高校“專升本”檔案轉遞規范探討

陳洪誠

【摘要】高校“專升本”檔案是“專升本”招生的重要憑證。隨著“專升本”招生政策的深入實施，“專升本”檔案的重要性愈加凸顯。本文對“專升本”檔案重要性和轉遞過程中存在的問題進行分析，針對建章立制、把好出口質量關、把好轉遞安全關、把好入口質量關和加強溝通協調提出些許建議，以規范“專升本”檔案轉遞工作。

【關鍵詞】學生檔案;轉遞;規范

“專升本”是指本科院校從高職高專院校選拔招收優秀高職高專畢業生進入本科專業繼續學習的政策。在“專升本”招生過程中形成的檔案材料稱為“專升本”檔案，包括以下材料：“專升本”學生高職高專階段的檔案材料、“專升本”學生系列推薦材料（高職高專階段課程成績材料、學生總成績排名材料、英語計算機等級證書、獲獎證書、高職高專畢業證等），以及本科院校審批意見材料、錄取通知書等。

一、“專升本”檔案的重要性

（一）是審查“專升本”資格的重要憑證。本科院校在“專升本”招生過程中，需要按照條件對每一個學生紙質推薦材料逐一審查。這些紙質材料成為本科院校辨別真偽、決定學生“升本”資格的唯一依據。審查結束后，紙質推薦材料歸入“專升本”學生個人檔案管理。

（二）是資助認定的重要參考。近年來，一些本科院校把教育扶貧納入“專升本”招生，在落實資助政策、評定資助等次時，除了對學生申請材料進行認真審查外，還要參考其高職高專階段貧困證明類材料，包括家庭基本材料、貧困識別材料、申請貧困資助材料、審批材料。

（三）是認定課程免修的重要依據。“專升本”學生進入本科院校學習后，必須了解每學期所開設的課程名稱和內容，對已經學過的相同相近課程或內容，可以申請免修。“專升本”學生申請免修時，需要從個人檔案中復制課程成績材料提供給教務管理人員。經學校審批免修的材料，要歸入學生個人檔案保存。

（四）為本科院校因材施教提供參考。“專升本”學生檔案可判斷學生發展方向，看是否有潛力可挖，為制定因材施教、建立培養方向、選拔學生黨員和干部提供依據。如院系黨支部調閱“專升本”檔案，掌握學生思想政治表現，制定發展學生黨員計劃;專業教師根據學生成績材料，制定教學計劃。

二、“專升本”檔案轉遞失范問題

（一）收集不齊全。“專升本”檔案散存于教務、學工、黨團組織、院系等單位。學生檔案意識薄弱，沒有及時收集保存，容易出現部分有價值材料丟失的現象。收集人員對學生檔案材料形成規律不甚了解，往往收集不全，導致部分“專升本”檔案材料缺乏系統完整性，影響到本科階段建檔。

（二）整理欠專業。整理人員缺少檔案基本常識，缺少來自學校檔案館（室）專業人員的業務指導。對材料沒有很好鑒別、分類、排列、編頁，缺少袋內和袋外材料目錄。檔案裝袋隨意性大，沒有統一使用檔案專用袋，各種不規范問題不一而足。雖屬極少數現象，卻有失檔案的嚴肅性。

（三）轉遞時間不統一。7月份，各高職高專院校陸續收到本科院校錄取通知后，就應著手“專升本”檔案收集整理和轉遞工作。實際工作中發現，部分高職高專院校并沒有完全按照統一時間轉遞：有的學校8月轉遞，有的學校9月學生入學后轉遞，有的學校學生入學一年后經提醒才轉遞。給接收人員增加了工作量。

（四）轉遞前缺少對接。據對近萬份“專升本”檔案統計發現，從轉遞部門看，教務部門轉遞占41.38%，院系轉遞占21.66%，學工部門轉遞占20.24%，其他轉遞占16.72%。從接收部門看，教務部門接收占40.21%，院系轉接收占29.12%，學工部門接收占25.20%，學校機要部門接收占5.47%。兩校沒有對接好，容易導致檔案在轉遞過程中丟失的問題發生。

（五）轉遞渠道不規范。隨著諸多快遞企業的產生，很多高職高專院校把“專升本”檔案交由這些企業來轉遞。有個別高職高專院校檔案安全意識差，為圖省事，將檔案交由學生入學時順便帶來，這種情況容易導致檔案被私拆、涂改或偽造等問題發生。

三、“專升本”檔案轉遞規范對策

（一）建章立制。鄧小平同志曾指出，制度問題更帶有根本性、全局性、穩定性和長期性。“專升本”檔案轉遞過程涉及多個單位、人員、環節，程序繁雜，內容瑣碎，占用大量人力，具有時間集中、工作量大、時限性強等特點，為確保“專升本”檔案完整、真實、安全，應該制定相應制度。一是建立“專升本”檔案收集、整理、轉遞方面的制度，提升學生檔案整理的完整性、系統性和規范性，促進轉遞工作及時、準確、安全。二是建立獎懲機制，把“專升本”檔案工作納入績效，使“專升本”檔案由軟指標變成硬任務。對表現好的單位個人進行表彰，與職務晉升、評優評先掛鉤，發揮激勵政策的杠桿作用。對工作不力、出現問題的單位個人，通報批評和經濟懲罰。

（二）把好出口質量關。“專升本”檔案的整理是一項業務性較強的工作，需要負責此項工作人員具有檔案專業知識。各高職高專院校應該吸收檔案部門人員參與，發揮指導作用。“專升本”檔案整理人員要了解、熟悉學生檔案形成單位和過程，在檔案專業人員協助下，把學生材料收集齊全，按照檔案整理要求，對每一份材料的價值進行鑒別，對學生提供的材料進行真偽甄別，分類，編頁編目，并裝入正規的檔案袋。裝袋前，認真檢查，防止漏裝、裝錯問題發生，保持材料的真實性、完整性、系統性和排列有序。裝袋后，粘貼詳細的材料目錄，并在密封口處加蓋院校印章。“專升本”檔案材料整理是一項繁瑣工作。相關人員要本著對學生負責的態度，從源頭把好質量關，避免各種問題出現。

（三）把好轉遞安全關。“專升本”檔案關乎每一個“專升本”學生的切身利益。高職高專院校要貫徹以人民為中心的工作理念，確保每一份“專升本”檔案轉遞安全。因此，高職高專院校在轉遞前，要對檔案進行嚴格檢查，確保檔案的準確性和完整性。要主動與本科院校對接，掌握接收人員的詳細信息。為安全起見，“專升本”檔案轉遞應該參照干部人事檔案轉遞制度執行，通過機要途徑轉遞，不能貪圖方便交由快遞企業或者允許學生自帶，特殊情況下可由院校專人專送。也可由接收單位專人專取。取檔人必須出具介紹信、調檔函、身份證等有效證明。轉遞通知單和回執要填寫清楚，確保檔案安全送達。保持通信暢通，適時掌握轉遞動態。

（四）把好入口質量關。本科院校要指定專人負責“專升本”檔案的接收工作。接收檔案后，要做好記錄，按照隨附的通知單進行檔案目錄和檔案材料的檢查，填寫回執單。如果發現通知單上的材料數目和類目與實際檔案資料不符，要將情況進行反映并將檔案退回高職高專院校。“專升本”檔案是學生“升本”的唯一憑證，關系“專升本”招生政策的公平公正。要成立檔案審查工作小組，檢查高職高專院校提供的“專升本”檔案材料是否完整，防止重要材料的缺失;辨別這些材料的真偽，確保材料的可靠性。嚴格按照“升本”條件，對學生“升本”資格材料進行審查，防范不符合條件的學生“渾水摸魚”。

（五）加強溝通協調。“專升本”檔案轉遞考量著兩所學校之間的協調能力。兩校應該從全局視角充分認識做好“專升本”檔案工作的重要意義，自覺把“專升本”檔案納入學校檔案整體工作，加強協調，及時研究解決“專升本”檔案出現的問題。創新是引領檔案工作的靈魂和主線。近年來，一些院校貫徹創新理念，主動探索創新“專升本”檔案管理舉措，形成一些好的經驗做法。因此，有必要建立交流機制，共同探討新形勢下加強和改進“專升本”檔案轉遞工作的新舉措。

“專升本”檔案作為學生檔案的新領域，需要從檔案工作“三個體系建設”高度，加強理論探討和實踐探索，深化對其規律的認識，為“專升本”政策的深入實施提供可靠支撐。

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