分析大數據時代背景下檔案管理工作

王成

摘 要：“大數據”時代這一詞的出現，最早是由麥肯錫提出的，它意味著信息爆炸時代的海量信息和系列與之相關的技術發展與創新。現代社會高速運轉，信息流通加快，數據資源和各行各業的聯系也日益緊密。而在龐大的海量數據中用新視野、新角度構建更優的新發展價值成了各企業迫不及待的事。檔案本身記錄了一種最原始的信息資源。它的整理與歸檔雖繁瑣枯燥，但卻不可或缺。信息時代下檔案的管理模式和大數據之間的碰撞不可避免，而在大數據之下完善發展檔案管理工作顯得尤為重要。

關鍵詞：大數據時代;數據資源;檔案;管理

近幾年，科技快速發展、信息化時代的到來是當代社會不斷進步與發展不可阻擋的趨勢。計算機的迅猛發展伴隨著云計算的來臨，和云計算一起吸引大眾眼球的便是大數據。大數據的出現對于各行業來說都是一把雙刃劍，是機遇的同時也是一個很大的挑戰，同樣，檔案管理工作的開展也不會例外。檔案對國家和企業、個人都有十分緊密的聯系。檔案管理工作通常包含檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供，是一項復雜、繁重卻極其重要的一項工作。在檔案的管理時，涉及的所有信息都需要很完整的保存下來，不能遺漏或者更改。另外，保存后的檔案信息要根據實際情況靈活更新，與最新信息相一致，將更新后的信息進行二次存儲，為檔案的當事人的查閱提供便利。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。

目前來看，隨著數據信息發展越來越迅猛，檔案的信息量也日益增加，僅以傳統的檔案管理的模式處理信息已經無法滿足社會大眾的需求。在大數據的沖擊下，需要對以往的管理進行反思總結，利用大數據處理迅速、方便、快捷的特點對檔案管理工作進行改進，優化檔案管理模式，促進信息處理的全面發展，使數據更好的服務于社會大眾。

1 大數據時代背景對檔案管理帶來的有利影響

1）降低毀壞檔案信息的風險性，完善存儲工作。傳統的檔案信息多以紙質版形式存在，這就加大了丟失信息的很多風險。比如，水災、火災、地震等突發或者自然災害都很容易丟失數據。紙質版存儲地點、氣候、濕度等的選擇尤為重要。另外，紙張占據的空間大，不容易存儲海量的數據[1]。一旦毀壞，修復工作十分艱巨。而以大數據形式管理檔案可以極大的減少上述情形的發生，存儲也會節約很多空間資源，備份的信息便于信息的恢復與完善。

2）提高效率，降低檔案管理成本，節約資源。大數據時代技術的飛速發展，可以高效的對信息進行處理和分類整理。掌握大數據的處理方式可以高效的對大量數據進行整合處理，優化使用大量人力的管理模式。且存儲紙張需要足夠的空間，尤其當數據的量很大時，所需的紙張、光碟等越多，存儲越不容易。大數據管理能有效減少檔案管理所需要的空間資源。這從另一個層次看，減少紙的使用，不僅節約了紙張資源，還保護了環境。

3）實現資源的交流共享。隨著網絡的發展，不同地域、不同語言、甚至不同國家的人都可以相互交流?；ヂ摼W本身是一個資源共享的平臺，每個人都可以使用。大數據的出現就解決了不同地域數據的快速整合交流，還可以解決因為存儲容量和搜索導致陳舊檔案被銷毀的弊端，保證檔案數據的完整，有利于資源共享。

2 大數據時代背景可能給檔案管理帶來的問題

1）無法百分百保證檔案信息的安全性?，F代社會信息化程度不斷增加，各種信息之間的交流也十分緊密。網絡上都有很多公民的信息，但目前在個人信息不斷晚上的同時，仍有許多公民對自己信息安全性的重視程度不夠高，不能有效的對自己的個人信息進行有效的保護。網絡是一個任何人都可以杰出的平臺，它有很大的開放性。大數據雖然很大程度的提高了檔案管理的水平和效率，但由于黑客、病毒等的存在，無法絕對的保證信息的安全性和隱私性[2]。

2）管理人員的技術要求無法和實際需求相一致。進行檔案管理的工作人員目前還大多集中在年齡偏大的人群，他們的管理工作思想和方式仍偏傳統，沒有隨著大數據的發展及時更新自己的職業能力。大數據時代所需要的技術相對都很前沿，對檔案管理的方法、手段也十分高科技，這就要相關的工作人員具備過硬的職業技能才能跟得上需求。而不單純是將檔案信息錄入電腦，完成電子化存儲。

3）管理的所需制度仍不完善。傳統檔案的管理制度與大數據下檔案的管理制度仍不能很好的結合，完善的管理制度是有效工作的保障。但由于制度的改變需要一定的時間，且檔案的管理人員固有的理念，對新的制度重視程度也不夠，這種情況可能會造成管理檔案時會出現不必要的紕漏。另外，完善的管理制度可以有效提高工作的嚴謹性，所以要提高對完善制度的重視程度，更好的對檔案進行管理[3]。

4）缺少完善的數據庫，數據信息要求低。檔案信息錯綜復雜，涉及的方面眾多。檔案管理時少不了登錄、修改等，每個環節都需要對應繁多的信息量，在各環節容易出現失誤或數據丟失。若檔案后期的監督沒有及時跟上，檔案管理工作的質量會大大降低。另外，大數據時代人們提高了對數據全面采集的要求，不能僅從宏觀數據中提取微觀數據。

3 大數據時代背景下檔案管理工作策略

根據實際從事檔案管理工作人員和前人檔案管理工作的經驗進行總結，得出在大數據時代背景下檔案管理工作者切實可行的工作策略。

1）注重對高端檔案管理人員的栽培和鼓勵。目前各行各業都十分注重人才的引進與培養，具備高技能檔案管理的人才是大數據時代開展檔案管理工作的重要保障。要想和大數據時代的檔案管理工作順利接軌，引進培養高技術人才是個必然趨勢。具備優秀的大數據相關知識，對大數據所需儀器設備的掌握等都需要很熟練，這樣才能應對大數據條件下突發的各種情況。引進人才的同時，也要對傳統的檔案管理人員進行系統全面的大數據相關知識培訓，讓傳統的管理人員也跟得上大數據的潮流。

2）加強對檔案管理信息的安全性。上文我們討論過大數據雖然給檔案管理帶來了一定的便利以效率，但同時也存在信息安全性不夠的事實。現代網絡的四通八達，信息的相互交融有時很難避免病毒的入侵。這就需要管理人員在進行檔案管理時提高對檔案信息安全性的重視，在安裝新設備儀器時注意病毒軟禁的捆綁入侵。另外，政府可以加大對檔案管理相關條案的重視，頒布相應的規定來一定程度的對黑客等進行約束。

3）改變優化管理人員的組成。傳統檔案管理人員年齡多數偏大，他們的理念和學習能力較差。所以要注重引進年輕人，年輕人的學習和接受事物的程度要比高齡的人來說容易的多。年輕人對新鮮事物的敏感與好奇都有助于對大數據相關知識的學習和掌握，而且年輕人的活力與態度都有助于新時代檔案的管理工作。優化管理人員的結構組成，使管理人員年輕化對在大數據時代的檔案管理工作意義重大。

4 結束

總之大數據之下檔案管理工作的開展，需要對大數據的時代背景對檔案管理帶來的有利弊影響有相對全面的認識，不能只看利或者只看弊。另外，還需要知道如何在大數據的背景下去應對檔案的管理策略，綜合多方面的因素，更好的應對在大數據時代背景下的檔案管理工作。

參考文獻

[1]李?？?大數據時代背景下檔案管理工作的應對策略[J].智庫時代，2020（09）：237-238.

[2]佟永利.簡析大數據時代背景下的檔案管理工作[J].科技風，2019（12）：218.

[3]張佳音.簡析大數據時代背景下檔案管理工作[J].辦公室業務，2020（04）：135-136.