房地產建設項目檔案管理中存在的問題及其對策研究

陳麗婷

摘 要：房地產建設項目的檔案管理工作是我國檔案管理類別的一個重要分支，通過房地產建設項目檔案管理的開展，對房地產交易、房屋拆遷、房屋租用等情況進行信息資料的管理，為我國不動產行業(yè)和土地資源管理工作提供重要的信息。本文圍繞房地產建設項目檔案管理的議題進行了探討，對當前檔案工作中的問題進行了闡述，并提出了房地產建設項目的檔案管理策略和建議，供相關人士參考。

關鍵詞：房地產項目;檔案管理

1 引言

檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展而言十分重要，對于房地產建設企業(yè)而言，房地產建設項目檔案不僅是見證房地產項目建設和運維過程的客觀證明，同時也是企業(yè)為后續(xù)房地產建設項目制定發(fā)展策略的重要參考和客觀依據。新時期內，房地產建設項目的檔案管理工作必須跟上我國檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，保持與時俱進，以新的檔案管理理念和管理方法，推動房地產建設項目檔案管理水平穩(wěn)步提升。

2 房地產建設項目檔案管理概述

新時期內，隨著我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展，房地產建設單位的檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)。為了跟上我國檔案事業(yè)的改革步伐，房地產建設單位不僅需要在檔案管理的設備設施方面進行完善和更新，同時在檔案管理的模式、管理機制以及管理工作體系方面也要加大探索和創(chuàng)新力度。在新時代和新技術背景下，房地產建設單位的項目檔案管理需要從管理準確率、管理時效性上加快提升。通過推動項目檔案信息化建設進程，為房地產建設項目的檔案管理創(chuàng)建有利的前提條件，推動項目檔案管理質量和管理效率的雙重提升。如今，房地產建設單位項目檔案管理工作已經邁入信息化管理道路，如何在信息化管理模式下，進一步提升房地產建設項目檔案管理工作水平是檔案部門及工作人員需要關注和研究的問題。

3 房地產建設項目檔案管理中存在的問題

房地產建設項目檔案管理工作已經從傳統(tǒng)的人工低效管理的模式轉變?yōu)樾畔⒒咝Ч芾淼哪Ｊ健ｋS著檔案信息化管理模式的應用，房地產建設項目檔案管理的風險也越來越多。比如項目檔案以電子檔案為主，這些電子檔案在信息化管理系統(tǒng)傳輸、轉變或保存的過程中面臨更多隱性風險，信息化系統(tǒng)運維的安全性直接影響項目電子檔案管理的安全性。一些重要技術檔案的保密性該如何保障，這些問題是當前房地產建設項目檔案信息化管理面臨的問題。另外，在項目檔案管理意識以及檔案管理的制度和流程方面，還需要檔案部門及工作人員優(yōu)化改善，以促進房地產建設項目檔案管理水平提升。

4 房地產建設項目檔案管理問題的有效解決對策

首先，從房地產建設單位全體人員入手，以思想意識水平的提升來為建設項目檔案管理工作掃除道路上的障礙。針對傳統(tǒng)的一些片面或錯誤認知，要進行思想意識的糾正，在建設單位全體員工中樹立正確的檔案管理認知。檔案管理工作不僅僅是檔案管理等有限幾個部門的職責，而是與建設單位發(fā)展有著重要的影響和關系，必須引起全體員工重視。檔案管理部門結合建設單位檔案管理的實際現狀，做好實際調研工作，針對單位內部或用戶中存在的一些片面或錯誤思想認知加強知識宣傳，提高單位內部和外部人員對建設項目檔案管理工作的思想意識。通過加強宣傳教育，提高全體人員對建設項目檔案管理工作正確認識，繼而轉變自身的行為態(tài)度，能夠在日常中積極配合檔案管理部門的檔案具體工作內容。

其次，提升房地產建設項目檔案管理制度和管理流程的規(guī)范性和嚴謹性。檔案管理工作事項和工作內容不斷增多，必須從管理制度和管理流程入手，加快提高其規(guī)范性和嚴謹性，用于指導相關部門及人員辦理檔案工作事宜。學習國家檔案部門公布的檔案管理新政策新規(guī)定，加快推動建設項目檔案管理制度流程體系的完善，以精細化的管理機制代替粗放式的管理機制，不僅明確檔案管理的工作流程，而且對所有檔案制定統(tǒng)一的格式、要求和標準，使房地產建設項目檔案管理工作日益科學化、規(guī)范化。在完善的制度流程體系下，檔案人員在檔案收集、檔案整理、檔案利用環(huán)節(jié)中大大降低了工作失誤率和重復率。

第三，以信息技術和數據技術為房地產建設項目檔案管理工作賦能。積極引進檔案管理的現代技術設備和信息管理軟件，加大檔案管理研究投入，鼓勵檔案人員學習鉆研和創(chuàng)新。與國內外優(yōu)秀同行進行對比，找準對標，分析項目檔案管理中的短板，制定相應的策略進行重點強化提升。為了鼓勵檔案管理技術水平提升，積極發(fā)揮數據分析技術和安全防控技術，對電子檔案管理流程中的風險隱患進行安全防控，提高電子檔案管理的安全性，避免檔案信息遺失或被破壞，給單位和國家?guī)頁p失。借助視頻監(jiān)控技術，提高涉密檔案安全管理水平。做好電子檔案的容災備份，提高建設項目檔案信息化管理事故緊急應對能力。

第四，將責任制度和績效考核制度相掛鉤，提高建設項目檔案管理的執(zhí)行力度。建設項目檔案管理水平的提升離不開檔案管理人才隊伍建設。為了盡快打磨一支精銳的檔案管理人員隊伍，一方面從人才培養(yǎng)和人才管理制度方面入手，通過對檔案管理各個環(huán)節(jié)及各個崗位的職責權限進行明確，采取具體責任人的工作機制，促使檔案管理工作和管理責任形成可追溯機制，提高檔案管理人員的工作責任心;另一方面，采取績效考核和獎懲機制，鼓勵和激發(fā)檔案管理人員積極研究和創(chuàng)新，在崗位上善于發(fā)現問題，能夠勇于分析和探索問題，推動檔案管理實際工作技術和工作方法的優(yōu)化提升。

5 結語

房地產建設項目檔案管理工作不僅反應了建設單位檔案管理整體水平，同時也是建設單位提高經營管理水平的重要信息參考資料。在檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢下，建設單位項目檔案管理工作必須積極調整管理思路和管理理念，從工作實際情況出發(fā)，加強管理方法和管理策略的探索創(chuàng)新，使房地產建設單位檔案管理水平穩(wěn)邁上一個又一個臺階，在建設單位管理工作中發(fā)揮出更積極的效能，更從容地迎接未來的諸多挑戰(zhàn)。

參考文獻

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