學生檔案管理系統化問題與策略

王超逸

【摘要】學生檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，學生檔案對學生完成學業、日后就業具有重要影響。當前學生檔案管理系統化不足，對檔案資源開發利用不充分，檔案資源管理過程仍需進一步優化。為有效解決學生檔案管理系統化問題，高校應積極轉變學生檔案管理理念，完善檔案管理制度，加強學生檔案管理隊伍專業化建設。

【關鍵詞】學生檔案管理;系統化;問題;對策

國家檔案局明確提出，檔案管理需要構建完善的管理制度體系，推進檔案標準化、系統化、規范化建設。隨著檔案信息化工作的不斷推進，檔案管理系統化已經成為檔案管理工作的必然趨勢。高校作為學生檔案管理主體，在檔案管理過程中應該主動適應檔案工作新形勢，轉變學生檔案管理思路，將學生檔案管理系統化建設作為工作重點，進一步提升學生檔案管理質量。

一、學生檔案管理系統化對高校檔案管理的作用

高校檔案管理工作涉及人事、設施、科研、教學、資產、黨政等多個方面，是對學校發展的詳細記錄，也是各方面原始材料的真實反映。妥善保管這些原始資料，不僅有利于學校發展的連續性，同時也能夠為學校重大決策提供參考和依據。學生檔案是高校檔案管理工作的重要內容，傳統的學生檔案管理主要依靠人工來進行，不僅容易出錯，而且工作效率較低，學生對檔案管理服務提出了諸多不滿。究其原因，一方面是檔案管理人員主觀意識不重視，另一方面是受管理工具的制約，使得檔案管理工作增加了很多不穩定性因素。隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案管理工作與網絡數據技術和信息技術結合更為緊密，不僅推動了學校檔案管理工作的開展，同時也推動了高校檔案管理系統化建設。學生檔案是高校檔案管理的重要內容，加強學生檔案管理的系統化建設是當前高校檔案管理工作的一項重要任務。

學生檔案管理系統的出現為檔案管理系統化提供了現實條件。學生檔案管理系統主要是以信息技術作為支撐，對學生檔案進行數據采集管理和保存以及利用相關工作，在工作過程中嚴格遵照相關制度流程將學生檔案管理工作以系統化的方式實現錄入、查詢、修改、借閱等多種功能。對學生檔案工作加以規范，減少學生檔案管理混亂問題，實現了學生檔案信息化操作，提升了高校學生檔案管理效率，減輕了檔案管理人員的工作壓力，讓學生檔案管理風險處于可控狀態。學生檔案管理系統化能為高校檔案管理工作改革創新提供依據，更好地推進高校檔案管理工作向前發展。

二、學生檔案管理系統化面臨的主要問題

當前我國多數高校檔案管理信息化建設處于起步階段，在系統化建設方面還存在諸多薄弱環節，例如，相應的制度標準還不夠完善，系統內部專業化水平相對較低，系統管理體系相對混亂，學生檔案資源利用效率低，檢索功能與學生需要不符，系統化建設質量較低等。

（一）高校檔案管理者對于學生檔案收集整理重視程度不夠。當前部分高校對學生檔案管理工作重視程度不足，更多的是將主要精力和人員配備到科研檔案和教學檔案管理方面。檔案管理人員缺乏積極性，工作方式單一，雖然建立了檔案管理系統，但卻很少利用，仍然運用傳統方法對學生檔案進行管理。同時，在檔案收集和整理過程中過于放松和懈怠，沒有體現出檔案管理的規范意識，很多學生檔案隨意存放，在收集過程中沒有嚴格把關，為后續工作埋下了很多隱患。

（二）高校學生檔案管理系統化制度體系不完善。學生檔案管理系統化建設需要制度支撐，但當前部分高校對于學生檔案管理并沒有出臺專門的制度和細則，更多是遵從大門類的檔案管理制度來進行。由于學生檔案管理具有其自身的特殊性，如果將科研檔案管理和教學檔案管理生搬硬套運用到學生檔案管理之中，勢必會影響學生檔案管理效果，也會制約檔案管理工作人員的積極性。

（三）高校學生檔案管理信息化水平較低。雖然當前部分高校已經初步形成了檔案管理信息化系統，但在檔案信息資源利用過程中還沒有實現有效整合，缺少長遠規劃，導致檔案管理信息系統沒有發揮出應有作用，檔案信息資源利用效率低下。在具體工作落實過程中，并沒有構建起高效的管理辦法，對于網絡信息技術借助有限，數據鴻溝和數據孤島問題沒有得到有效解決，影響了學生檔案信息資源的開發和利用。

（四）難以發揮檔案系統的優勢。檔案管理過程中，既需要工作人員掌握檔案管理的具體流程，也需要掌握一定的信息技術手段，這樣才能更好地操作檔案管理信息系統。當前多數高校學生檔案管理人員年齡偏高，對于網絡信息技術掌握得不夠全面和系統，在具體操作過程中難以發揮檔案系統的優勢。

三、推進學生檔案管理系統化建設的策略

當前學生檔案管理系統化建設已經成為高校檔案管理的薄弱環節，為了更好地服務學生，提升學生檔案管理系統化建設水平，必須轉變學生檔案管理理念，構建更為完善的學生檔案管理制度，推進學生檔案管理的信息化進程，建設專業檔案管理隊伍，從多個層面入手提升學生檔案管理系統化水平。

（一）樹立正確的學生檔案管理理念。首先，學校主要領導要轉變學生檔案管理理念。只有領導重視學生檔案管理，檔案管理部門和具體工作人員才會上行下效，認識到學生檔案管理建設的必要性和必然性。在領導重視基礎之上，工作人員的檔案管理系統化意識也會逐步提升，才能夠有效增強檔案管理人員在檔案管理過程中的主動性和自覺性，使檔案管理工作水平得到提升。學生檔案管理理念轉變并不是一朝一夕的事情，既需要領導的宣傳，也需要對廣大檔案管理工作人員的教育和引導，特別是加強一線檔案管理人員的教育培訓，通過系統的教育培訓提升檔案管理人員的責任意識、管理意識、系統意識、自覺意識。

（二）嚴格學生檔案管理制度。當前高校學生檔案管理系統化建設滯后的一個很大原因在于規章制度不完善，雖然我國針對檔案管理出臺了《檔案法》，各地檔案主管部門也針對本地實際情況出臺了相應的配套措施，但部分高校在檔案管理過程中并沒有嚴格落實相關制度規定，也沒有結合本校具體情況制定嚴格的管理制度，致使學生檔案管理制度存在很大缺陷。因此，有必要從學生檔案系統化建設角度出發，結合本校學生檔案的具體情況制定嚴格的規章制度，對學生檔案管理的各個環節進行嚴格規定，進一步提升學生檔案管理的規范化和系統化水平。完善檔案收集、接收、移交、歸檔、借閱、保密等相關制度體系，使學生檔案管理制度化、規范化、常態化，同時要做好保密工作，確保學生檔案不被泄露。

（三）推進學生檔案管理的信息化進程。學生檔案系統化建設需要以數據化作為支撐，高校學生檔案管理必須與時俱進，通過信息化建設，使學生檔案管理的各個環節和各項內容能夠進一步簡化。具體而言，一是要加強學生檔案接收數據化建設，在檔案收集過程中要明確各個學院的工作責任，將學生的數字檔案納入高校檔案管理系統之中，一旦學生檔案上傳到系統，就不許對其任意篡改，如果錄入信息有錯誤，必須嚴格履行相關程序，確保學生檔案數據庫真實有效。二是加大高校學生檔案信息化投入，學生檔案信息化既需要硬件支持，也需要軟件更新，特別是當前網絡信息技術發展速度較快，數字工具已經取代了傳統的管理手段和方式，為了更好地適應學生檔案管理需求，學校必須為學生檔案信息化建設購進一批先進的基礎設備，并與第三方合作開發適合本學校的學生檔案數據管理系統，推進學生檔案信息化進程，為學生檔案系統化建設奠定基礎。三要建立專業化的檔案管理隊伍，學生檔案管理系統化需要具體的工作人員來落實，執行學校關于學生檔案的各項政策。學校一方面需要對現有的檔案管理人員進行專業培訓和網絡信息技術培訓，另一方面要向社會吸引一批優秀的專業人才，充實到學生檔案管理隊伍之中。

總之，學生檔案系統化建設是高校檔案管理事業發展的必然趨勢，在系統化建設過程中還會遇到諸多問題，因此高校有必要以問題為突破口，拿出有針對性的應對措施，進一步提升學生檔案系統化管理水平，更好地適應當前高校學生檔案現實需要。

【本文是江蘇高校哲學社會科學研究基金項目“全媒體環境下高校檔案服務社會創新研究”（項目編號：2019SJA0643）的研究成果;課題主持人：王青】

【參考文獻】

[1]羅艷麗.大數據環境下高校數字檔案資源管理[J].山西檔案，2019（4）：124-127.

[2]趙躍，梅夢娜.我國檔案學研究的堅守、轉向與進路——基于檔案學者研究方向變化的審視[J].檔案學通訊，2019（3）：63-65.