現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理

摘 要：伴隨著大數(shù)據(jù)之下的信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理的模式也在逐漸向數(shù)字化檔案管理形式發(fā)展，這是時(shí)代的大勢(shì)所趨，運(yùn)用數(shù)字化模式進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理工作的效率，也能夠更加適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，有助于現(xiàn)代數(shù)字檔案的管理。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代;數(shù)字化;檔案管理

數(shù)字化檔案管理是基于目前信息化時(shí)代的發(fā)展下的產(chǎn)物，主要通過(guò)計(jì)算機(jī)手段以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對(duì)電子檔案進(jìn)行管理。數(shù)字化檔案管理的主要內(nèi)容包括，前期檔案的整理、中期的收集和保管、檔案存檔的保護(hù)，以及檔案共享等。建立一個(gè)完善的數(shù)字化檔案管理制度十分的重要，能夠加強(qiáng)對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)建設(shè)，并且保證電子檔案的完整性，以及保護(hù)電子檔案的安全性，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理[1]。

1 現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理概述

1.1 管理觀念轉(zhuǎn)變

在檔案管理過(guò)程中，從傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中引進(jìn)了云計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在大數(shù)據(jù)檔案管理之下引進(jìn)了電子檔案管理，使檔案管理進(jìn)行了新的創(chuàng)新。現(xiàn)階段的檔案管理形式已經(jīng)由信息向價(jià)值方面進(jìn)行轉(zhuǎn)型，電子檔案管理的技術(shù)也已經(jīng)由單純的管理形式向智慧型管理邁進(jìn)。這種檔案管理方式的變化，對(duì)檔案自身價(jià)值的挖掘有著重要的意義，存進(jìn)了檔案管理走向新的高度，在保證便捷的同時(shí)，也能完整的保留檔案的價(jià)值，并為對(duì)電子檔案的進(jìn)一步探索打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。

1.2 管理方式變更

伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理形式已經(jīng)發(fā)生了很大的改變，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理，發(fā)展為數(shù)據(jù)管理，即電子檔案管理。伴隨著管理形式下新技術(shù)的運(yùn)用，更加推動(dòng)了檔案管理向數(shù)字化管理方向發(fā)展，在管理工作當(dāng)中能夠應(yīng)用更加的廣泛，不僅提高了檔案管理的效率，更是在這種多元化、開(kāi)放性，以及先進(jìn)性的數(shù)據(jù)服務(wù)之下，數(shù)字化檔案管理邁向了一個(gè)新的高度。雖然我國(guó)現(xiàn)代數(shù)字化管理做了大量的工作，但是還是有很多問(wèn)題存在，值得我們進(jìn)一步去探索和完善，讓現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理發(fā)揮更大的優(yōu)勢(shì)[3]。

2 現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中問(wèn)題

為了打破檔案使用的局限性，就需要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，并且讓檔案資源能夠進(jìn)行共享，這樣才能夠使檔案向更加優(yōu)化的方向前進(jìn)，更好的需要檔案的相關(guān)單位和人員提供方便，優(yōu)質(zhì)和安全的服務(wù)。通過(guò)前期探索發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理主要有以下兩個(gè)方面的問(wèn)題存在。

2.1 軟件層面問(wèn)題

從軟件層面來(lái)看，檔案管理對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的利用不頻繁，導(dǎo)致新進(jìn)庫(kù)的資源過(guò)不了多久就變成了老檔案，老檔案在過(guò)一點(diǎn)時(shí)間就變成了無(wú)人問(wèn)津的死檔案，數(shù)字化檔案管理是對(duì)一個(gè)階段的檔案進(jìn)行管理，如果數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案錄入系統(tǒng)之后不再更新，就會(huì)造成數(shù)據(jù)庫(kù)利用效率不高的情況發(fā)生[4]。

2.2 管理層面問(wèn)題

從檔案的管理層面來(lái)看，主要是管理人員存在的問(wèn)題，管理人員崗位職責(zé)不明確，一個(gè)人管理多項(xiàng)事物現(xiàn)象頻發(fā)，管理人員的專業(yè)程度不夠，懂得檔案管理和計(jì)算機(jī)的人才不能夠滿足檔案管理工作的需求。現(xiàn)在個(gè)檔案管理工作崗位的人員缺少年輕的專業(yè)人才，嚴(yán)重阻礙了檔案管理想數(shù)字化進(jìn)程的發(fā)展。目前個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)不重視檔案管理工作人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理者思想觀念落后。

3 現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理措施

3.1 強(qiáng)化數(shù)字化管理制度

對(duì)檔案的管理不是一個(gè)簡(jiǎn)單的工作，所以對(duì)檔案的數(shù)字化管理需要建立一個(gè)完善的管理制度。首先，要建立一個(gè)完善的部門管理制度，只適用于部門的管理。例如：建立一個(gè)數(shù)字化管理的日常管理制度，將日常需要做的事情都做好規(guī)劃，并且每天按照規(guī)劃進(jìn)行執(zhí)行;建立一個(gè)數(shù)字化檔案的工作制度，工作制度表明所需要進(jìn)行的規(guī)范，鼓勵(lì)員工積極遵守;建立一個(gè)數(shù)字化檔案的查詢制度，對(duì)查詢規(guī)則以及查詢內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)行規(guī)范化的管理，便于對(duì)檔案的查詢;建立好數(shù)字化檔案的管理范疇，讓部門員工遵循范疇行事;建立檔案管理的保密制度，這是最重要的一個(gè)制度，保密管理無(wú)論對(duì)傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)，還是現(xiàn)代化數(shù)字檔案來(lái)說(shuō)，都是至關(guān)重要的。最后，還要使檔案管理的人員都具備保密的意識(shí)，因?yàn)闄n案是國(guó)家重點(diǎn)的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，對(duì)檔案的保密就是對(duì)中國(guó)遺產(chǎn)的保護(hù)，數(shù)字化檔案管理面臨最大的問(wèn)題就是安全的問(wèn)題，信息化技術(shù)飛快發(fā)展，保密工作非常艱巨，如果信息檔案管理在安全上出了問(wèn)題，那將會(huì)面臨嚴(yán)重的后果。所以對(duì)現(xiàn)代數(shù)字檔案的管理，一定要在建立完善的管理制度的基礎(chǔ)之上，對(duì)人員的保密意識(shí)，以及安全意識(shí)進(jìn)行大力加強(qiáng)，確保現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理工作的順利進(jìn)行[5]。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案管理是只需要管理人員具備一定的專業(yè)知識(shí)，并從事相關(guān)管理工作，就能夠進(jìn)行檔案管理的工作，但是現(xiàn)如今檔案管理的形式發(fā)生了變化，從傳統(tǒng)的檔案管理變成了數(shù)字化檔案管理，因?yàn)閿?shù)字化管理運(yùn)用到了計(jì)算機(jī)技術(shù)，所以對(duì)管理人員的要求也提高了，不僅需要專業(yè)的檔案管理知識(shí)作為基礎(chǔ)，還需要計(jì)算機(jī)技術(shù)做為支持，以及相關(guān)的配套工程的技能，打造一支數(shù)字化檔案管理的專業(yè)隊(duì)伍。進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，加大人才培養(yǎng)的力度，建立一套獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)于優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)員工學(xué)習(xí)的積極性。組織管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，鼓勵(lì)員工多學(xué)習(xí)，并且開(kāi)展相對(duì)應(yīng)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，讓員工在實(shí)踐中成長(zhǎng)，并且增長(zhǎng)管理的經(jīng)驗(yàn)，提升專業(yè)的管理水平。對(duì)于管理員工的制度，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更新，以便于提高員工管理水平。這樣的做法，能夠推進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，為提高現(xiàn)代化管理水平打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全維護(hù)、整理和備份

檔案管理過(guò)程中，檔案的安全問(wèn)題至關(guān)重要，數(shù)字化第一步就是提檔，這就需要兩個(gè)以上的工作人員進(jìn)行同時(shí)工作，起到監(jiān)督和促進(jìn)的作用。其次要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案庫(kù)的維護(hù)，防止由于硬件設(shè)施出現(xiàn)問(wèn)題而造成的系統(tǒng)崩潰的情況的發(fā)生，也防止病毒引起的系統(tǒng)癱瘓，從而造成的數(shù)據(jù)丟失情況，這就需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行加強(qiáng)，防止數(shù)據(jù)丟失，數(shù)據(jù)破壞，以及非法篡改數(shù)據(jù)的事故發(fā)生，這就需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，數(shù)據(jù)備份可以保證數(shù)據(jù)具有準(zhǔn)備性和完整性。確保在數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)過(guò)程中由于失誤導(dǎo)致操作失誤而造成的嚴(yán)重后果。還有一個(gè)環(huán)節(jié)就是要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，數(shù)據(jù)整理工作就是對(duì)檔案進(jìn)行校對(duì)，以及打包整理，以便更好的對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

上文主要通過(guò)對(duì)檔案管理概念進(jìn)行描述，指出現(xiàn)代化檔案管理當(dāng)中現(xiàn)存的不足之處，并提出了相應(yīng)的解決措施。由此可見(jiàn)，現(xiàn)代信息化檔案管理正面臨著嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，無(wú)論是在檔案管理的技術(shù)方面，還是在檔案管理人才方面對(duì)面臨著問(wèn)題。但是數(shù)字化檔案管理也面臨著新的機(jī)遇，所以應(yīng)該提高對(duì)數(shù)字化檔案管理的重視，并且加速數(shù)字化檔案管理制度的完善，加大對(duì)檔案管理人才的重視，引進(jìn)大量的管理人才和計(jì)算機(jī)人才，不斷對(duì)檔案管理形式進(jìn)行創(chuàng)新，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理的管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]夏志英.數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)分析[J].集成電路應(yīng)用，2019，36（09）：30-31.

[2]李玲潔.淺談數(shù)字化檔案管理[J].機(jī)電兵船檔案，2018（02）：59-60.

[3]劉金虎.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].科技視界，2018（10）：121-122+125.

[4]林迎迎.數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展趨向分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（04）：28.

[5]惠高峰.如何做好數(shù)字化檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（12）：123.

作者簡(jiǎn)介

李文媛（1972-），山西定襄，漢族，本科，助理管員。