干部檔案信息管理系統建設探索

趙小芬

【摘要】我國目前的干部檔案標準非常模糊，沒有統一的標準，因此我國干部檔案管理工作一直不太完善。本文以公共管理和信息管理的相關理論為指導，指出干部檔案信息化管理模式構建的地位和意義，分析模式構建的機理、流程和效用。

【關鍵詞】干部檔案;信息管理;系統建設

對于干部檔案管理工作來說，主要負責對于干部人事相關資源的整合，并且在干部培養選拔考察等一系列工作當中發揮一定的作用。由于目前的社會普遍走向信息化，因此我們希望干部檔案管理工作融入一定的信息化手段，從而對干部檔案工作進行一定的升級和改變。我們可以對干部檔案工作進行分析和了解，對干部工作存在的不足和缺點進行改善和提高。當我們將先進的科學技術和我們干部檔案管理工作進行充分結合時，充分利用檔案資源有重要意義，超越了時間與空間的距離，推進干部檔案信息化的發展。

一、研究意義

對研究干部檔案信息管理系統建設相關工作來說，主要意義在于對我們目前的檔案配置進行一定的提升和優化，并且把現如今的資源進行共享，從組織人事相關工作來說，可以提高我們工作的效率，并且使我們的檔案管理工作具有更高的科學性和技術性，對干部檔案信息管理系統的優化條件來說具有重要意義。由于目前干部檔案信息管理工作處于起步階段，許多工作沒有系統性，對于相關的管理工作來說，存在一定的困難。因此對于加強干部檔案信息化管理模式的研究，對于提升相關工作的科學化水平具有非常重要的意義。

二、干部檔案信息化管理模式構建面臨的問題

（一）基礎設施配備嚴重落后。在干部檔案管理運行工作當中，若想提升工作效率，辦公用的空間應該寬敞。但是目前干部原始檔案存放空間非常有限，并且相關檔案的庫房面積沒有達標，由于空間的限制，大部分地區沒有獨立的管理機房，相關的設備普遍也比較老舊，大多數干部檔案的管理工作沒有實現信息化。對于有的地區來說，沒有為相關的工作人員提供專門的辦公室及操作間，對于獨立的電子閱檔更是極少數，這樣一來，在硬件投入方面我們沒有充足的保證。雖然大部分地區提供了計算機等基礎的辦公設施，但是比較高性能的服務器以及專用器材仍然沒有得到具體落實，并且對于機器的升級服務更是不及時，這樣一來，會影響干部檔案管理工作的效率。

（二）信息資源建設進程緩慢。由于干部檔案工作的特殊性以及自身的敏感性，我們對于系統的整體構建必須具有保密性，我們需要做好相關工作的保密工作，但是由于我們在日常工作當中沒有注重分級建設，對于許多檔案的分類管理，我們會遇到一定的困難，因此我們需要完成對于工作涉密網絡的升級和改造。并且對于干部檔案的數字化升級過程具有一定的復雜性，我們需要通過儀器對于相關的電子設備或原始檔案進行逐條掃描和存檔，這樣一來，我們就會有信息化的數字檔案，會連同一些干部的基本信息錄入信息管理系統，這樣一來，就會減少人力和物力的投入。但是許多地區沒有完成檔案材料的數字化建設，嚴重地影響了干部檔案管理工作的效率。

（三）管理制度尚未健全。雖然社會已經普遍使用了信息化技術，但是對于干部檔案工作來說，即使數字化技術手段已經具有一定的水平，但是我們相關工作還沒有建立非常明確的法律法規，干部檔案工作缺少相關政策的保護和支撐。由于數字檔案文件具有一定的特殊性，如果制度沒有統一的標準，對于信息的編寫以及輸出就會出現隨機性，在后期的維護管理工作當中，就會產生一定的麻煩，因此我們需要制定統一的標準來約束和要求我們的日常工作。由于數字檔案依靠于計算機技術，應用計算機技術不會對我們的原始檔案產生一定影響，因此許多工作人員忽略了信息的保密性，這也是目前干部檔案工作當中所存在的主要問題之一。

三、干部檔案信息化管理模式構建對策

（一）完善干部檔案信息化管理基礎資源建設。為了提高干部檔案管理工作的效率，一定要保證工作中基礎設施的硬件要求，可以通過構造一定的內部局域網來形成信息共享的網絡體系。這樣一來，可以保證每個人的信息資源互通有無，并且在局域網內，可以保證信息傳遞當中信息的保密性;也可以建立一個功能比較完善，風險可以控制的網絡平臺，從而在這個網絡平臺上進行信息的共享。另外，我們需要一個信息化的，并且具有一定現代化建設的辦公設施，通過提升硬件設施來滿足人們的工作需要。需要定期升級和更新計算機電子設備以及相關的網絡服務設備，這樣才能保證工作運行的穩定性。還可以應用系統建設，并且通過一些技術比較先進的軟件來對信息進行分析和統計，可以通過一些先進的軟件來對干部檔案材料進行統一的整合和技術分析。

（二）構建統一的信息化標準體系。為了規范干部檔案信息化建設工作，應該建立一個科學性、統一性且具有一定法律效力的標準體系。在建立這個體系之前，需要充分了解各個組織以及各個部門的工作特點，并且為此提供一定的標準體系建設。這個標準體系的建設范圍應該包括工作當中所使用的計算機掃描儀和等相關電子設備，標準體系建設不僅僅要包括相關基礎建設的標準，還應該包括對于數據庫構建的標準，數據庫構建標準應該細分為許多小的模塊，分門別類對信息進行一定的標準建設。構建統一的標準體系是為了方便改善，因為許多員工在工作中可能出現重復建設的現象。

（三）采用數字信息采集技術。隨著社會經濟的不斷發展，數字信息采集技術已經深入我們生活的方方面面，我們在提升和改善干部檔案工作的同時，應該將數字采集技術應用到其中。應用此類技術，可以對檔案數字進行一定的統計備份，并且可以對數字資源進行一定的導入統計。另外，可以開展對工作人員進行身份識別的工作，也可以通過數字信息技術來加強對于信息的保密性，并且方便了干部檔案管理工作當中的數據信息共享。將先進的科學技術和干部檔案管理工作建設相連接，實現檔案工作的現代化以及數字化，從根本上提升了檔案管理工作的操作性和效率性，是對干部檔案管理工作的升級。

四、結語

綜上所述，我們對于干部檔案管理信息化建設工作要有一定的規范，為了順利推進相關工作，應該對于干部人事的選用制定嚴格的標準。要認識到傳統干部人事檔案管理工作當中的不足，盡快加強干部人事檔案管理工作的信息化建設，從而提高工作的效率，讓干部人事檔案真正發揮自己的作用，為社會主義現代化建設服務。

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