事業(yè)單位檔案管理信息化建設研究

王茜茹 田欣

【摘要】將事業(yè)單位的檔案管理工作與信息建設工作系統(tǒng)有機地融合起來意義重大。本文結合這一話題展開相關的探討：首先明確了事業(yè)單位做好檔案管理信息化建設的價值所在，其次詳細明確了現(xiàn)階段廣大事業(yè)單位在強化檔案管理工作過程中存在的不足之處。具體改善意見肯定是在深刻剖析存在問題的基礎上展開的。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設;問題;水平

檔案管理是保存企業(yè)原有文件的重要手段，當然對于廣大事業(yè)單位來講也是如此。事業(yè)單位在開展檔案管理工作的時候應該一改傳統(tǒng)管理手段，強調新型管理模式的應用。而新型管理模式必須強調信息技術的應用，先進的信息手段以及技術實現(xiàn)無紙化信息資源朝著信息化的方向轉變，數(shù)據(jù)庫一旦建立肯定涉及全體層面的，同時目錄數(shù)據(jù)庫也是為了相關工作高效展開而設置的。事業(yè)單位的檔案管理工作應該結合實際情況選擇工作模式，不能過分依賴于信息化技術手段。應該與傳統(tǒng)管理手段有機結合起來，保障整體的管理效率才是根本目的。

一、目標研究工作與信息化管理工作融合的意義

對于檔案相關材料展開專業(yè)化的管理，應該關注與信息管理工作之間的默契配合。事業(yè)單位在整個社會大環(huán)境中扮演著重要角色，所發(fā)揮的作用也是其他組織無法替代的。為此，事業(yè)單位方方面面的工作都應該高效展開，只有這樣，每一項公共事業(yè)工作才得以有條不紊地開展下去，當然檔案管理工作肯定包含在內。事業(yè)單位檔案管理努力朝著信息化管理的方向前進，與社會事業(yè)的和諧穩(wěn)定發(fā)展需求相符合，同時也符合廣大人民群眾日益增長的物質文化需求。事業(yè)單位的檔案管理工作記錄著社會的進步和發(fā)展，當然也承載著歷史的實施，是保障整個社會大環(huán)境和諧穩(wěn)定發(fā)展的關鍵。強化目標研究工作的信息化建設符合檔案管理工作本身的發(fā)展要求。要知道這個社會本身的發(fā)展速度飛快，我國的社會主義市場經(jīng)濟又迎來了快速發(fā)展的好時機，所以在這個發(fā)展的過程中，檔案管理工作展開凸顯了目標意義，事業(yè)單位的各項工作都應該在穩(wěn)定的狀態(tài)下有條不紊地開展，那么如何保持穩(wěn)定則是重點思考的問題，檔案管理是保障穩(wěn)定的關鍵條件之一。原始材料必須得以良好保存，各類相關材料也應該得到高效利用，而這一切工作的實現(xiàn)都需要借助檔案管理工作來實現(xiàn)，信息化時代的到來，推動事業(yè)單位工作的提升，事業(yè)單位應該格外關注檔案管理工作，關注信息化建設水平。自身的工作效率全方位展開，傳統(tǒng)的管理將很多時間浪費在這方面，而實現(xiàn)信息化建設則節(jié)省了很多時間。

二、目標建設工作展開面臨的兩大任務

（一）實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設和完善。目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設工作相當重要，在建設過程中還應該進一步強調全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設，這是保障管理水準穩(wěn)步提升的法寶。當務之急是強化檔案數(shù)據(jù)庫建設，計算機檢索系統(tǒng)軟件得到有效應用。建設初期加速實現(xiàn)事業(yè)單位現(xiàn)代檔案管理、入庫等等;另外，應用頻率高的檔案資源信息化進程有必要進一步推進。

（二）電子文件的存檔工作有很多技巧可言。借助電子化管理實現(xiàn)電子文件的存檔，有很多工作技巧需要廣泛關注。在信息時代，事業(yè)單位享受到電子辦公系統(tǒng)帶來的好處，對應的檔案管理信息化也越來越深入。各類電子文件的數(shù)量很多，當然在管理過程中應該保障文檔的全面性，否則就失去了管理的價值。電子檔案的安全性得以強化，實現(xiàn)電子檔案的全方位保護。

三、目標研究工作展開環(huán)節(jié)困難重重

（一）信息建設工作沒有及時有效地更新。檔案管理信息化建設平臺的更新速度必須跟上發(fā)展的需要。當前來看，很多事業(yè)單位在建設自身的檔案管理系統(tǒng)時雖然表面上看著積極，但是實際工作重視程度不足，很多設置更新不到位，部分職員的資料沒有得到及時的更新，導致與其相關的很多工作受到不同程度的干擾。

（二）信息化建設平臺的利用效率需要在現(xiàn)有的基礎上提升。整體利用效率不高失去了平臺建設的價值。很多事業(yè)單位展開檔案管理信息化建設的目的就是提升效率，節(jié)省開支，但是就當前建設現(xiàn)狀來看，明顯存在利用率不到位的情況，而這恰好是事業(yè)單位檔案管理信息化平臺建設過程中的瓶頸。

（三）相關管理者的綜合業(yè)務水準不到位。事業(yè)單位強化檔案管理信息化建設離不開相關工作人員的積極配合與支持。當前很多事業(yè)單位開展自身檔案管理信息化建設的過程中缺乏專業(yè)化建設，人員素質明顯與發(fā)展需要不匹配。

四、目標研究工作的展開路徑

（一）強化軟硬件的建設力度。首先做好軟硬件的建設力度。這樣事業(yè)單位檔案管理信息化建設才能夠有條不紊地推進，硬件要求逐步提升，與之對應的配套設施也應該愈發(fā)完善。基礎設施完善，檔案系統(tǒng)的維護等等都離不開資金支持，所以資金投入也應該到位，廣大事業(yè)單位將檔案信息化建設納入自身的發(fā)展計劃中，完善對應的管理對策，此外其他部門也應該對應檔案信息化建設充分關注和支持，這樣檔案管理信息化建設工作才得以高效展開。

（二）促進檔案管理標準以及規(guī)范的完善。檔案管理標準以及相關規(guī)范應該在現(xiàn)有的基礎上進一步完善，保障后續(xù)的管理工作水平得以提升，廣大事業(yè)單位結合自身實際制定完善的規(guī)范標準。首先，應該有明確的檔案管理標準，針對檔案相關的信息展開規(guī)范完整的管理，及時更新檔案資料，保障相關信息檢索的精準性。其次，明確目標的基礎上完善管理制度，借鑒其他單位在檔案管理方面的經(jīng)驗，完善自身的檔案管理數(shù)據(jù)庫。

（三）對應培訓工作的強化展開，為后續(xù)管理工作鋪平道路。廣大事業(yè)單位愈發(fā)關注信息化檔案管理工作的開展情況，而任何一個細節(jié)工作在展開的時候都需要人為配合。為此一定要關注檔案管理人員的培訓工作。提升他們的責任意識，增強工作積極性。一方面事業(yè)單位引進信息技術專業(yè)的人才以及檔案管理專業(yè)人才，并且有一套完整的管理方案，資源檔案管理隊伍結構進一步優(yōu)化，發(fā)揮引入人才的帶動優(yōu)勢，例如專家講座，集體培訓等等都是行之有效的方法，總之，促進檔案管理隊伍的結構不斷優(yōu)化、人員的綜合素質不斷提升是關鍵。

（四）檔案信息化安全管理水平提升。事業(yè)單位在開展檔案管理信息化建設的時候必須要保障檔案信息資料的安全性，這就需要加強檔案信息化管理的安全管理水平，應該從以下幾點緊抓：首先，防止人為操作失誤，防治網(wǎng)絡病毒，設備故障等原因帶來的隱患。其次，做好保密工作，制定對應的防護對策，全面加強檔案信息安全管理，將信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定程度提升。此外，事業(yè)單位還應該強化工作人員的安全意識，做好相關的宣傳工作，減少人為因素引發(fā)的安全故障。

五、結語

從以上分析不難看出，事業(yè)單位開展檔案管理工作是必需的，而在這樣的時代背景下，強調信息化建設也是必須的。但是兩大主體在融合方面存在不小的問題，導致信息化水平?jīng)]有高效利用到事業(yè)單位檔案管理中，這些問題都是亟待解決的，事業(yè)單位應該給予廣泛關注，強化分析，真正實現(xiàn)檔案管理信息化建設的高效性。

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