基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究

馮瑩

【摘要】傳統的文書檔案管理方式難以達到社會發展的實際需求，為了讓文書檔案管理工作能夠更加適應現代化社會的發展需求，需要加強文書檔案管理方式的創新，以結合現代信息化技術，不斷優化創新管理模式，充分利用信息化背景的優勢，以加強文書檔案管理，提高管理的效果。

【關鍵詞】信息化;文書檔案;問題;策略

在信息化的時代背景下，為了有效帶動社會經濟的發展，需要全面加強數據的收集、存儲、處理、分析工作，從而為企事業單位的發展提供有效參考。在文書檔案管理過程中，借助信息化的技術以充分利用信息技術的優勢，提升文書檔案管理的安全性、有效性和科學性。在實際的應用過程中，以結合企事業單位的日常業務，不斷優化創新文書檔案管理的格局和形式，同時結合企事業單位發展趨勢以加強管理模式的創新和發展，從而讓企事業單位能夠實現現代化的管理，盡可能節約其文書檔案管理成本，提高工作效率。

一、文書檔案管理中存在的問題

隨著社會經濟體制的不斷轉換，在企事業單位發展過程中忽略了文書檔案管理工作，沒有充分意識到加強文書檔案管理工作對于企事業單位所帶來的間接經濟效益。有很多企事業單位在實際的管理中缺乏對文書檔案管理的資金投入和人力投入，缺乏自上而下的管理體系。由于缺乏科學合理的管理體系，從而使得文書檔案管理工作與企業的實際發展狀況相背離，相應的部門難以充分結合起來，而分散的文書檔案管理難以達到實際的應用需求。再加上缺乏專業的檔案管理人員，在文書檔案管理過程中，現有的人員難以結合時代發展，以全面加強文書檔案管理的創新發展，現有人員的管理知識、管理思維和業務素養都有待進一步提高。另外一個最主要的問題則是在現階段的企事業單位文書檔案管理工作開展過程中，整體呈現信息化程度低的現象，還缺乏科學合理的統一規劃標準。在大部分企事業單位發展過程中，仍舊沿用傳統的文書檔案管理模式，缺乏文書檔案信息化管理方面的資金投入，人才匱乏，技術欠缺，使得企事業單位的文書檔案管理工作難以落到實處。

二、文書檔案信息化管理的價值

在文書檔案管理工作開展過程中，借助信息化的管理方式以進一步規范文書檔案管理的流程，在加強資料收集、信息處理、數據保存、科學存檔等一系列操作的同時，將相應的信息進行有效的轉化和銜接，從而加強各部門之間的聯系，使得相應的部門和平臺能夠實現數據共享，全面提高企事業單位的工作效率，以實現全方位綜合性的文書檔案管理。通過信息化的文書檔案管理，以全面提高文書檔案管理的效能，降低文書檔案管理難度的同時，以更加有效的、全覆蓋的管理，全面提高文書檔案管理的質量和效率，從而提升文書檔案本身的價值。借助信息技術以加強文書檔案管理工作，從而加強訪問人員、訪問人數、訪問網絡的控制，通過密鑰來保護文書檔案的安全性，有效避免信息泄露的現象發生。通過信息化的管理，以充分發揮文書檔案的價值，使得文書檔案的查閱可以實現信息化的檢索，提高信息查詢的效率。

三、加強文書檔案信息化管理的措施

（一）強化認識，創新理念。在信息化的時代背景下，為了全面加強文書檔案管理的創新工作，則需要結合信息化技術，充分認識到信息化管理的優勢，從而結合企事業單位的實際發展，科學合理地應用信息化的手段，不斷優化創新文書檔案，從而將信息化技術應用到文書檔案管理中，全面提高文書檔案的價值。在文書檔案管理工作開展的過程中，則要求相應的管理者能夠積極學習，結合時代發展，不斷優化更新自身的知識體系，同時能夠結合企事業單位的實際發展需求，不斷創新文化檔案管理的理念和工作模式。提高文書檔案管理的站位，將其與企事業單位的實際發展緊密結合在一起，借助先進的指導思想，全面加強文書檔案管理工作。

（二）完善體系，加強實踐。為了保障信息化技術在文書檔案管理中的應用效果，在企事業單位文書檔案信息化建設中，還需要結合事業單位的實際發展狀況，以結合實際情況完善相應的管理體系，并制定文書檔案信息化管理的相關標準和要求，從而充分借助數字化檔案管理的優勢，建立科學有效的文書檔案管理體系，全面加強文書檔案資料控制工作。這就要求相應的管理者在實際的工作過程中，結合企事業單位的實際發展狀況以及各項經濟活動，構建完善的文書檔案管理體系。在體系建設的過程中，要保障文書檔案管理的真實性、有效性和完整性。結合文書檔案管理的載體，制定相應的標準和檔案要求。在實際的工作過程中，還需要結合企事業單位文書檔案管理的目的，加強實踐，明確加強文書檔案管理的根本目的和意義，從而加大成本投入，全面提高文書檔案管理的質量。

（三）引進人才，強化隊伍。高素質的文書檔案管理隊伍是企業文書檔案管理實現信息化的基本保障。因而在企事業單位文書檔案信息化建設的過程中，還需要全面加強對管理人員的培訓工作，通過有效的培訓，讓相應的管理人員能夠積極學習，充分了解信息技術的優勢，從而在管理過程中借助信息技術不斷完善文書檔案管理的相關工作，提高其工作效率，加強文書檔案的信息處理和匯總。在培訓的過程中，還需要全面增強檔案管理人員的創新意識和信息管理思維，通過有效的引導和針對性的訓練，讓相應的管理人員能夠掌握基本的文書檔案管理辦法，學會應用信息技術來操作，旨在提高文書檔案管理人員的綜合素養，從而讓企事業單位的文書檔案管理工作能夠實現信息化、規范化和標準化。

（四）打造平臺，強化管理。健全的文書檔案管理制度是實現文書檔案管理現代化的基礎。因而在現階段的企事業單位文書檔案信息化建設過程中，需要加強管理制度的制定，使得文書檔案管理工作能夠更加科學合理地進行。在制度建設的過程中，要科學合理地分配責任，完善相應的領導體制和監督體系，從而提高文書檔案管理的實效性。打造信息化的文書檔案管理平臺，通過多元化的管理方式，使得企事業單位的文書檔案管理工作能夠更加適應信息時代的發展。因而在文書檔案信息化平臺建設的過程中，首先要建立相應的文書檔案加工系統，在做好基本的信息收集工作時，以借助精密的文書檔案存管系統加強文書檔案管理工作，為了保障文書檔案能夠及時調取，隨時查閱，在信息化平臺建設的過程中還需要增加系統的查閱和處理功能，以此減輕文書檔案管理人員的工作壓力。在實際的應用過程當中，還需要保證文書檔案管理人員掌握基本的資料分類整理能力，以強化文書檔案的管理工作。

四、結語

總之，在文書檔案管理工作開展的過程中，借助信息化技術能夠有效提高其管理的效果，以充分利用現代化資源，加強制度建設，使得企事業單位的文書檔案管理工作能夠更加高效穩定。這就需要企事業單位能夠加強人員培訓，加強制度建設，以結合信息時代不斷優化文書檔案管理的方式方法，從而帶動企業發展。

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