檔案信息化管理存在問題及對策

羅思舉

摘 要：信息技術(shù)已成為時代的代名詞，在事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)的改革進程中，信息化將是其發(fā)展的重要課題。經(jīng)歷了十多年的探索，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)已小有成效，但同時也暴露出來一定的問題。本文就檔案信息化管理中存在的問題從管理理念、工作模式、隊伍建設(shè)及服務(wù)能力等層面出現(xiàn)的問題進行了分析，并在此基礎(chǔ)上提出了檔案信息化改革的服務(wù)對策，將為事業(yè)單位檔案管理的深化改革提供一定的路徑參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;問題;對策

信息技術(shù)不僅滲透在了生活的各個方面，也催生了工作內(nèi)容和工作方式的變革。檔案工作需搭乘上信息高速列車，實現(xiàn)其在新時期發(fā)展的中歷史使命和社會責(zé)任。檔案信息化管理改革經(jīng)歷了近十幾年的探索，系統(tǒng)基本已搭建完成，成為推動事業(yè)單位發(fā)展重要內(nèi)驅(qū)力。而技術(shù)的發(fā)展是一門雙刃劍，信息技術(shù)在給事業(yè)單位的檔案管理帶來諸多進步的同時，其技術(shù)發(fā)展的負效應(yīng)也在逐步的顯現(xiàn)。這就要求事業(yè)單位的檔案管理人員能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)對檔案管理的利弊有清晰的認識，從而在借力信息技術(shù)提升檔案管理工作成效，保障工作成果。

1 檔案信息化管理中存在的問題

1.1 對檔案管理信息化建設(shè)重視不足

信息化的建設(shè)之路從某種意義上將是基層部門的裝備、人員持續(xù)性投入的一種結(jié)果。而在實際的工作中，多數(shù)基層部門的領(lǐng)導(dǎo)者將檔案信息化建設(shè)的定位稍低，導(dǎo)致檔案信息化的建設(shè)與基層辦公自動化相等同，從淺表性層面認為基層實現(xiàn)了辦公自動化，也就實現(xiàn)了檔案信息化。與此同時，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員對事業(yè)單位檔案資料的信息化改革處在一個“催催動動不催不動”的被動改革意識形態(tài)。因管理意識的不足，沒能建立起高效、規(guī)范的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化標準，在這一情形下，導(dǎo)致信息化檔案推進的進程相對滯緩[1]。

1.2 檔案信息化管理工作監(jiān)督的缺失

隨著信息化改革的深入，基層檔案信息化管理的監(jiān)管問題開始浮出水面。長期以來對基層檔案管理多歸于辦公室管理的一部分，這在一方面導(dǎo)致基層檔案管理的主體責(zé)任問題未被重視，同時檔案管理的重要性也未能很好地突出。以信息化建設(shè)中的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為例。如：檔案管理中的一個重項的內(nèi)容便是對于紙質(zhì)檔案的管理轉(zhuǎn)化工作，而這一過程中的檔案遺失現(xiàn)象或違規(guī)錄入的現(xiàn)象較為嚴重，監(jiān)管的失位將導(dǎo)致基層檔案信息資源庫建設(shè)的質(zhì)量上受到影響。

1.3 忽視檔案管理信息化隊伍建設(shè)

在相當(dāng)長的一段實踐內(nèi)，我國多數(shù)基層部門在檔案管理現(xiàn)代化意識的滯后，導(dǎo)致檔案管理隊伍的專業(yè)化程度不夠。事業(yè)單位當(dāng)中來擔(dān)任檔案工作的多是機構(gòu)中的“老人”，而檔案管理的內(nèi)容和能力也是建立在這些“老人”的基礎(chǔ)上。總體而言，檔案隊伍的整體水平堪憂。值得關(guān)注是，信息技術(shù)為基層部門檔案資料管理帶來紅利的同時，也對崗位人員提出了更高的要求。很多崗位人員在信息化管理能力上的短板隨著事業(yè)單位檔案管理手段的升級而被不斷地放大。在實踐中，部分管理人員的多是在邊學(xué)習(xí)，邊建設(shè)的情況下來實現(xiàn)對信息化建設(shè)進程的跟進，這一能動性的發(fā)揮并未很好地解決人才短缺對于信息化管理帶來的制約，在一定程度上滯緩了信息化的發(fā)展進程[2]。

1.4 檔案管理信息化服務(wù)能力拓展不足

多數(shù)的檔案信息管理者而言，只意識到信息化的管理給自身檔案管理工作上帶來的變革，而未能有效地認識到新時期的信息化檔案工作在資源服務(wù)層面上的作用，這就導(dǎo)致基層的檔案信息化服務(wù)僅僅停留在了檔案管理的歸檔層面，成為一種對自身效率提升的工作，而未成為服務(wù)開拓的手段。當(dāng)然，事業(yè)單位的檔案管理工作中，在智能化、個性化的平臺服務(wù)中未有涉足，成為事業(yè)單位檔案信息化改革中亟待解決的一個問題。

2 檔案信息化管理的對策

2.1 引入現(xiàn)代化管理理念

檔案管理的進程中國，應(yīng)打破傳統(tǒng)的“管理”和“服務(wù)”理念，以提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)、服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展為理念，創(chuàng)新管理思想，拓展服務(wù)能力，深化事業(yè)單位檔案管理的進程。檔案管理人員應(yīng)應(yīng)積極地實現(xiàn)在服務(wù)意識上的覺醒，積極作為借力信息化以超前服務(wù)的意識，去迎合這一新的發(fā)展要求[3]。

2.2 推動檔案管理法制化

檔案管理的探索中應(yīng)依法依規(guī)開展，檔案管理的信息化作為一種新生的事物在其探索的過程中，更應(yīng)以法律為準繩、以制度為方圓，確保檔案信息化管理工作的規(guī)范、有力、優(yōu)質(zhì)、高校地開展，以法制化的理念去應(yīng)對事業(yè)單位檔案管理改革進程中所出現(xiàn)的新矛盾、新問題，為信息化改革的持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.3 專業(yè)化管理隊伍建設(shè)

人才是一切事業(yè)得以發(fā)展的基礎(chǔ)。對于檔案管理信息化的改革與發(fā)展而言，一支理念先進、技術(shù)卓越、服務(wù)完善的信息化管理隊伍將成為事業(yè)單位檔案管理新一輪發(fā)展的基石。一方面，應(yīng)為檔案管理人員的理念再革新和技術(shù)在升級提供多途徑的學(xué)習(xí)方式，另一方面以可通過人才招聘的模式，快速地提升整體的服務(wù)能力，從而更好地應(yīng)對信息時代發(fā)展所帶給檔案管理的沖擊和挑戰(zhàn)[4]。

2.4 深化檔案服務(wù)的能力

檔案管理工作不僅具有文化屬性，更兼具著服務(wù)屬性。在信息技術(shù)發(fā)展的推動下，后者的作用將日趨地明顯。檔案管理應(yīng)從“沉睡”中蘇醒過來，深化自身的服務(wù)能力。如：基層檔案中有許多珍貴的資料，這些資料不僅是歷史的忠實紀錄，更是檔案管理的信息化管理中需重點挖掘的對象。在新的發(fā)展理念下，應(yīng)在大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用背景下，突出檔案管理的信息價值，從而為事業(yè)單位的實際問題解決及發(fā)展對策的確定提供信息參考。

3 小結(jié)

事業(yè)單位的檔案管理中，應(yīng)積極地迎合信息化的發(fā)展進程，繼續(xù)推動以信息技術(shù)為支點的現(xiàn)代化管理改革進程，在這一過程中，應(yīng)在管理理念、工作模式、隊伍建設(shè)及服務(wù)能力等層面進行不斷地探索和實踐，通過引入現(xiàn)代化管理理念、推動檔案管理法制化、專業(yè)化管理隊伍建設(shè)、深化檔案服務(wù)的能力等策略的深化實施，實現(xiàn)檔案管理在新時期的新發(fā)展。

參考文獻

[1]杜東澤.檔案整理與信息化管理存在的問題及對策[J].科學(xué)與財富，2019，（29）：46.

[2]張昱.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策研究[J].卷宗，2019，（24）：94-95.

[3]王燦.農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理存在的問題及對策分析[J].中國管理信息化，2019，22（14）：176-177.

[4]馬靜.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（10）：90.