事業(yè)單位人事檔案信息化管理

李雯

【摘要】就當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的實(shí)際展開情況看，仍然存在一定問(wèn)題，且在具體工作方式上仍然有待加強(qiáng)。基于此，本文針對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案信息化管理的重要意義進(jìn)行分析總結(jié)，同時(shí)對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀與優(yōu)化策略進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理;重要意義;發(fā)展現(xiàn)狀

信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用對(duì)提升人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、合理化、信息化、智能化等發(fā)揮了重要作用，是促使人事檔案管理工作更加貼合當(dāng)前時(shí)代技術(shù)發(fā)展步伐、促使人事檔案管理工作全面改革創(chuàng)新的一項(xiàng)重要措施。本文將針對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案信息化管理的重要意義進(jìn)行分析總結(jié)，同時(shí)對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀與優(yōu)化策略進(jìn)行探討闡述。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的重要意義

（一）優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率。事業(yè)單位在人事檔案信息化管理工作的實(shí)施過(guò)程中，能夠借助信息化技術(shù)對(duì)以往傳統(tǒng)的人事檔案紙筆記錄模式進(jìn)行有效更改，借助信息化技術(shù)完成人事檔案信息的記錄、轉(zhuǎn)移、保存、使用、規(guī)劃、查閱等一系列工作，相較于以往單純的手工工作模式，其在工作效率上的進(jìn)步非常明顯。

（二）促進(jìn)事業(yè)單位人事制度不斷深入改革。當(dāng)前事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中面臨著人員流動(dòng)頻繁的問(wèn)題，而人事檔案信息化管理工作的開展能夠有效促進(jìn)事業(yè)單位人事制度不斷深入改革，能有效解決以往人事單位在人員招聘時(shí)人檔不分、檔隨人走的被動(dòng)局面，在人員招聘的過(guò)程中，能通過(guò)信息化技術(shù)面向更加寬廣的范圍、更加有針對(duì)性地挑選人才，通過(guò)人才信息平臺(tái)對(duì)人員的基本信息有較為全面的了解，對(duì)人事制度的改革效果優(yōu)化具有積極作用。

（三）提升事業(yè)單位人事檔案信息的安全程度。以往事業(yè)單位在人事檔案管理工作中面臨著檔案保存的天然性風(fēng)險(xiǎn)，例如火災(zāi)、損毀等，對(duì)人事檔案信息的安全性造成不利影響。而事業(yè)單位在人事檔案信息化管理工作的開展過(guò)程中，只需要在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上對(duì)相關(guān)人事檔案信息進(jìn)行有效保存，即可免受上述信息丟失的煩惱，且能夠由不同人員在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)同時(shí)開始查閱信息，對(duì)提升人事檔案信息的有效利用程度、提升人事檔案信息的安全程度均有積極作用。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）信息化技術(shù)的應(yīng)用仍然不夠深入全面。雖然當(dāng)前我國(guó)范圍內(nèi)絕大部分事業(yè)單位已經(jīng)初步開展了人事檔案信息化管理，在人事檔案管理工作的優(yōu)化與改革中也取得了良好成效。然而結(jié)合當(dāng)前我國(guó)范圍內(nèi)事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的實(shí)際效果來(lái)看，部分事業(yè)單位在人事檔案信息化管理工作的開展過(guò)程中由于多種原因，其對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用深度仍然有待加強(qiáng)，部分事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的人工管理模式，部分事業(yè)單位雖然配備了人事檔案信息化管理平臺(tái)，卻只是為了應(yīng)付上級(jí)部門的要求而沒(méi)有切實(shí)展開信息化管理模式，部分事業(yè)單位在人事檔案信息化管理工作中，其管理軟件的功能不夠完善，均對(duì)人事檔案信息化管理工作的效率與質(zhì)量造成不利影響。

（二）人事檔案管理工作的重要性有待提升。人事檔案信息化管理雖然對(duì)提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量發(fā)揮了重要作用，然而受限于其工作的基礎(chǔ)性與普遍性，部分事業(yè)單位在人事檔案信息化管理工作的開展中仍然存在著對(duì)人事檔案管理工作不夠重視的現(xiàn)象，部分管理人員在人事檔案信息化管理工作的開展中存在著認(rèn)識(shí)簡(jiǎn)單的問(wèn)題，認(rèn)為人事檔案信息化管理工作只需要做好人事檔案信息歸納、確保人事檔案信息不丟失即可，忽略了人事檔案信息管理對(duì)單位人力資源優(yōu)化的重要意義，忽略了人事檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的基礎(chǔ)作用，對(duì)人事檔案信息化管理工作職能的充分發(fā)揮造成不利影響。

（三）人事檔案信息化管理人員能力的問(wèn)題。人事檔案信息化管理工作的開展對(duì)管理人員本身的能力素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，然而結(jié)合當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的實(shí)際開展情況來(lái)看，由于管理人員個(gè)人能力素質(zhì)不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致人事檔案信息化管理工作效果不突出的現(xiàn)象比比皆是。雖然《檔案法》《檔案管理違法違紀(jì)處分規(guī)定》等相關(guān)制度對(duì)人事檔案管理人員的工作內(nèi)容和工作標(biāo)準(zhǔn)提出了明確要求，但是管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中經(jīng)常會(huì)忽略上述規(guī)定，導(dǎo)致各項(xiàng)管理制度無(wú)法得到徹底的貫徹落實(shí)，對(duì)人事檔案信息化管理工作職能的進(jìn)一步提升造成阻礙。

三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的優(yōu)化策略

（一）提升事業(yè)單位人事檔案信息化管理人員的綜合能力。事業(yè)單位在人事檔案信息化管理工作的開展過(guò)程中，應(yīng)不斷強(qiáng)化管理人員的各項(xiàng)綜合能力，包括管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)、信息安全意識(shí)、職能發(fā)揮意識(shí)、責(zé)任權(quán)利意識(shí)，以及管理人員的檔案管理專業(yè)能力、部門配合交流能力等綜合素質(zhì)，以此確保人事檔案信息化管理工作的效率與效果能得到最大程度的提升，確保人事檔案信息化管理工作能夠更加充分地發(fā)揮其職能效用。具體來(lái)講，事業(yè)單位可以通過(guò)組織培訓(xùn)、法規(guī)學(xué)習(xí)、以老帶新等諸多措施來(lái)提升管理人員的各項(xiàng)意識(shí)與綜合能力。

（二）強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的職能發(fā)揮。事業(yè)單位在人事檔案信息化管理工作的開展過(guò)程中，應(yīng)明確人事檔案信息化管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)地位和重要作用，將人事檔案信息化管理工作與人力資源工作等形成緊密連接，應(yīng)用人事檔案信息化管理技術(shù)完成人才招聘、人力配置、資源優(yōu)化等一系列工作內(nèi)容，同時(shí)依照人事檔案信息化管理工作的職能發(fā)揮了解員工的成長(zhǎng)需求，促使人事檔案信息化管理工作能夠更加全面發(fā)揮其各項(xiàng)功能，確保事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展能夠在人事檔案信息化管理工作的保障下再創(chuàng)新高。同時(shí)事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化人事檔案信息化管理工作的法規(guī)建設(shè)，確保各項(xiàng)法規(guī)制度落實(shí)到位，避免人事檔案信息化管理工作出現(xiàn)失誤。

（三）探索事業(yè)單位人事檔案信息化管理模式的改革創(chuàng)新。在確保人事檔案信息化管理工作各項(xiàng)職能得到有效發(fā)揮、確保人事檔案信息真實(shí)保密的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)勇于創(chuàng)新，積極探索人事檔案信息化管理模式的創(chuàng)新，借助信息化技術(shù)建立人才跟蹤系統(tǒng)、人才交流系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等多項(xiàng)內(nèi)容，在拓展人事檔案信息化管理工作職能的基礎(chǔ)上更加有效地促使人事檔案信息化管理工作效果得到更加全面的提升，將最恰當(dāng)?shù)娜藛T放到最合適的崗位上，確保人事檔案信息化管理工作能夠始終以動(dòng)態(tài)化、現(xiàn)代化、持續(xù)化的態(tài)勢(shì)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位在人事檔案信息化管理工作中必須要提升管理人員的綜合能力、強(qiáng)化人事檔案管理工作的職能發(fā)揮、探索人事檔案信息化管理模式的改革創(chuàng)新，以此取得人事檔案管理工作新的進(jìn)步、新的成就。

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