新時期如何做好人事檔案管理工作

宋謀濤

【摘要】人事檔案記錄著每一位員工的個人經歷和工作績效，無論是對員工個人本身，還是對企業，意義都十分重大。因此，在新時期，企業如何做好人事檔案管理工作變得尤為重要。本文簡要敘述人事檔案管理工作中可能遇到的一些問題，并針對這些問題提出相應的解決方案。

【關鍵詞】人事檔案;管理;問題

隨著我國各項體制改革的不斷深化，人事檔案管理工作面臨新的挑戰。人事檔案是企業對員工個人的經歷、活動、表現等的真實記載，一個人從小到大的經歷都記錄在上面。因此，各用人單位在招收員工的時候，經常將員工個人的人事檔案作為錄取的參考依據，通過人事檔案上記錄的學歷、經歷及社會關系、思想品德、業務能力和獎勵、懲罰等綜合情況，來決定是否錄用此人。因此，在新時期，如何做好人事檔案管理工作，解決人事檔案管理工作中遇到的問題，已經成為人們需要關注的話題。

一、人事檔案管理工作存在的問題

（一）很多企業沒有意識到人事檔案管理的重要性。當前很多人不明白人事檔案有什么用處，對于自己的工作生活有什么幫助。因此，很多人不注重自己的檔案，把檔案放在家中不管，甚至有的人早就丟掉了自己的檔案，然后在就業時胡亂填寫資料，導致資料與簡歷中的信息不符。現如今，有很多企業存在著類似的現象，未能意識到人事檔案管理工作的重要性，只是認為這項工作是一個無關緊要的事情，往往是應付了事。還有一些單位，沒有順應時代發展的潮流，及時更新企業人事檔案管理方法，依然使用傳統的管理辦法，沒有引進先進的設備，從而使企業的檔案管理遇到問題。另外，一些企業的檔案管理人員缺乏相應的管理知識，這些都使檔案管理工作的開展受到了抑制。

（二）人事檔案收集的資料真實性、準確性不高。我們都知道，人事檔案是很多用人單位招聘員工時的主要參考依據，因此，人事檔案中資料的真實性、可靠性尤為重要。隨著社會科學技術的發展，網絡化的不斷普及，企業收集的人事資料也往往是真假參半，不能實現人事檔案的最基本用途。有很多企業對于人事檔案材料是應付上級調查隨意收集一點，信息量根本不夠。我們都知道，人事檔案是每一位員工都需要建立的，不單單是基層的員工，還包括各個企業單位的領導。這樣一來，在進行人事檔案管理工作的時候要做到一視同仁，不能因為某些人是領導而認真收集資料，而對于那些普通員工的檔案就應付了事，這是極不負責任的表現。還有一部分人為了好找工作，甚至偽造學歷，這些都使檔案的真實性、可靠性降低。究其原因，主要是企業在收集資料時沒有做好審查工作。

（三）管理人事檔案的工作人員素質較低且缺乏專業性。如今，有很多企業依然沿用傳統的人事檔案管理辦法，這種傳統的管理辦法不僅需要投入大量的人力，更需要檔案管理工作人員投入大量的精力。這些員工在進行人事檔案管理工作時，通常會反反復復查看資料，這些紙質檔案被人反復拿來拿去，會變得十分脆弱，上面的字也會越來越模糊，紙張也有變黃的現象。這樣一來，就很容易出現信息缺失或者錯漏的現象。當然，還有一些企業的人事檔案管理工作人員缺少專業知識，對檔案的區分和管理并不十分了解。這樣一來，非常容易出現人事檔案丟失的現象，或者在調用人事檔案時不能及時找到相應的檔案。這些，都會給企業人員發展帶來一定的問題。除此之外，也會有這樣一些員工，他們雖然有著很強的專業知識，但是沒有合格的專業素質，往往為了自身的利益，利用自己工作職位方便，出賣或泄露他人的檔案信息，給當事人帶來困擾。

二、如何解決人事檔案管理工作中遇到的問題

（一）提高企業人事檔案管理意識。一個企業想要做好人事檔案管理工作，必須要對人事檔案管理工作有一個良好的認識，理解人事檔案管理工作對于企業和個人的重要性。企業在管理人事檔案的時候，應該單獨分配專門的管理人員對檔案進行管理，切不可為了方便或是節省資金而讓一人身兼多職。當然，各單位也需要結自身實際，順應現今社會的發展潮流，為人事檔案管理尋找一種新的方式。各單位必須讓工作人員時刻牢記干部人事檔案管理的重要性，對人事檔案管理工作的材料收集要仔細認真，對于材料的歸檔要做到心中有數。當然，企業應該注重對人事檔案管理工作人員的培養，組織檔案管理工作人員學好檔案管理技術，管理好所有員工的人事檔案。人事檔案管理工作的意義十分重大，不僅各用人單位需要加強重視，各個相關部門也應該給予一定的支持和幫助。從企業到個人，只有每一個人都正確認識檔案管理工作的重要性，才能管理好人事檔案。

（二）對收集的檔案材料進行仔細核查。隨著科學技術的不斷發展，互聯網的不斷普及應用，各類信息層出不窮。人們可以通過互聯網收集自己想要的資料，不僅快速方便，而且信息量十分強大。與此同時，也帶來了一些問題。人事檔案管理人員在收集人事資料的時候，往往不能辨認資料的真實性、準確性，或是并沒有去注意收集的資料是否真實準確，就將其記錄在了人事檔案當中。對于這類現象，需要企業有專業的管檔人員，加大檔案資料收集的工作力度，對收集到的材料要經過嚴格審查，保證檔案材料的規范性、真實性、完整性。另外，形成檔案材料的各有關單位還應該和材料收集部門密切溝通，隨時確保材料信息的真實性。

（三）加強對人事檔案管理工作人員的培訓。一個專業的檔案管理人員不但能夠收集整理好企業所有人員的檔案資料，還能夠及時地根據需要找到每一位員工的個人資料。這樣的專業人士，不僅可以幫助企業更好地培養人才、了解員工的真實情況，更能夠提升企業自身的魅力，吸引更多的人才。因此，企業需要組織人事管理人員集中學習人事檔案管理相關知識技能，并定期對人事管理人員、聯絡員進行專業知識和檔案管理規定等相關內容的培訓，通過上級主管部門協調，讓人事檔案材料歸檔納入各單位干部人事管理工作職責和考核內容，形成良好的制約機制。

三、結語

如今，時代在發展，社會在進步，人事檔案管理工作也進入了新的時期。在這新的社會背景下，人們應該對人事檔案管理工作有更新的認識和了解。為了企業更好地發展，為了員工更好地工作，人事檔案管理工作人員必須做好檔案管理工作，打破傳統的管理方式，結合新的社會背景，更好地為企業和個人服務。

【參考文獻】

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