民辦高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)對策

梁儀娣

【摘要】傳統(tǒng)的檔案館或檔案室紙質(zhì)檔案查詢已不能滿足人們當前生活和社會發(fā)展的需求，于是檔案領(lǐng)域也開始探索新方法。本文以民辦高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)問題及對策為主題，以惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案數(shù)字化建設(shè)為例，探索檔案數(shù)字化建設(shè)模式。

【關(guān)鍵詞】民辦高職院校;檔案數(shù)字化;惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院

隨著社會的發(fā)展，檔案利用與日俱增，當今網(wǎng)絡(luò)多媒體時代，數(shù)字信息改變著人們的認識方式和生活方式，獲取信息的渠道已不再局限于紙質(zhì)材料，檔案館或檔案室傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢已不能滿足人們當前生活的需求和社會發(fā)展的需要。本文以惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案數(shù)字化建設(shè)為例，探索檔案數(shù)字化建設(shè)模式，通過檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，錄入、加工和采集數(shù)字信息，形成電子檔案，實現(xiàn)檔案全文檢閱的查詢模式，使檔案更好地服務于學校行政管理、教育教學、科研開發(fā)，服務于師生員工學習生活，服務于社會經(jīng)濟發(fā)展。

惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案室儲存著大量紙質(zhì)檔案、照片檔案和電子檔案，主要是紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案保存最詳細、最精確。字跡材料主要是通過印章、墨汁、機制紙激光或碳粉等打印出來的。由于儲存環(huán)境變化，或者是利用過程中磨損等因素，已造成部分紙質(zhì)檔案出現(xiàn)不同程度的破損。針對目前檔案存在的普遍問題，該校檔案員開始探索將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，既保護了原始紙質(zhì)檔案，又使檔案有限資源得以長久利用，提高工作效率。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的普遍問題

（一）對檔案數(shù)字化建設(shè)認識不強。目前，我國檔案主要由紙質(zhì)檔案、實物檔案、照片檔案、膠片檔案、錄像檔案、電子檔案等幾種形式組成。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存最詳細、最精確，把這些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，通過網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)傳輸，提供智能化信息檢索，實現(xiàn)全文檢閱，其過程是艱辛的，而民辦高職院校想實現(xiàn)檔案數(shù)字化，其過程更為艱辛。主要由以下因素造成：1.部分領(lǐng)導對檔案數(shù)字化認識不夠。由于領(lǐng)導對檔案數(shù)字化認識不夠，沒有嚴格遵照國家的相關(guān)法規(guī)，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理;個別庫房因建設(shè)不合理、儲存環(huán)境不達標、儲存設(shè)備不完善、人員配備不足、工作設(shè)備落后等原因，造成檔案數(shù)字化建設(shè)進展緩慢。2.部分檔案工作人員對檔案數(shù)字化認識不足。部分民辦高職院校的檔案工作人員文化素質(zhì)較低，知識面較窄，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，對檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性認識不足，對檔案保護知識也欠缺，嚴重制約了檔案數(shù)字化建設(shè)工作的發(fā)展。

（二）檔案保護經(jīng)費投入不足。民辦高職院校的經(jīng)費主要來源于投資方，很多民辦高職院校很難按照國家法規(guī)對檔案保護經(jīng)費進行規(guī)劃，由于檔案保護經(jīng)費投入不足，造成檔案庫房建設(shè)不達標，檔案儲存設(shè)備不完善，檔案工作人員培訓力度不足，從而阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)進程。

（三）缺乏數(shù)字檔案宣傳力度。目前，大部分高職院校檔案查詢是到檔案館或檔案室現(xiàn)場查詢，個別民辦高院校院檔案館或檔案室已把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，但對檔案數(shù)字化宣傳力度不夠，影響了數(shù)字檔案的利用，也影響檔案數(shù)字化建設(shè)的積極性。

（四）缺乏針對性數(shù)字檔案保護措施。目前，我國檔案保護工作主要按照傳統(tǒng)的保護方法，以“八防”（防光、防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防有害氣體）對檔案進行保護，但部分民辦高職院校檔案庫房沒有做到“八防”，而且保護方法不科學，尤其是缺乏針對性數(shù)字檔案保護措施。個別民辦高職院校檔案庫房設(shè)置不科學，沒有根據(jù)數(shù)字檔案的介質(zhì)不同，采用合理的科學保護方法，從而使檔案在數(shù)字化建設(shè)中受到不同程度的損傷。

二、民辦高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

新時代背景下，應做好民辦高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)，探索檔案數(shù)字化建設(shè)新途徑，保護檔案有限資源。本文以惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案數(shù)字化建設(shè)為例，探索一套適合民辦高職院校檔案數(shù)字化管理模式，讓檔案更好地服務于學校行政管理、服務于教育教學、服務于科研開發(fā)、服務于師生員工學習與生活，服務于社會發(fā)展。筆者以多年檔案管理工作經(jīng)驗，歸納出以下幾點做法：

（一）增強檔案數(shù)字化建設(shè)重要性的意識。1.增強領(lǐng)導對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視力度。單位領(lǐng)導要增強檔案數(shù)字化建設(shè)的重視力度，把檔案工作納入本單位工作規(guī)劃，改善檔案工作環(huán)境及檔案儲存環(huán)境，保障硬件、軟件設(shè)施的投入，使其認識到檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案工作的重要組成部分，檔案數(shù)字化能提高工作效率。以評促進，以惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案室為例，該校檔案室于2016年11月被評為廣東省高等學校檔案工作水平“省一級單位”。評估專家對該校檔案室進行評定，肯定了該校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔規(guī)范，紙質(zhì)檔案保管科學合理，但檔案數(shù)字化建設(shè)力度不夠。隨著學校的不斷發(fā)展，檔案利用激增，其工作量很大。學校領(lǐng)導聽取專家組分析意見，對檔案數(shù)字化建設(shè)有了全新的認識，增強了檔案數(shù)字化工作的重視力度，決定把檔案數(shù)字化建設(shè)工作納入本單位的工作規(guī)劃，促進檔案數(shù)字化建設(shè)進程。2.增強檔案工作人員的培訓力度。單位應加強對檔案人員的培訓力度，使其認識到檔案數(shù)字化是檔案工作中的重要組成部分，要勇于接受新觀念和先進的管理設(shè)備及科學技術(shù)，增強檔案數(shù)字化意識，不斷探索檔案數(shù)字化建設(shè)的新方法，提高工作效率，使數(shù)字檔案更好地為社會服務。以惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院為例，該校檔案員積極參加上級部門組織的業(yè)務培訓。同時，定期對校內(nèi)各職能部門的兼職檔案員開展業(yè)務培訓，使檔案業(yè)務培訓工作成為常態(tài)化工作。

（二）加強檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費投入。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《高等學校檔案管理辦法》，各單位應將檔案管理工作納入本單位工作規(guī)劃，并嚴格按照國家相關(guān)法規(guī)對檔案保護經(jīng)費進行投入核算，使檔案保護經(jīng)費投入到位。建立合理科學的檔案庫房，使檔案在庫房達標、設(shè)備完善、環(huán)境合適的條件下儲存，延長其壽命，使檔案有限資源更好地為社會服務。以惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院為例，該校在決定做好檔案數(shù)字化建設(shè)時，把檔案數(shù)字化建設(shè)工作納入學校整體工作規(guī)劃。學校檔案工作人員把檔案數(shù)字化建設(shè)統(tǒng)籌經(jīng)費材料提交該校黨政聯(lián)席會議審核。大量庫存紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，工作量大，需要配足人力，合理分配加班時間。硬件、軟件設(shè)備設(shè)施得以完善，需要購置內(nèi)存充足的電腦、快速掃描儀、網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)、檔案管理專門服務器等設(shè)備。經(jīng)費得以保障，檔案數(shù)字化建設(shè)開展順利。

（三）健全檔案管理制度。各單位檔案館、檔案室必須結(jié)合本單位工作實際，健全檔案管理制度。例如：惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案室對檔案管理制度進修訂，目前，已健全了《惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案庫房管理制度》《惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案人員工作職責》《惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案查借閱制度》《惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案保密制度》《惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案工作規(guī)范》《惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院實體檔案分類方案》《惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院信息安全制度》，尤其是電子檔案的加工、采集、上傳、儲存、查閱等環(huán)節(jié)嚴格按照《信息安全制度》進行處理。

（四）做好檔案信息安全保護工作。檔案館、檔案室進行檔案數(shù)字化建設(shè)，必須嚴格執(zhí)行《信息安全制度》。以惠州經(jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院檔案室為例，該校檔案管理系統(tǒng)（網(wǎng)絡(luò)版）必須聯(lián)接專門管理檔案服務器。服務器由檔案管理員和網(wǎng)絡(luò)管理員共同監(jiān)控，所有電子檔案設(shè)有權(quán)限。檔案庫房樓道裝有監(jiān)控系統(tǒng)，保證檔案信息安全。對于查閱電子檔案，必須經(jīng)過檔案管理員嚴格審批，如果需查詢重要資料，必須由主管檔案領(lǐng)導審批。同時，做好檔案信息安全工作，還要做好電子檔案異地備份，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，以確保檔案信息安全。

（五）數(shù)字檔案儲存環(huán)境。檔案庫房環(huán)境對檔案安全保護極其重要，關(guān)系到檔案的壽命與存亡。根據(jù)《廣東省機關(guān)檔案綜合管理升級考核標準》要求，檔案保管場所必須做到整潔、防塵、防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防霉、防蟲等，已超出傳統(tǒng)的“八防”要求。檔案庫房建設(shè)要科學合理。根據(jù)檔案介質(zhì)不同，對檔案進行分類存放。檔案介質(zhì)不同，儲存設(shè)備要求也不同，對儲存環(huán)境不一樣。例如：紙質(zhì)檔案必須使用國家檔案局標準的無酸專用紙檔案盒存放，儲存在標準的檔案專用柜或密集架;照片檔案要用具有防護膜的照片檔案冊存放，并儲存在溫濕度合適的檔案柜或防磁柜;而電子檔案應由光盤、磁盤、移動硬盤等設(shè)備儲存，存放在遠離磁場，干凈的防磁電子文件柜。因此，檔案管理員應根據(jù)檔案類別、介質(zhì)不同，對檔案進行分開儲存，做好檔案保護的日常工作。在傳統(tǒng)檔案保護方法的基礎(chǔ)上，探索數(shù)字檔案保護新途徑，采取針對性保護措施。

（六）探索檔案數(shù)字化建設(shè)新途徑。筆者認為做好檔案數(shù)字化工作，需要檔案工作人員不斷探索，勇于創(chuàng)新、開發(fā)檔案資源，因地制宜地采取有效措施進行數(shù)字化建設(shè)，提高檔案利用價值，使檔案有限資源更好地為人類和社會服務?；葜萁?jīng)濟職業(yè)技術(shù)學院除遵照上面做法以外，為了做好保密措施，整個檔案數(shù)字化建設(shè)過程均由檔案員完成，既做好保密工作，又節(jié)省成本。畢竟民辦高職院校經(jīng)費比較緊張。該校結(jié)合實際，采取有效措施進行數(shù)字化建設(shè)。下面是該校檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點新做法：首先，檔案員對歷年檔案查閱情況進行分析，根據(jù)檔案利用率和檔案重要性，選擇性地逐步進行數(shù)字化處理，即對利用率高和重要的檔案，先進行數(shù)字化處理，再對利用率相對低的檔案，逐步進行數(shù)字化處理，扎實高效有步驟地推進檔案數(shù)字化建設(shè)。其次，設(shè)備設(shè)施做到一步到位，把庫存紙質(zhì)檔案分解、掃描、加工、采集，形成電子版，上傳到檔案管理系統(tǒng)（網(wǎng)絡(luò)版），實現(xiàn)全文檢閱，再進行權(quán)限處理。每一卷紙質(zhì)檔案采集完成后，重新裝訂，重入庫房，均由本單位檔案員完成。雖然工作量大，但起到保密作用。最后，做到匯編與檔案共存。根據(jù)檔案的重要性和利用情況，提取檔案精華，采集相關(guān)信息進行研究，開發(fā)檔案信息資源，進行匯編，以便查詢利用。因此，電子檔案與匯編共存，能大大提高工作效率，利用方便，更好地服務于學校行政管理、教育教學、科研開發(fā)，服務于師生學習與生活，服務于社會發(fā)展。

三、結(jié)束語

民辦高職院校想做好檔案數(shù)字化工作，需要領(lǐng)導支持，檔案員要不斷探索與創(chuàng)新，結(jié)合本校檔案實際，采取有效措施，進行檔案數(shù)字化建設(shè)，提高工作效率，使檔案資源更好地服務于學校行政管理、教育教學、科研開發(fā)，服務于師生員工學習與生活，服務于社會發(fā)展。

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