“5G時代”企事業單位文書檔案管理探析

摘 要：“5G時代”，社會的各行各業都將迎來一次新的變革，企事業單位文書檔案管理工作也將迎來新的挑戰。創新發展勢必成為企事業單位文書檔案管理工作的開展趨勢，探討“5G時代”企事業單位文書檔案管理工作的不足之處與發展趨勢具有現實意義。

關鍵詞：“5G時代”;企事業單位;文書檔案

1 “5G時代”下的文書檔案管理

1）安全化管理。在“5G時代”背景下，企事業單位開展文書檔案日常管理工作時，信息安全問題不容忽視。因此，各企事業單位應該根據實際情況，制定切實可行的管理制度，不斷深化管理的技術創新，在文書檔案管理系統信息化升級的同時，設定規范的安全管理體系，以免由于一些人為因素與客觀環境影響而導致的安全隱患問題，避免給所在單位造成不必要的損失[1]。

2）數字化管理。傳統的文書檔案主要以紙質為主，諸多文字信息的記錄與錄入往往耗時很長，也是對檔案工作者耐心與責任意識的考驗。在“5G 時代”，文書檔案管理方式也需要有新的考量，例如對紙質檔案進行數字化處更有利于檔案信息的保存和管理。當前許多企事業單位的文書檔案基本實現了信息化，依托于計算機技術，不但提高了文書檔案工作的質量，也一定程度降低了檔案工作者的工作強度。

3）網絡化管理。將傳統檔案數字化轉變后，科學的網絡化管理十分必要。因此，企事業檔案部門可以利用大數據云技術實現時間空間的多維聯動與應用，適當增加網絡檢索、查閱及歸檔等應用功能，讓數字化后的檔案利用起來更具有合理性，電子的存儲方式也便利了用戶的操作體驗，無論從使用的便利性還是管理工作的高效性角度都有所提升。

2 目前企事業文書檔案管理工作不足之處

1）文書檔案管理人員工作重要意識不足。目前，我國各企事業單位的文書檔案管理工作都有條不紊的開展著，但仍有部分單位檔案文書管理意識還相對薄弱。第一，各企事業單位領導對文書檔案管理工作不重視，忽略了文書檔案管理的重要性[2]。第二，相關文書檔案管理人員對工作內容的不重視，文書檔案的日常整理缺乏主動性，并未按照所在企事業單位的制度條例和檔案法規來辦事，由此可能導致為所在單位提供的信息不夠準確，甚至使企事業單位的運營出現問題。

2）文書檔案管理人員專業素養不夠硬。目前，許多企事業單位的檔案管理人員的專業能力良莠不齊，職業素養也達不到檔案管理工作者的硬性要求。具體歸于以下幾方面：第一，檔案管理人員專業素質過低。目前我國的檔案管理工作者普遍的專業性不夠，有的工作人員甚至還不具備檔案管理工作的專業知識[3]。第二，檔案管理人員招聘標準不一。有的企事業單位在招聘檔案工作者時，只粗略依據簡歷和學歷來衡量應聘者能力。第三，檔案管理人員缺少日常培訓。部分企事業單位很少開展培訓活動或僅僅進行單一的業務培訓，使檔案管理人員業務能力得不到提升。

3）文書檔案管理方式不符合時代要求。企事業單位文書檔案管理工作的傳統管理理念往往會導致檔案管理人員的日常工作存在時代滯后性。很多文書檔案體現價值不強體現在兩個方面：第一，管理設備的不足。一些企事業單位在檔案管理方面的資金投入不夠，高質量管理設備的缺失可能導致相關工作的開展達不到工作的實際需求。第二，先進管理意識薄弱。有些檔案管理人員工作者的信息化管理意識不足，致使單位文書檔案管理的方式不符合時代的要求，工作效率低下。

4）文書工作與檔案管理工作脫節。在實際的文書檔案管理工作中，許多企事業單位將文書工作與檔案管理工作兩個層面分開進行，致使管理工作問題頻出：第一，檔案管理部門與其他部門見缺乏聯動。文書檔案管理工作需要檔案管理部門和其他部門之間建立溝通渠道，協同管理以發揮聯合作用最大化。第二，文書管理內容規范不一。部分企事業單位并未制定文書檔案管理的規范條例，致使各部門的文書存在紙張、字體格式混亂的情況，給檔案管理人員的歸檔工作增加了難度。

3 “5G時代”企事業單位文書檔案管理的發展趨勢

1）實現管理理念創新。在“5G時代”時代背景下，企事業單位檔案管理工作的進步與發展勢在必行，需要企事業單位的檔案管理人員能夠意識到文書檔案管理工作的重要程度，擁有與時俱進不斷創新的管理理念，將文書檔案管理列為企事業單位發展戰略的重要一環。具體應當將數字化、信息化與網絡化技術落實到日常文書檔案管理工作的實處，發揮現代信息技術的優勢最大化[4]。

2）實現服務模式創新。為了適應“5G時代”，企事業單位檔案管理工作應順應時代發展需求，不斷提升檔案管理工作的服務水平，完成檔案管理工作從傳統的被動服務向現代化主動服務的轉化，以達到高效且多元的服務管理。運用互聯網技術，在檔案信息資料檢索查閱過程中，給予用戶高速的服務體驗，進一步推動企事業單位檔案服務模式創新進程。與此同時，加強各大企業事業單位之間的聯系，通過5G網絡實現信息高速傳播，實現信息資源共享。

3）實現科學技術創新。企事業單位檔案管理工作離不開科學技術的有力支撐，加快運用電子檔案管理模式，適應“5G時代”信息化管理的需求。首先，將先進的信息設備運用于企事業單位檔案管理工作中，需要加大建設經費投入，更新數字化設備的基礎設施配置。其次，利用 5G網絡優勢，開發多樣化的檔案管理軟件，彌補紙質檔案的弊端。最后，構建企事業單位檔案檢索聯動系統，通過主題詞等形式的實時檢索，提高檔案管理利用率。

4）實現人力資源創新。在“5G時代”背景下，一方面，企事業單位應加強對檔案管理人員的專業技術培訓，普及數字化設備操作等方面的系統化教學，促進企事業單位檔案管理工作的有關工作人員定期接受專業技能培訓，加強工作人員的信息化意識管理，以創建高素質文書檔案管理團隊為目標。另一方面，引進具備先進理念且熟知多元化先進設備操作的管理人才，通過優秀人才的引進制度，聯合高校的激勵機制，共同提高檔案管理工作者的業務能力。

5）實現管理信息平臺創新。加強文書檔案管理信息平臺的建設，采取多元化的管理策略，使得企事業單位的文書檔案管理工作更好的符合“5G時代”的發展的要求。首先，引進文書檔案加工管理系統，完善信息化文書檔案管理鏈條;其次，各企事業單位構建文書檔案管理信息存儲系統，并實行聯動管理;最后，建立文書檔案資料的保密系統。由此，通過建立文書檔案管理的信息化聯動系統，全方位、多維度的實行文書檔案的數據挖掘整理和歸檔應用，為企事業單位的文書檔案管理提供更多的便利[5]。

參考文獻

[1]劉蕓蕓.大數據環境下文書檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2019（09）：49.

[2]王秀梅.當前文書檔案管理問題及其改革對策[J].管理觀察，2019（09）：90-91..

[3]李麗.文書檔案管理信息的電子化應用分析[J].電子世界，2019（07）：170-171.

[4]王洋.基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究[J].現代商貿工業，2019（19）：60.

[5]李媛.大數據下文書檔案管理及其信息化應用[J].智庫時代，2019（24）：294+296.

作者簡介

曾子玲（1996-），女，漢族，湖南長沙人，湘潭大學公共管理學院碩士研究生，研究方向：電子政務。