機關檔案規范化管理研究

王津燕

摘 要：知識經濟時代下，機關檔案管理工作的規范化開展，直接關系著機關單位的工作質量與效率，關系著機關單位的長足發展。就機關檔案管理中存在的問題進行闡述，進一步探究機關檔案規范化管理的有效策略，旨在全面提升機關檔案管理質量，促進檔案資源價值的最大化發揮。

關鍵詞：機關檔案;規范化管理

檔案管理工作的開展，能夠對歷史原貌加以維持，對于機關單位工作質量與效率的提升至關重要。為促進檔案管理的現代化、正規化發展，必須要落實檔案規范化管理。但受到多項因素的影響，當前機關檔案管理的規范化程度不高，在認識、制度、人才隊伍等方面都存在一些問題，為促進檔案資源利用價值的發揮，有必要對機關檔案規范化管理開展探究。

1 機關檔案管理存在的問題

首先，重視程度不足，信息化建設不到位。在機關檔案規范化管理方面，國家做出了規定并提出了要求，但實際上，部分機關單位并未真正執行到位，對于檔案管理的重視程度不足，缺乏科學認識，并未在單位管理工作體系中納入檔案規范化管理，檔案管理工作的開展缺乏規劃與部署，存在形式化的問題，這就勢必會影響檔案管理工作的質量和檔案資源價值的發揮。檔案管理具有系統性和長期性，要求落實日常管理，立足實際來對檔案規范化管理作出計劃，明確實施步驟，但實際上由于長期從事檔案工作，部分檔案管理人員在工作中往往敷衍了事，這就無法保證檔案規范化管理質量。部分機關單位檔案信息化建設不到位，并未全面配備計算機、掃描儀、檔案管理軟件等，導致檔案管理數字化工作難以有序推進。

其次，管理制度不完善，管理方法不科學。機關檔案管理工作中，缺乏完善的管理制度，內容單一化的問題普遍存在，檔案管理范圍也存在一定局限性。機關檔案管理過程中，并未嚴格貫徹執行歸檔立卷制度，缺乏統一化的標準，各部門結合實際情況進行立卷，缺乏牢固的基礎設施，這就無法保證檔案管理的規范化。一旦檔案管理人員出現變動，交接工作不到位，則勢必會影響檔案管理成效，導致檔案資源的使用率明顯降低。檔案管理過程中大多重視文書檔案管理而忽視會計檔案管理，導致后期資料查找與利用存在一定難度。

最后，人才隊伍建設不到位，軟硬件配備不完善。機關單位內部檔案管理人員數量有限，且流動性較大，部分檔案管理人員專業知識技能有限，無法對檔案管理職責進行高質量的履行，并且軟硬件配備不完善，導致檔案管理規范化程度不高。當前檔案管理過程中，普遍存在混用檔案室的情況，檔案柜數量有限，無法滿足檔案管理實際要求。

2 機關檔案規范化管理策略

2.1 強化領導責任，提高思想認識

機關單位檔案規范化管理的實現，需要重視領導責任的強化，全面提升思想認識，在機關單位管理工作體系中納入檔案規范化管理?；趯嶋H管理要求出發，逐條進行對照和分析，對檔案規范化管理要求進行認真貫徹執行，為檔案管理工作的有序開展創造優良條件。機關單位領導責任必須強化，主要領導與分管領導明確自身職責，主要負責同志積極貫徹落實，找準機關單位檔案規范化管理工作要點，優化資源配置，順利推進整體工作。在機關單位各項工作會議中，需加大宣傳力度，全面提升人員的思想認識，積極配合檔案規范化管理工作。

2.2 加大經費投入，完善檔案規范化制度體系

結合機關檔案的整體情況出發，需要加大資金投入力度，落實專項經費，為檔案規范化管理工作的開展提供可靠的資金保障。通過資金的爭取來加大軟硬件投入力度，提高專業人才待遇，與人才簽訂合同，以提升檔案管理人才隊伍的穩定性。在硬件設備投入方面，需建立標準化的檔案室、檔案柜等，確保與檔案管理相關要求相符合。在軟件投入方面，需配備現代化的檔案管理軟件，以數字化處理設備為輔助，全面提升檔案管理的規范化水平。與此同時，要做出科學部署，統籌推進檔案規范化管理?；谡咭蟪霭l，對機關檔案管理制度體系加以制定，并結合實際工作不斷進行完善，明確機關檔案規范化管理的目標、要求、標準等，對檔案管理責任加以嚴格落實。

2.3 加大培訓力度，推動專業隊伍建設

以檔案管理人員為對象加大培訓力度，能夠提升檔案管理人員的素質技能，促進其更好的參與到檔案管理工作中。在這一方面，需要規范交接檔案，若檔案管理人員更換頻繁，則需要做好傳幫帶，避免檔案管理脫節，否則極易影響檔案管理質量。在開展培訓的過程中，要結合檔案管理人員的崗位職能、年齡結構等要素，保證培訓方式的科學性和適宜性，保證培訓內容的針對性，提升檔案管理人員的檔案管理素養與信息化水平，在檔案管理工作中嚴格執行檔案管理工作制度要求，促進檔案規范化管理的實現。若想要打造一支專業化的檔案管理隊伍，需要重視專業知識、業務技能、職業素養等方面的培養，強化檔案管理人員的責任意識，以保證檔案服務的優質化。

2.4 落實執法監督檢查，改進檔案管理方法

基于檔案行政執法檢查工作要求出發，在機關檔案管理工作中，需要落實執法監督檢查，對于檔案管理不規范以及存在安全隱患的單位，需令其限期整改，以提升檔案管理規范化水平，推動檔案管理信息化建設。若機關單位領導對于檔案管理的認識不足，則應當給予批評，嚴重情況則需進行行政處罰。在機關單位檔案管理過程中，要以檔案真實性、準確性和完整性為核心，突破傳統檔案管理模式的局限性，積極改進檔案管理方法，促進檔案管理水平的提升。在這一方面，可通過多種形式來對檔案進行存儲，比如紙質、電子版、聲像等，做好備份，避免檔案信息出現丟失的情況。在收集、整理并歸檔的過程中，要保證機關檔案資料的連續性，保證檔案管理規范化水平的提升?？赏ㄟ^先進技術的應用打造檔案統計系統、檔案檢索系統等，便于清晰化的管理機關檔案資料，防范丟失、破壞等情況，確保檔案資料能夠為機關單位的發展提供支持。

2.5 實施嚴格管理，推動數字化建設

在檔案規范化管理過程中，需要對歸檔立卷制度加以嚴格落實，探索系統化的檔案管理新思路，基于檔案管理要求出發，實施精細化的檔案管理，行業內部開展密切交流，積極學習先進的檔案管理經驗，探索適合本單位的檔案管理方法。在機關檔案管理過程中，可科學應用計算機，便捷化的輸入或更改數據，存儲密度得到明顯提升，空間得到合理利用，便于長期保存機關檔案。機關檔案管理規范化水平的提升，需要推動數字化建設，構建并完善內部局域網，便于網上查閱相關信息。在資料上傳的過程中，檔案管理人員必須具備良好的辨識能力，保證信息錄入的準確性與可靠性，嚴格審查后方可歸檔。上傳完成的材料必須要保密，開放性檔案應只讀，不可下載與修改。通過高效防火墻的設置，能夠對非法入侵的情況加以防范，保障檔案資料的安全性。要定期更新病毒庫，重視數據庫加密，備份重要數據，以有序推進機關檔案管理數字化建設。

3 結語

機關單位檔案的規范化管理工作具有較強的系統性和復雜性，在把握機關檔案管理所存在問題的基礎上，需要重視領導責任的強化，全面提升機關單位人員思想認識，明確檔案資源在機關單位發展中的重要價值，打造一支專業化的檔案管理隊伍，就檔案管理方法進行改進，并以信息技術為支持來推動數字化建設，保障機關檔案管理工作的有序進行，為機關單位的長足發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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