研工作需要一定物質(zhì)條件。這個(gè)物質(zhì)條件就是進(jìn)行電子文件信息編研工作所需要的軟硬件，有了由計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等硬件和操作系統(tǒng)、文字處理系統(tǒng)、圖形圖像處理系統(tǒng)等操作條件，就為進(jìn)行電子文件信息的編研提供了便利條件。

2）開展對(duì)電子文件的編研要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播利用。運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以加快電子文件編研成品的傳播，因此開展電子文件編研除利用傳統(tǒng)的流通方式進(jìn)行傳播利用外，要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子文件編研成品的傳播利用。

3）開展對(duì)電子文件的編研可以與電子網(wǎng)絡(luò)出版活動(dòng)相結(jié)合。傳統(tǒng)的檔案編研出版物是以紙張為載體的，隨著信息社會(huì)的到來，其缺點(diǎn)與不足日益明顯地暴露出來，如容量小體積大、成本高、復(fù)制困難，且消耗大量自然資源，并可引起環(huán)境污染。

4）開展電子文件編研要注重知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。由于電子檔案文件易復(fù)制易流動(dòng)的特點(diǎn)，所以在對(duì)電子文件編研的過程中，要充分考慮知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，尤其是對(duì)編研材料的選擇和傳播利用方式要加以適當(dāng)控制，做到內(nèi)外有別，開放與控制利用的區(qū)分開，能公布的與不能公布要分開。

總之，與紙質(zhì)文件歸檔相比，電子文件歸檔是一項(xiàng)更為細(xì)致且頗有難度的工作，主要原因是一些電子文件形成者或限于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔;這就要我們?cè)谕苿?dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

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作者簡(jiǎn)介

郭峰（1981-），男，漢，天津市，館員，大學(xué)本科，研究方向：檔案。