民營企業檔案信息化建設探討

袁惠平

摘 要：近年來，民營企業檔案工作信息化是與時俱進提出來的目標。在現代企業的生產經營管理中，信息化手段應用的重要性日益突顯，所以必須將規范化管理作為檔案信息管理的主要模式。多數企業檔案在開展信息化建設時，雖然取得了一定的成效，但仍存在一系列問題，只有妥善解決這些問題，才能保證企業檔案信息化建設的順利進行。本文主要是探討分析檔案信息化建設存在的問題，同時提出相應的解決措施，以供參考。

關鍵詞：民營企業檔案;信息化建設;意義;問題與對策

民營企業作為推動我國國民經濟綜合發展的重要力量，在社會經濟建設與發展中具有重要作用，也會對企業未來發展方向造成影響。檔案文件詳細記錄企業的生產經營活動，屬于重要資料資源，可以為企業的發展提供決策依據。所以企業必須將檔案信息化建設工作提升到發展戰略中，從根本上加強檔案管理效率與效益，滿足現代社會對于檔案管理的需求，全面發揮出檔案作用。

1 檔案信息化建設的重要性

在互聯網技術發展過程中，相應促進了大數據技術、云計算技術與移動互聯技術的發展，各行業都開展技術改革與管理。對于檔案管理工作而言，個性化需求、海量化數據已經成為新標志。檔案工作的管理范圍從紙質檔案擴展為各種不同載體和記錄形式檔案;管理對象從檔案轉變為信息;檔案工作面臨著從傳統時代向信息時代的跨越。檔案人員要轉變觀念，重新定位檔案工作，并且采用現代化管理模式，轉變檔案管理人員的角色職責，開始負責制定和監督檔案管理情況，并且為檔案管理進言獻策。加快檔案信息化建設，有利于推動民營企業檔案工作轉型，同時提升檔案信息的安全性、完整性和真實性，提升檔案服務企業發展的能力，面對新形勢建立檔案工作的新發展局面。

2 檔案信息化建設的現存問題

2.1 缺乏信息化建設規范體系

通過對企業檔案信息化建設現狀分析可知，多數工作內容還不太完善，且信息化建設工作存在重技術研究，輕標準和制度配套的現象，技術與管理脫節，造成管理滯后。主要表現在：一是各項制度的系統性不足，各規范標準之間有待銜接和互補;二是規范體系結構上不完整，一些涉及電子文件歸檔和電子檔案管理關鍵環節（如歸檔整理、長期保存）、核心技術（如電子簽名、認證）和特殊格式（如網頁電子郵件）的標準不完備;三是現有規范應用不足，在實際工作中，現有的一些標準沒有得到充分的推廣應用，部分規范的權威性和認可度不高。這些問題的存在在一定程度上造成了檔案信息化管理剛性不足、保障缺位、監管薄弱的現象，對檔案信息化建設進程造成極大影響。所以管理人員必須及時更新檔案規范體系，以此滿足信息化建設需求。

2.2 沒有形成完善的管理機制與模式

一是文、檔分段管理的運行機制，加上各業務部門、檔案部門和信息技術部門多頭負責的信息化系統建設模式，影響了檔案信息化工作的順利開展，易出現電子文件處置較隨意的現象和信息易流失、易損毀、易泄密等安全風險，也較難確保電子文件完整、準確、系統和高質量歸檔，并得以長期有效保存。二是開展檔案管理工作時，沒有建立一套完整的獎懲措施、監督機制，不注重鼓勵和激勵員工的工作業績，缺乏相應的控制管理措施，在一定程度上降低工作執行力和積極性，影響檔案信息化建設工作的有序性。

2.3 信息化建設專業人才缺失

企業在開展檔案信息化管理工作時，必須認識到該項工作的專業性與綜合性特點，因此對于管理人員的技術能力與綜合水平要求較高。不管是基礎設施、亦或者檔案管理制度，都必須由專業信息化人才執行。但目前很多企業的檔案管理員身兼數職、人員流動頻繁、既懂檔案又懂信息技術的復合型人才緊缺等問題，限制了檔案信息化建設的工作基礎，使相關工作沿襲傳統手工管理的工作方法，仍然采用傳統信息管理系統，系統開發價值與升級價值較低。

3 檔案信息化建設的應對措施

3.1 規范檔案信息化建設

紙質檔案在企業檔案文件中占據重要地位，可以作為各項活動與會議的原始憑證。所以，開展檔案信息化建設，應當不斷提升檔案管理的規范性。為了實現此種工作目標，企業應當將檔案規范性作為重點工作，通過有效措施不斷加強檔案規范性程度，同時要了解檔案信息化處理后的文檔大小、字體與格式等。針對視音頻與圖像等資料，在進行信息化處理后，應當保證檔案的兼容性，制定檔案文件的存儲格式與數據格式。現階段，多數部分制定檔案信息化管理規定，并且建立一套完整的數字化標準、數據庫標準、信息化標準，可以確保企業檔案信息化建設有章可循。所以企業在制定檔案信息化規范時，必須聯合自身發展實況、管理意識，注重優化調整，全面確保檔案信息化建設滿足規范要求。

3.2 促進信息化基礎設施建設

企業可以通過基礎設施提升信息化水平。如果不注重基礎設置建設，將無法實現信息化管理目標。在檔案信息化建設期間，所涉及的基礎上何止包括網絡設施、硬件設施、軟件設施。為了進一步提升檔案信息化管理水平，必須注重軟件設施與硬件設施建設。在建設硬件設施時，應當注重信息化設備問題，包括掃描儀、數碼相機等，全面加強信息化建設質量。在建設軟件設施時，企業應當建立信息化管理系，深入分析和調研管理需求，以此確保信息化管理系統的靈活性與功能性。其次，在建設信息化管理系統時，應當立足于企業發展實際，優化設計系統框架，確保系統各項功能滿足企業發展標準，同時滿足檔案信息化建設要求，從根本上提升系統運行效率。

3.3 建立檔案信息化管理模式與制度

為了提升檔案信息化建設工作的順利性，應當建立一套完整的管理機制，細致劃分企業員工的職責與義務。在信息化建設期間，如果遇到問題，可以及時追究相關人員的責任，并且內部員工能夠認真負責自身工作，全面提升檔案管理效率。其次，注重更新檔案信息化管理模式，轉變傳統管理模式與機制，同時建立信息化管理平臺，實現資源的共享與流通。通過信息化管理模式與制度，還有助于提升各個部門的溝通與交流效率，推動信息化建設的穩定發展。

3.4 建立高水平的信息化開發團隊

在企業進行信息化檔案建設的過程中，除了將信息化技術、信息化體系進行建立健全，同時也應針對基層人員進行合理的管理和配置，建立技能合格、素質合格、管理手段合格的信息化人才隊伍，健全人才管理制度，才能夠保證信息化管理得以實際的落實和發展。

首先，企業的管理者應該認識到人才對于信息化檔案管理發展中的重要性，并及時地進行高質量人才的招納，嚴格地進行人才技能審核，將其專業的技能素養進行考察，并根據企業相應的發展情況和需求，進行不同類型人才的招納。其次，針對在職的人員，應該組織及時的檔案信息化理念培訓，結合社會信息發展的趨勢以及市場經濟狀態，進行技能上、理論上、思想意識上的培訓引導，使整個基礎人員團隊能夠保持良好的工作狀態，具備工作積極性，不僅要有技術，還要有頭腦，能夠保質保量地進行信息化檔案管理的同時，又能夠積極地進行技能創新、理念創新。

4 結束語

民營企業所開展的各項生產經營活動，都離不開檔案信息的支持。檔案文件既可以詳細記錄企業的經營活動，還可以為企業發展提供科學決策。為了全面提升檔案管理效率與效益，企業必須加大信息化建設力度，轉變傳統管理模式與措施，借助信息化技術提升檔案管理的規范化水平，全面發揮出檔案信息的作用價值，實現企業的長久穩定發展目標。

參考文獻

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