財務共享模式在機關單位財務檔案管理中的應用思考

梁素華

摘 要：財務共享模式與傳統財務檔案管理模式存在明顯不同，能夠于財務共享中心聚集各區域財務檔案，保證保存與管理的統一化，財務檔案管理各流程得以實現電子化管理，便于在線傳遞和推廣財務檔案。就財務共享模式進行簡要介紹，指出財務共享模式下機關單位財務檔案管理特點，進一步對財務共享模式在機關單位財務檔案管理中的應用開展探究，旨在促進機關單位財務檔案管理水平的提升。

關鍵詞：財務共享模式;機關單位;財務檔案管理;應用

新時期下大數據等技術得以廣泛應用，財務共享模式的價值也得以凸顯出來。在機關單位財務檔案管理中，通過財務共享模式的應用，能夠促進財務檔案管理工作效率的改善，促進財務檔案信息價值的最大化發揮。如何在機關單位財務檔案管理中應用財務共享模式，是一個值得探究的問題。

1 財務共享模式簡介

以互聯網信息系統為支持，財務共享模式得以構建和運作，財務共享信息系統主要包含以下幾個方面：一是網絡報銷系統，通過現代化技術的應用，以信息化、網絡化的方式來開展報賬工作，在線填單、業務審批、傳送賬單以及審核等，進程得以統一，信息共享透明度得到保證，財務信息得以高效傳遞，其安全性與真實性也得到保障。二是財務核算系統，可在線對賬單進行編輯，在運作模式下賬單信息自動生成，月末自動記賬過賬，報表得以生成，此種模式下報表生成的錯誤率得以降低。三是影像管理系統，以該系統為支持，能夠對財務賬單進行掃描，以電子賬單為載體來傳遞信息。此種信息化流程下，數據傳輸模式有所變化，在電子檔案生成的同時，能夠存儲賬單電子信息并傳送影像信息，賬單審批更為便捷，整體管理效率也能夠得到明顯提升，審批工作效率也得以保證。四是資金管理系統，保證了資金結算、調用、收支管理的可視化，財政資金利用率得到明顯提升，財務經營風險得以降低。五是電子檔案系統，可在線管理財務檔案，便于閱讀和調用，財務檔案管理成本也得以有效控制。

2 財務共享模式下機關單位財務檔案管理特點

1）在工作地點方面，財務共享模式的應用，以檔案管理規整性與完整性要求為支持，能夠自橫向屬地財務管理體系過渡到縱向財務共享流程模式，機關單位的內控要求也得以滿足，這就保證了各時期下信息轉移過程完成的順利性。

2）在工作范圍方面，財務檔案得以從所在機關單位向財務共享服務中心轉移，各流程工作也發生一定變化，包括收集整理、運輸管理、風險控制、成檔管理等，這就形成了財務檔案運輸期間工作范圍的延伸。

3）在工作內容方面，財務共享模式下機關單位財務檔案管理工作范圍的擴大，促進了工作內容的繁瑣化，與檔案收集管理、工作進程標準制定及監督等都密切相關，需要甄別檔案傳送各環節的潛在風險并加以嚴格把控，合理利用財務檔案，需要做好保管及信息延伸利用等工作。

4）在政策條件配合方面，財務共享模式下機關單位財務檔案歸檔、整理、存儲等工作的開展，會在一定程度上為現行法律政策帶來挑戰，因而財務共享模式的運行仍有很長一段路要走。

3 財務共享模式在機關單位財務檔案管理中的應用

1）及時錄入新信息。在機關單位財務檔案管理中對于財務共享模式的運用，需要保證財務檔案新信息錄入的及時性和有效性，對財務檔案進行更新，為財務管理工作的有序開展創造條件。及時共享紙質檔案以及電子檔案，保證檔案管理執行的時效性。機關單位需組建專門的財務檔案管理團隊，有序推進檔案管理工作，在發現問題的第一時間進行控制。對于網絡系統需定期進行維護和升級，以信息技術為支持來開展財務檔案管理工作，保證財務檔案信息錄入與管理的有效性，機關單位財務檔案管理成效也能夠得到明顯改善。

2）擴大處理規模。在財務共享模式下，機關單位財務檔案管理工作的開展，需要重視基礎工作，做好財務檔案傳送、儲存與溝通等工作，以統一化、標準化的檔案處理平臺為支持，保證財務檔案管理工作的規模性，對基礎工作成本加以平衡。在將財務檔案管理工作的處理規模擴大后，將處理事項進行適當增加，待初步整理完成財務檔案后，做好檔案核查工作，以便及時發現錯誤或者質量問題，歸類統計，明確業務環節所出現問題，進而制定策略，科學規避風險，對于相關管理部門來說也便于吸取經驗，從而確保機關單位財務檔案管理工作水平得到明顯提升。

3）降低運行成本。機關單位財務檔案管理工作的開展，需要以標準化的方式來制定流程及規則，促進財務檔案管理流程最佳配合方式的形成。在這一方面，需要把握財務共享模式的價值，對財務工作人員進行整頓，優化財務人員結構，確保財務部門管理費用得以有效控制。在此基礎上，以高標準來要求財務檔案管理工作，減少重復性與不必要的工作，確保財務檔案管理工作效率得到明顯提升。通過財務共享模式的運用，能夠將節省異地報銷時長合理縮減，提高整體工作效率。

4）建立系統化管理制度體系。機關單位財務檔案管理中對于財務共享模式的應用，要重視財務檔案歸檔制度的建立，對財務數據未打印之間的副本進行妥善保存，將不同憑證打印輸出，依據稅務、審計等管理部門要求出發，及時打印輸出賬簿及報表等。機關單位需基于國家檔案局標準出發，建立電算化財務檔案儲存制度，以優質磁盤介質來對財務檔案數據進行備份，將儲存盤與備用盤分開保存，采取防塵、防腐、防光等防護措施，依照順序來進行編號，將時間、內容等進行備注，制作文件卡片，確保機關單位財務檔案管理的有效性。在借用方面，必須要建立嚴格的借用手續制度，在財務共享模式下，經過負責人同意后方可對財務檔案進行查閱，借閱手續的辦理則必須要依照規定進行。對于機關單位財務檔案管理的關鍵環節，必須要落實風險控制，將提取或處理的稽核環節增加，于財務檔案生成與流轉等環節集中，將偏差或操作失誤所造成的損失降低，保證財務共享服務質量，提升機關單位財務檔案管理成效。

5）構建數字化處理平臺。通過數字化、網絡化的方式來管理財務檔案信息，能夠以一體化的方式呈現財務檔案信息，便于信息共享，財務檔案管理也更為科學且便捷。這就需要機關單位在財務檔案管理的過程中，對存儲成本與溝通成本加以平衡，保證財務檔案數字化處理平臺的規范化構建，以規模效應為支持，保持相關成本平衡化。基于財務檔案管理規定出發，建設財務共享服務中心，制定財務檔案管理標準，并加以規范實施，完善網絡環境、硬軟件環境建設，便于傳輸、交換和共享財務檔案信息。為滿足財務檔案硬件管理需求，需要積極完善信息網絡，提高財務檔案利用率，保證財務共享服務中心建立的標準化和數字化，更好的對外承接業務，快速收回所投入成本，機關單位財務檔案管理水平也逐步得到提升。

4 結語

市場經濟高速發展，財務共享模式在機關單位財務檔案管理中也發揮著重要的作用。在把握財務共享模式下機關單位財務檔案管理特點的基礎上，積極探索現代化的財務檔案行業標準，重視財務共享，并建立系統化的財務檔案管理制度體系，以數字化處理平臺為支持，全面提升機關單位財務檔案管理水平，為機關單位在新時期下的長足發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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