淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

趙可

摘 要：在經濟迅猛發展的態勢下，信息的重要性不斷凸顯，人們對信息的需求也在逐步增大。事業單位作為社會的職能和服務部門，涉及的檔案資料是單位成長和發展的重要見證，也需要跟隨時代的變化，逐步向數據化發展。但是，從當前的情況來看，我國事業單位檔案管理工作存在諸多弊端，需要持續完善，本文就事業單位檔案管理的現狀進行了分析，并提出了相應的對策，希望為事業單位的檔案管理工作提供一定的建議。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現狀;對策

檔案是對工作的記錄，是歷史的記憶，也是未來的參考，因此，無論是社會發展還是單位成長，檔案管理工作都極為重要。雖然，事業單位的檔案管理工作長期存在，但是在時代的發展推動下，暴露出諸多問題，需要及時的解決，跟上社會的發展。

1 檔案管理簡介

1.1 檔案管理對象

檔案的服務對象為檔案的使用者，而管理對象則為檔案。在檔案管理中，需要對檔案進行采集、整理、歸類、保存，有效解決檔案零散、雜亂、量大等問題，從而形成系統、專業、優秀的檔案資料。所以，檔案管理的工作量大、處理細致，并受社會發展影響較大，需要快速適應時代的要求。

1.2 檔案管理的意義

檔案管理是通過檔案科室和檔案管理人員對紙質版檔案和電子版檔案信息進行管理，并向相關業務科室提供服務的總稱，也是事業單位檔案管理的重要基礎。在實際檔案管理工作中，涵蓋了檔案收集、保管、編目、鑒定、統計、編輯等各項內容，同時，還要對檔案進行深度挖掘，發現檔案更大的價值。

2 事業單位檔案管理現狀

2.1 檔案信息化管理人才短缺

當前我國事業單位檔案管理人員多為兼職人員，或即將退休的大齡工作人員，嚴重缺乏檔案信息化管理的知識和技能。由于很多檔案管理工作人員，未曾參加過規范的檔案信息化管理培訓，導致在實際工作中，操作不規范，人為錯誤頻繁出現，檔案信息化管理的優越性難以體現。甚至，有的事業單位無檔案管理人員，無法對檔案進行收集和管理，檔案信息化建設更是無從談起，導致珍貴的檔案丟失，檔案的價值不能展現。

2.2 檔案管理理念落后

很多事業單位的領導將主要精力集中在業務工作，而忽視了檔案管理的工作，從領導層對檔案管理的重視程度不足。事業單位工作人員多數認為檔案管理部門屬于邊緣部門，工作清閑，對單位毫無貢獻，從基層對檔案管理的認識存在偏差。檔案管理工作人員在長期被忽視的狀態下，也存在對檔案管理工作疲怠的現象，認識不到位，對檔案資料只是單純的整理，不編目、不分類，簡單的堆積儲存，導致很多資料無法使用，甚至流失、泄露。久而久之，隨著檔案資料的增多，資料堆積雜亂，長期處于混亂狀態。

2.3 檔案管理先進性不足

在時代發展的推動下，無紙化辦公、電子信息化已經成為工作的常態，而很多事業單位的檔案管理依然保持傳統的手工模式，對紙質檔案進行編號、記錄、存放，相應的設備也就局限在紙筆、檔案室、檔案架等落后的設施。在高速發展的新時代背景下，傳統的檔案管理方式明顯落后，需要事業單位領導和檔案管理人員充分認識問題的嚴重性，采購先進的檔案管理設備，工作人員積極學習檔案信息化管理知識，不斷提升自身的檔案信息化技能，才能全面實現事業單位檔案管理信息化，跟上時代發展的腳步。

3 加強事業單位檔案管理的對策

3.1 加大對檔案管理人員的培訓力度

增強對檔案管理人員的技能培訓。通過開展專業講座、技能培訓、頂崗學習、交流座談等方式，讓檔案管理人員了解檔案管理的相關知識，掌握檔案管理信息化的操作、技巧，從而促使檔案管理人員依據相關制度操作，提高實操技能，極大提升檔案管理的質量和效率。第二，增強對檔案管理人員的人事管理。事業單位的檔案管理部門要按照相關制度和職責分工，明確檔案管理人員的個人分工，保證檔案管理人員之間權責分明、規范有序開展工作。同時，當檔案管理人員出現離職、長期休假能情況，要及時安排交接工作，避免檔案管理中檔案死檔、棄檔等，給事業單位造成不必要的損失。第三，增強對檔案管理人員的思想教育。通過播放紀錄片、視頻資料等方式，讓檔案管理人員充分認識到檔案管理的重要性，提升職業道德素養。

3.2 增強對檔案管理的重視程度

只有充分重視檔案管理工作，才能保障檔案管理工作的順利開展，實現檔案管理的預期效果。第一，事業單位領導要樹立正確的檔案管理觀念，從自身認識到檔案管理的重要性，同時要在單位范圍內廣泛宣傳檔案管理的重要性，并凸出檔案管理與每個部門的緊密聯系，讓單位工作人員重塑對檔案管理工作的人事，并積極配合檔案管理的日常工作。同時，檔案管理人員更要率先垂范，認真工作釋放工作熱情，共同促進事業單位檔案管理工作的開展。第二，事業單位要成立檔案管理監督小組，由單位領導、部門負責人等組成，定期對檔案管理工作進行檢查指導，督促檔案管理工作及時到位。

3.3 完善檔案管理相關制度

完善的檔案管理制度，是促使檔案管理工作有序規范進行的重要工具。事業單位檔案管理工作中存在的無論是設備落后還是效率低下等問題，都與檔案管理制度不完善有著直接關系。在創新檔案管理工作的過程中，要不斷完善檔案管理相關制度，充分利用制度管人、管事、管設備。第一，完善檔案管理設備制度。依照制度要求，結合當前的社會需要，采購先進的管理設備，同時，對設備進行維修和養護，保證設備的正常運轉，延長設備的使用壽命。第二，完善檔案管理的工作制度。按照制度要求，聘請檔案管理專業人員，對檔案管理人員進行職業培訓和技能培訓，保障檔案管理過程中保密、嚴謹、安全。對各部門的檔案資料收集、錄入、保存，做到及時更新和完善，如果檔案資料出現變動或變更，需要先審核再刪除，防止檔案資料丟失。第三，完善檔案管理的人事制度。將檔案管理工作納入單位年度績效考核中，檔案管理人員按照分工，劃分責任，一旦出現問題，直接追究到個人，有效增強檔案管理人員的責任心。另外，還要與薪酬掛鉤，對表現良好的檔案管理人員給與物質和精神獎勵，對工作懈怠的檔案管理人員給與相應的物質處罰。

4 結語

綜上所述，檔案資料承載事業單位各項工作的重要信息，是推動事業單位不斷完善的強大驅動器，因此，檔案管理工作對事業單位的意義極為重大。科技在進步，時代在發展，檔案管理的理念、方式都要突破傳統緊固，采用先進的技術和模式，促進檔案管理先進性的提升。另外，從領導到檔案管理人員、工作人員都要樹立正確的觀念，認真工作，積極配合，檔案管理人員要持續學習先進技能，適應時代的發展，為事業單位檔案管理工作的進步貢獻一份力量。

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