電子檔案對醫院檔案管理發展的推動作用探析

徐國棟

【摘要】電子檔案對醫院檔案管理發展具有重要推動作用，能夠極大地優化檔案管理人員結構，簡化與完善醫院檔案管理流程，提高檔案的統計管理效率。本文在分析現狀的基礎上提出了如下優化對策：推動檔案資源的挖掘與利用，推動醫院信息資源共享，健全管理制度，完善電子檔案管理流程;增強風險意識，制定實施風險防御措施;加強監督管理，落實電子檔案管理規范;注重人才培養，構建專業化檔案管理團隊;加強基礎建設，增加電子檔案管理投入。

【關鍵詞】電子檔案;醫院;檔案管理

隨著互聯網技術在醫院管理工作中的廣泛應用，傳統紙質檔案管理的弊端逐漸暴露，而推進紙質檔案向電子檔案的過渡，也是當前醫院實現信息化管理的主要方向。在信息化管理背景下，醫院的檔案信息數量不斷增加，其在保存、整理與利用方面的難度也不斷加大，因此，電子檔案在醫院檔案管理工作中的作用逐漸顯現出來。

一、電子檔案對醫院檔案管理發展的推動作用

在醫院內部管理中，電子檔案是基于醫療衛生相關工作形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的信息記錄。相較于紙質檔案，電子檔案主要體現出可復制性，管理方便，對計算機系統依賴性強，易于共享，方便快捷，節約存儲空間，而正是由于這些特點，使得電子檔案對醫院檔案管理發展形成了重要的推動作用。具體表現為：

（一）優化了檔案管理人員結構，促進了檔案管理人員素質的不斷提升。電子檔案在日常管理中需要管理者掌握靈活的計算機技術技能，而習慣了紙質檔案管理的工作人員在實踐技術方面難以適應管理工作要求，因此，醫院為確保檔案管理工作信息化發展，不得不在人才結構方面進行調整，優化檔案管理人員的職責，并落實職業培訓方案，提升檔案管理人員的綜合素質，進而適應電子檔案管理要求。由此可見，電子檔案能夠倒逼醫院實現檔案管理專業人才的培養。

（二）促進醫院檔案管理流程的簡化與完善。在紙質檔案管理時代，醫院大量的檔案信息基本上都是在人工整理、登記的流程中形成的，人力、物力、財力的大量投入，增加了醫院管理成本，同時人為管理中存在的漏洞，也影響了檔案資源的有效利用。而電子檔案的生成則利用信息系統替代了繁瑣的人工操作，簡化了工作流程，同時計算機技術、掃描技術、攝影技術、數據庫技術、多媒體技術以及存儲技術的應用，形成了自動化檔案管理環境，促進了檔案管理流程的不斷發展與完善。

（三）提高了檔案的統計管理效率，推動了檔案資源的挖掘與利用。相較于紙質檔案而言，電子檔案的統計工作變得更加輕松、高效，統計管理是實現醫院檔案利用的重要手段，通過專業的統計分析，能夠形成可視化的數字模型，反映出醫院內部管理各個環節存在的問題以及發展趨勢，進而有針對性地作出管理決策。在電子檔案管理中，系統平臺能夠自動完成數據整理與分析，并從大數據的角度實現對醫院內部管理情況的構建，進而體現檔案資源的管理價值。

（四）推動了醫院信息資源共享。電子檔案特殊的信息表現方式，為信息共享奠定了基礎。醫院在檔案管理工作中，能夠依據內部管理要求，實現軟件環境與硬件條件的優化，完善信息共享的物質基礎，利用內部信息系統的開放性，實現檔案共享，同時加強醫院與外部的信息溝通，利用檔案共享實現協調發展。

（五）優化了醫院檔案管理環境。電子檔案以虛擬形式存在，對于實際空間的占用十分有限，而這就很好地解決了醫院檔案資源存儲空間不足的問題，同時依據電子檔案管理要求對檔案部門的物質環境進行優化，提高了電子檔案的整體質量。

二、醫院電子檔案管理中存在的問題

目前我國正處于醫療衛生信息化快速發展的大背景下。一方面，信息技術的發展為醫院檔案信息化建設提供了技術保障;另一方面，《“十三五”深化醫藥衛生體制改革規劃》中明確指出，要促進人口健康信息互通共享，實現電子健康檔案和電子病歷的連續記錄及信息共享。基于此，醫院在電子檔案管理方面也進行了大量的投入，而電子檔案在檔案管理中的推動作用也逐漸顯現。但是由于種種條件的制約，目前醫院在電子檔案管理中存在的問題依然比較突出。具體表現為：

（一）管理模式缺乏系統規范，管理責任得不到有效落實。例如在科研檔案管理過程中，存在各科室分別管理的情況，這樣雖然能夠有效實現科研信息的記錄與整理，但同時分散的管理也導致管理過程缺乏規范性，難以形成統一標準，增加了醫院對科研檔案的掌握難度，同時管理職責落實不到位，影響了電子檔案的整體質量。

（二）監督管理機制不健全。雖然電子檔案已經成為多數醫院檔案管理的重要內容，但是一些工作人員對于電子檔案的認識依然停留在傳統階段，對于檔案的規范化、系統化管理缺乏認知，沒有嚴格根據電子檔案管理要求進行操作，同時監督部門不到位，擴大了管理疏漏，增加了檔案管理風險。

（三）電子檔案的網絡防御措施不健全。信息安全是網絡環境下信息管理面臨的一大難題，系統自身運行存在的漏洞、病毒的入侵等等使得醫院檔案信息面臨著泄露、丟失、篡改的風險，而目前一些醫院網絡防御措施的制定不到位，對于風險的識別與應對能力不足，影響了醫院對電子檔案的有效利用。

（四）檔案人員的專業素質參差不齊，難以滿足電子檔案管理的專業化要求。一些醫院的檔案管理人員年齡偏大，且長期適應于紙質檔案管理環境，對于電子檔案管理的認識不足，技術操作也存在諸多漏洞，使得人為失誤融入電子檔案中來，影響了信息的準確性，降低了檔案管理效率。

（五）電子檔案管理基礎設施投入不足。目前一些醫院在電子檔案管理軟硬件設備投入上尚未形成系統規范，醫院內部網絡資源平臺建設不斷推遲，使得檔案資源的開發受到阻礙，影響了醫院檔案信息化發展進程。

三、醫院電子檔案管理的發展策略

（一）健全管理制度，完善電子檔案管理流程。醫院管理層應充分認識到信息化背景下，電子檔案對于醫院檔案管理的推動作用，深入分析現行檔案管理制度與電子檔案管理之間的沖突，并有針對性地進行調整。在電子檔案制度建設中，相關部門應立足加強信息系統電子檔案管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開發利用的發展目標，結合醫院實際制度建設;完善制度規范細節，明確電子檔案范圍，并針對管理體制、電子檔案范圍以及保管期限等細節進行完善，提高制度規范的可行性;加強執行管理，結合相關監督機制形成提高電子檔案的制度化管理水平。

（二）增強風險意識，制定實施風險防御措施。醫院基于信息安全管理要求，結合電子檔案管理特點，積極制定并實施風險防御措施。即根據醫院電子檔案類型與管理要求建立起一整套的風險規避制度，將人為控制與技術控制相結合，降低風險發生的可能性;構建風險轉移機制，例如針對重要的醫療衛生檔案購買保險等，控制檔案管理風險帶來的損失;加強風險預警機制的構建，針對電子檔案管理中可能出現的風險類型加以識別、判斷，并利用系統平臺加強對高風險管理問題的預警，從而提高風險防范能力，降低風險造成的損失，保證電子檔案管理安全。

（三）加強監督管理，落實電子檔案管理規范。醫院應積極建立內部監督機制，設置獨立的監督環節，定期對電子檔案管理情況進行檢查與監督，及時發現檔案管理中存在的問題，并針對電子檔案易丟失、易篡改、難保存等特點，加強對電子檔案管理工作的規范，預防檔案信息安全事故，強化內部監管責任。此外，醫院還應積極配合外部監督，根據政府相關部門的全面檢查、專項檢查、隨機抽查等及時發現檔案管理中存在的問題，并采取必要措施，及時進行糾正，明確落實電子檔案管理規范，強化內部管理監督效果，提高電子檔案管理效率。

（四）注重人才培養，構建專業化檔案管理團隊。醫院在電子檔案工作中，應著重強調人員的重要性。首先從領導層出發，提高對電子檔案管理工作的重視，引導檔案管理人員轉變態度，上下一心，形成全員管理氛圍;加強對檔案管理人員的培訓教育，引導其更好地掌握專業的技能和知識，適應信息化檔案管理要求;完善薪酬激勵機制的建設，根據醫院內部發展需要，推動大數據建設，并以此作為檔案信息化管理的依據，提高檔案管理水平;加強專業檔案管理團隊建設，調整檔案管理人員結構，提高復合型人才比重，提高檔案管理的專業化發展水平。

（五）加強基礎建設，增加電子檔案管理投入。基于電子檔案對計算機設備的依賴性，醫院在電子檔案管理工作中，應加強基礎設置投入，從環境上改善電子檔案管理。例如電子檔案的管理對于計算機設備和專業化軟件的要求較高，醫院在內部控制建設中，應制定相應的硬件設備采購計劃，同時結合醫院發展需要選擇專業化的檔案管理軟件;最先進的設備儀器和軟件系統，加強網絡防御工程的建設，形成能夠有效應對惡意侵害的網絡手段，建立防火墻系統，鞏固安全防御體系，形成完善的電子檔案管理平臺，提高檔案管理水平。

四、結語

綜上所述，在醫院檔案管理工作中，電子檔案的發展優勢是顯而易見的，而結合醫院內部控制建設需要，推進醫院檔案工作的信息化轉型，則能夠充分體現電子檔案的應用價值。當然，醫院檔案管理工作在轉型中的問題也比較突出，醫院把握信息化發展趨勢，深入分析在制度建設、資源投入、人才培養、網絡結構建設等方面存在的問題，針對性做出調整與優化，進而推進醫院檔案管理工作轉型，提高信息化檔案管理水平。

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