檔案數字化發展對檔案管理工作的影響及對策研究

孫永峰

摘 要：在信息化與數字化的時代背景之下，很多行業的檔案管理工作都發生了明顯的變化，數字化信息技術在為檔案管理工作帶來巨大便利的同時，也帶來了不小的挑戰。本文以醫院檔案管理工作為例，簡要闡述檔案數字化發展對醫院檔案管理工作的影響以及對策。

關鍵詞：檔案數字化;檔案管理;影響與對策

醫院的檔案管理一直都是醫院管理工作中最重要的內容之一，對于醫院的發展以及醫療工作的開展來說具有至關重要的作用。但是，大部分醫院檔案無論是從門類劃分來說還是內容數量來看都十分繁雜，傳統的檔案管理方式很難應對信息量如此龐大的檔案管理工作。

1 檔案數字化發展背景下醫院檔案管理工作現狀

當前階段，醫院檔案數字化管理的相關制度還有待完善，由于醫院檔案管理的特殊性使得檔案管理工作十分復雜，如果沒有科學且合理的管理制度與管理體系的話，很容易發生檔案信息內容不準確等問題。而且，當前的醫院檔案信息化程度較低，并沒有實現全領域的資源共享和檔案共享，大大降低了數字化檔案系統的使用效率。

2 檔案數字化發展對醫院檔案管理工作產生的影響

2.1 檔案數字化發展對檔案處理方面的影響

有效且科學地處理不同種類的檔案資料是當前檔案管理工作中的重中之重。面臨信息化技術飛速發展背景下的新的檔案管理標準與需求，在網絡管理模式之下，檔案數字化發展能夠幫助檔案管理人員實現更加高效的檔案管理以及文書處理工作。數字化模式下的檔案管理能夠大幅度降低檔案管理工作過程中效率低下的問題，優化和簡化了工作流程，也降低了檔案管理工作的開展難度。

2.2 檔案數字化發展對醫院醫療水平方面的影響

在當前醫療水平不斷發展的趨勢之下，檔案數字化發展可以有效幫助相關醫護人員查詢與檢索相關的醫療技術應用現狀以及病患的實際診斷情況，并且對于不同的醫療技術的使用情況能夠進行更加直觀的對比分析。

2.3 檔案數字化發展對醫院科研水平方面的影響

在開展相關醫療活動的過程中，通過將不同環節中的診斷經驗以及醫療認知進行記錄，并形成數字化的檔案，還可以為醫院相關醫務人員的科學研究以及相關論文的撰寫提供重要的數據支撐和依據。通過檔案數字化管理模式的發展，醫院的很多科研活動的開展能夠得到更加全面與更加詳細的信息支持，讓醫院相關檔案資料中的信息性知識的使用價值能夠得到更大范圍的利用與發揮。

3 為了更好地應對檔案數字化發展，醫院檔案管理部門應該采取的對策

3.1 提高醫院檔案管理人員的工作技能

優秀的檔案管理人員是實現檔案數字化發展與信息化建設的關鍵保證，無論是醫院管理部門還是檔案管理部門的都要增強對檔案管理人員基本業務能力的關注與重視。在當前檔案數字化模式不斷推進的大背景之下，作為一名檔案管理人員，尤其是作為一名醫院的檔案管理人員，面對醫院不同部門、不同科室以及大量的病人每天所產生的不同種類的檔案與資料，不僅僅要具備過硬的檔案管理技能和檔案管理常識，與此同時還需要具備計算機網絡知識以及實際的計算機操作能力，并能夠熟練掌握檔案數字化建設與信息化發展過程中的相關知識與內容。因此，醫院要想切實推進檔案數字化發展，首先要從相關的檔案管理人員入手，在進行相關的檔案管理崗位招聘時就要通過提高招聘標準以及進行相關的崗位考核等方式來提高整個醫院檔案管理團隊的綜合素質。

比如，在日常的檔案管理過程中，醫院相關部門可以定期組織檔案管理人員參加專業培訓并進行定期的培訓考核。在整個培訓活動中，可以邀請專業的數字化檔案管理專家前往醫院就如何在醫院內部進行信息化檔案管理進行科普講座，還可以邀請其他領域中的檔案管理人才來分享自己在數字化檔案管理過程中的經驗和技巧。之后，醫院可以分別制定專業的基礎知識試卷和實踐操作考核兩種培訓考核方式，全方位測評醫院檔案管理人員的數字化檔案管理能力，且定期考核的成績將與檔案管理人員的職位晉升和績效工資直接掛鉤，切實強化了工作人員對自身素養提升的重視。

3.2 建立完善的醫院檔案數字化管理制度與體系

在數字化時代，醫院檔案管理要想實現數字化建設與數字化發展，還需要通過制定與建立完善的醫院檔案管理制度與體系來確保各項數字化檔案管理流程的順利開展。而且，嚴密與科學的管理制度與管理體系對于檔案管理人員來說也是一種良好的約束，并且能夠進一步明確相關的工作標準，使得檔案管理人員能夠更加直觀地掌握自身能力與工作需求之間的差距，從而有利于醫院檔案管理人員制定更加具有針對性也更加切實可行的個人提升計劃。醫院檔案數字化管理制度與體系的建立需要結合醫院的具體運轉情況，其中涉及檔案管理系統標準的制定、硬件設施需求的制定、檔案數字化加工標準的制定、檔案數據存儲與日常管理的流程制定等，都需要醫院相關部門在進行過充分的調研與不斷的改進之后才能夠完美確定。

比如，在醫院進行檔案信息化管理建設的過程中，可以通過建立“檔案信息平臺”的方式來實現對相關檔案資料的數字化管理。首先，需要來自技術人員的技術支持，要在充分估計醫院日常檔案資料的流通量的基礎上，搭建能夠確保醫院各個部門順利使用的網絡平臺。然后，需要醫院各個部門的檔案管理人員參與其中，將現存的各種紙質檔案資料都輸入到該網絡平臺之上，并在之后的工作過程中逐漸實現資料與檔案的去紙化，將所有新增檔案信息數據也都直接輸入到相關的醫院網絡平臺之上，從而在一定程度上實現了資源共享。在大數據技術的支持下，還要設置相關的檢索鏈接，即在每一個相似種類的檔案信息之間可以進行直接鏈接，相關管理人員在檔案查詢過程中，只需要檢索一個關鍵詞，就可以檢索出與之相關聯的所有類似檔案的信息與數據。“檔案信息平臺”的搭建，不僅僅為檔案管理人員進行檔案管理提供了便利，也方便了其他醫護工作者進行相關檔案信息的查詢。

3.3 加強對數字化檔案的安全監管

檔案數字化建設與數字化管理在為廣大的檔案管理人員帶來極大便利的同時，也帶來了新的挑戰。當前階段，很多組織與個人在巨大的經濟利益的驅使之下，往往會做出許多罔顧法律的事情，其中重要檔案信息的竊取已經具備了相對成熟的產業鏈。而醫院檔案不僅涉及很多機密的醫療技術，還涉及成千上萬個病患的個人醫療信息，這些都十分容易成為黑客進行信息竊取的對象。因此，在推動數字化檔案建設的過程中，也要建立對與之相匹配的安全監管系統，從而切實確保相關數字化檔案信息的安全。

比如，在日常的檔案數字化管理過程中，要定期組織檔案管理人員就檔案安全性進行嚴格審查。首先要通過專業的計算機網絡技術與信息技術優化和升級整個醫院的電子檔案的保密設置，主要是通過定期更換密碼以及升級防火墻等手段來強化醫院檔案信息的安全性能。其次還要安裝嚴密的醫院檔案系統安全監控技術，并派遣專人時刻注意醫院內部計算機網絡的使用情況與安全情況，嚴密監視各種異常變動。此外，為了避免電子檔案出現信息外泄的現象，要定期對醫院系統的網絡安全狀況進行評估與審核，對于機密的檔案信息要采取實時的動態監控，從而確保在檔案系統出現問題時能夠得到及時且專業的修正。

4 總結

檔案數字化發展有利于提升檔案管理的效率，尤其是在醫院檔案管理過程中，數字化與信息化的管理為相關工作人員帶來了巨大的便利。醫院要通過構建專業化的管理團隊以及管理體系，切實推進醫院數字化檔案管理的建設與發展。

參考文獻

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