社區矯正人員檔案管理工作科學化水平提升對策

石海英

【摘要】社區矯正人員檔案管理屬于社區矯正工作的關鍵一環，檔案真實客觀反映了社區服刑人員的基本資料和接受矯正的具體情況。準確完善的社區矯正人員檔案不僅客觀記錄了社區服刑人員的學習、考核、教育等方面的記錄材料與文件，還能夠為司法行政人員帶來充分的工作依據，是社區服刑人員接受矯正的重要依據。本文結合筆者實際研究，探討了社區矯正人員檔案管理工作科學化水平提升策略。

【關鍵詞】社區矯正人員;檔案管理;對策

社區矯正人員檔案屬于社區矯正工作的真實反映，怎樣更加高效地開展好社區矯正人員檔案管理工作，對于社區矯正工作的有序推進至關重要。在實際工作中，必須要嚴格遵循檔案管理工作涉及的相關規定，真正認識到社區矯正人員檔案管理的重要意義，推進檔案管理制度的構建與完善，借助于現代信息技術實現社區矯正人員檔案管理效率不斷提升。

一、社區矯正人員檔案的特征分析

（一）形成動態性。所謂動態性，是社區矯正人員檔案自身產生與形成時表現出的動態化特點，一般來說，反映在社區矯正人員檔案的具體類型和實際內容兩個層面。社區矯正人員檔案正式立卷之后，矯正對象持續接受思想教育與各種行為改造活動，其自身思想和行為也處于轉變之中，產生的文字材料日益增多，基層司法所管理人員每周都會對社區矯正人員實施考核，其行為、思想等情況會形成相應的檔案材料。所以在實際工作中，應當開展好對新檔案材料的收集工作，確保社區矯正人員檔案的完善。

（二）格式規范性。《社區矯正執法文書格式》是組織推進社區矯正工作，進行社區矯正人員檔案收集整理過程中必須要嚴格遵循的格式規范，也是確保社區矯正工作能夠科學有效開展的重要保障。《社區矯正執法文書格式》基于司法機關社區矯正執法工作的實際需求，充分考慮社區矯正人員的具體情況，定義了20種社區矯正文書的類型，清楚規定文書內容必須要力求簡潔，格式規范統一，不但要準確反映問題與事實，還要求在后期利用時具有較大的便攜性。如此一來，將這些文書材料轉化為社區矯正人員檔案后，才可以實現統一規范管理。

（三）內容保密性。社區矯正人員檔案中非常完整和規范地記錄了矯正人員的基本信息、犯罪事實、社會關系等，其中常常會包含很多隱私信息，應避免出現泄露的情況，所以必須委派專人予以保管，同時社區矯正人員檔案保存地點需要和辦公區域隔離，建立完善檔案查閱和借閱制度，未經允許禁止私自查閱或使用，防止社區矯正人員隱私泄露。在實際使用過程中，也應當注意控制好使用范圍，如果使用時無意擴大了檔案信息范圍，必然會對社區矯正人員的個人隱私帶來損害。另外，對于檔案管理工作人員來說，禁止將檔案轉借他人，若檔案主體為未成年人，因為其思想尚不成熟，在社區矯正時必須要依靠引導和教育為主，實施有針對性的矯正措施，從而更好地保護其身份，其矯正檔案也需要專門的人員負責管理。

（四）管理專業性。社區矯正人員檔案是隨著社區矯正工作開展而逐漸形成的，可以說是對社區矯正工作進行記錄的數據與信息，通常擁有相對固定的文件名與形成規律，按照統一的格式規范予以收集整理，從這幾方面即能夠了解到社區矯正人員檔案管理的專業性特征。在實踐管理的過程中，檔案管理工作人員必須要充分意識到社區矯正人員檔案管理的專業性，根據實際工作需要制定相應的管理機制和管理流程，這也是科學高效開展社區矯正人員檔案管理工作的重要前提。

二、檔案管理工作科學化水平的提升對策

（一）加強檔案管理基礎保障。一方面，應當積極開展好檔案管理專業人才隊伍的建設工作。社區矯正人員檔案管理和普通的人事檔案、會計檔案管理工作存在一定的差異，其承擔著更多的法律責任，自身所表現出的政策性與動態性更為突出，因此對檔案管理人員的專業性提出了更高的要求。應當委派專門人員負責，真正確保檔案管理人員思想認識到位、明確自身職責，定期組織開展業務培訓和考核活動，應當進一步發揮出地方社區矯正機構的培訓職能，結合實際情況對檔案管理工作人員實施培訓，進而打造出一支專業水平與業務能力較強的檔案管理人員隊伍，從而更好地適應現代社區矯正人員檔案管理的實際需要;另一方面，必須要強化資金保證，進一步提高資金投入，確保社區矯正人員檔案管理工作能夠擁有更加齊全完善的軟硬件條件和各種現代化信息化技術裝備，創設良好的工作環境，這是檔案管理工作高效開展的重要前提。

（二）建立完善檔案管理制度。首先，應當堅持依法治檔的思想認識，堅持以規章制度為起點，強化社區矯正人員檔案管理制度的研究，在合理借鑒國外社區矯正人員檔案管理制度的基礎上，結合地方具體情況，不斷探索設計出符合實際的檔案管理制度，確保社區矯正人員檔案管理活動能夠嚴格按照制度規范來執行。其次，應當加快推進社區矯正人員檔案統一化、規范化管理機制的構建，要結合執行檔案、工作檔案以及處罰類檔案等各個類型的檔案差異，結合市、縣司法局、鄉鎮司法所對社區矯正人員管理工作的實際權限，結合各個類型的服刑人員在各個階段的刑罰執行要求，建立完善有針對性的管理機制，確保各級機構在開展社區矯正人員檔案管理過程中明確自身職責。

（三）加強檔案管理規范化建設。盡快構建社區矯正人員檔案規范化管理體系，對于形成的檔案文件材料要第一時間整理收集，保證信息內容的準確性，同時需要把過去的紙質檔案材料進行掃描后存儲于計算機之內，合理劃分其類型，實現分類管理，針對不同類型的檔案實現規范管理，讓各類檔案之間可以相互聯系，使用者能夠更加快速準確找到自己所需的文件。另外，還需要開展好對社區矯正人員檔案材料的原始真實性鑒別工作，社區矯正人員利用電話、互聯網等渠道所作的匯報、報告等形成的音視頻電子信息數據也應當第一時間進行采集并確保其妥善保管，針對社區矯正人員手機GPS定位監控的數據信息也應當及時歸檔，這些工作都需要一個更加規范化的管理體系，確保相關檔案材料不遺漏、不丟失，提升社區矯正人員檔案的準確性與完善性，為開展好社區矯正工作提供充足的保障。

（四）積極應用現代信息技術。進一步推進社區矯正人員檔案管理信息化建設，盡快打造一個電子檔案管理平臺，讓其成為有效的執法監管系統，依靠信息技術的優勢來促進檔案管理工作效率的提升。信息技術的推廣與應用，讓我們能夠把過去社區矯正人員的紙質檔案信息錄入電子管理系統之內，為社區矯正人員分別創設檔案文件庫并做好備份，避免電子數據的丟失或損壞。同時，還需要重視保密工作，避免社區矯正人員檔案資料泄露。需要認識到的一點是，在錄入檔案信息數據前，需要對矯正人員的基本信息再三確認，防止出現錯漏，定期予以更新核實，避免后期查找利用過程中受到影響。最后應當根據社區矯正工作的開展情況第一時間對電子檔案庫予以更新，從而確保檔案管理活動的及時性與準確性。

三、結語

總而言之，矯正人員檔案屬于社區矯正工作開展過程的重要記錄，其本質屬于司法文件的一種，承擔著一定的法律效用，同時也影響到社區矯正服刑人員的合法權益，影響到司法公正以及法律的權威。所以必須要站在更高的層面來開展好社區矯正人員檔案管理工作，采取科學有效的對策，確保社區矯正人員檔案管理工作朝著更加科學化、規范化和高效化的方向發展。

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