淺談如何在施工企業開展檔案工作

施成蔭

【摘要】隨著國家經濟的迅速發展，越來越多的施工企業意識到檔案管理已成為企業管理體系中的重要組成部分。本文從施工企業檔案工作現存問題出發，對如何開展檔案工作提出一些對策。

【關鍵詞】企業;檔案管理;對策

一、概論

隨著經濟的迅速發展，各類國家大型工程項目紛紛上馬，越來越多的施工企業正積極參與全球經濟一體化的進程，意識到檔案管理已經成為現代企業管理體系中非常重要的組成部分。是對企業生產經營活動的原始記錄進行保存和管理，在企業日常工作的開展和基礎建設等方面有著非常重要的指導作用：能夠幫助施工企業對多市場進行動態分析，獲取更多的市場情報和信息，及時調整和改變今后的發展區域，促進和推動企業的發展進程。目前各大施工企業為有效提高企業工作效率，企業檔案信息化成為了檔案發展的必然趨勢。但在施工企業實際開展檔案管理過程中，仍然存在一些問題，因此在企業內開展檔案管理工作仍面臨著諸多機遇和挑戰。

二、施工企業檔案管理的現狀和存在的問題

（一）關注度不夠，導致工作被邊緣化。施工企業之間為了提升自身的優勢，會將主要的精力放在生產和經營等方面，從而忽視檔案管理對于企業發展的重要性。一些檔案意識較好的施工企業想在社會上招聘好的檔案人員較難：從事這項工作的人員本身較少，在待遇不提高的情況下，一般不太愿意離開原工作單位。有些企業設置了檔案管理崗位但待遇偏低，發展空間受局限，不受重視，不能讓檔案人員穩定下來，人員流失嚴重。有些檔案意識薄弱的施工企業甚至沒有設置專職檔案人員，直接讓辦公室的其他人員兼職代管，直接導致檔案工作邊緣化。

（二）工程面廣，人員流動性大。施工企業點多面廣，人員流動大，施工工期長等工程項目中的問題逐漸顯露，在一定程度上增加了檔案管理的工作量和工作難度。企業出于經濟利益和受工期條款約束等原因，迫使施工企業只注重對項目的建設，對檔案的收集和整理工作不能協調開展，拖延、滯后現象嚴重，工程項目完工后，人員調去另一個新項目工作許久，檔案依舊長時間擱置不能收集歸檔，造成了企業對信息資源的管理受到很大的制約，難以總結改進現有技術，也無法科學評估與提高現有施工技術能力和管理能力。

（三）檔案意識不強，造成檔案缺失。1.在施工企業，有部分員工出于對自身便利程度來考慮，并決定檔案的存放，認為自己產生的檔案留在手里使用起來更方便，想避免歸檔。這樣做的后果更多體現為人員調動導致的人走檔案散的現象。另有一些員工認為在檔案歸檔前的整理工作繁復且吃力不討好，不愿意在部門內開展這項工作，并通過撤離到新的項目工作崗位的方式來逃避檔案歸檔工作，也導致很大一部分檔案在產生過程中就已經散失。2.有些施工企業的領導認為檔案管理只是倉庫保管，檔案室的成立只是為了存放資料，在招聘時對人員本身并不要求具備檔案專業知識，在之后的工作中，這些檔案人員不能很好地開展檔案歸檔整理，造成檔案內容存在缺失、錯誤的情況;有些企業則是安排辦公室的其他人員來管理檔案，由于身兼數職，使得這些人員很難將更多的時間和精力投入到檔案管理工作中，長此以往，很多尚未被歸檔的資料逐漸發生了缺少、失真等現象，難以在工程項目管理中起憑證與依據的作用。

（四）硬性條件欠缺。隨著信息技術的發展和壯大，企業檔案管理模式也逐漸向信息化時代靠攏。一部分人員從事檔案工作多年，紙質檔案管理的知識和技能扎實，但是對于數字化和電子檔案管理業務不熟練，缺乏對檔案信息化的管理能力，同時存在畏難心理，不愿意接受、學習新技能，造成很多施工企業的檔案管理還停留在手工操作階段，遠遠應對不了新的工作需要。有的施工企業檔案意識是有的，臨時抽調了一批非專業人員來操作檔案系統，他們沒有系統學習過檔案管理理念，僅僅會操作電腦就肩負起企業檔案工作，大刀闊斧整理后產生的后果與損失難以估計，導致檔案工作管理缺失。

（五）信息資源的整合與安全。企業檔案信息是企業把握發展機遇，提高核心競爭力的重要無形資產，企業內部的檔案實體與信息安全已經顯得尤為重要。目前很多施工企業的檔案分散在基層，如何打破信息孤島，是對檔案工作者提出的新要求。此外，為了解決遠程檔案借閱問題，如何充分利用現代化的檔案管理手段方便快捷地為利用者提供服務，是檔案工作者們需要考慮的問題。同時由于檔案信息資源通過網絡借閱使得檔案借閱后的信息擴散具有不可控性，檔案人員的安全意識如不提升，檔案將面臨信息泄露等風險。

三、施工企業檔案管理工作開展的對策

施工企業想在競爭激烈的市場環境中保持自身優勢，可以充分利用檔案資源為企業的進一步發展提供相應的決策依據。為此，施工企業在開展檔案工作時應該優先考慮以下幾個方面。

（一）爭取支持是最重要的環節。在企業中得到領導的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作更是如此。領導對檔案工作的認知程度決定著檔案工作的發展。許多領導意識上知道檔案的重要性，但是缺乏對檔案實際工作內容的了解途徑，這時就需要檔案人員在領導布置具體工作后，發揮自身專業特長，在適時向領導反饋工作進展時將涉及的檔案相關法律法規內容融入匯報材料，遇到一些需要協調的問題時把有關的文件、材料作為參考一并交給領導，讓領導知道檔案工作的重要性和工作難度是十分有必要的，通過這種潛移默化讓領導切實感受到檔案帶來的工作便利，對提高檔案工作的關注度有很好的促進作用。爭取領導更多的重視，為檔案工作營造良好的外部環境，歸檔工作在開展過程中會更順利。

（二）建立健全企業規章制度。檔案的缺失從一定層面上來說，是因為企業制度不健全造成的，沒有制度的約束，在現今項目分散的情況下，單純依靠檔案人員上門收集很難滿足檔案完整性要求，最終導致其失去了應有的利用價值。檔案人員應結合施工企業實際情況，制訂出一套適應本身需求的完整、健全的檔案管理規章制度，對工作進行指導和規范，確保檔案管理工作開展有法可依，有章可循，改變“不想交，不愿交，不全交”現象。文件擬定過程中，多征求檔案產生各部門、各項目的實際需求并在完成文件初稿后下發征集意見，使文件更具可操作性。在正式文件下發后，定期對歸檔情況進行監督檢查，確保各項工作貫徹落實到位。考慮到施工企業項目一般投資規模較大，施工周期長的特點，可以在項目建設初期就依據企業制定的規范性文件，指明專人對檔案資料進行負責，并明確其在工作中的責任與相關人員的互相分工。當發生人員變動時，檔案部門要積極監督雙方做好交接管理工作，避免由于人員調動帶來的資料缺失情況。

（三）加強自身學習與深入開展業務指導。1.企業檔案人員自身水平的高低直接對企業檔案工作質量造成影響。首先，需要加強檔案管理人員的思想教育培訓，讓檔案管理人員意識到檔案工作的重要性，將“認真負責，耐心細致”的職業態度融入工作中。其次，需要檔案管理人員熟練掌握檔案工作的各個環節操作流程等專業知識，不斷提高業務素質。為適應企業對檔案信息化建設和企業發展的需要，檔案人員不僅需要懂得如何收集檔案，而且是操作各種現代化設備的復合型人才。有條件的企業可組織檔案人員多參與社會團體的各類繼續教育和講座，掌握檔案工作的最新動態和工作方向，也可安排檔案人員去檔案管理優秀的企業學習交流，改善工作方法，提高檔案管理的工作效率，在今后的檔案管理工作中學以致用。2.提高企業全員的檔案意識是做好檔案工作的重要組成部分。檔案收集工作有很大一部分來源于各業務部門及項目部累積下來的資料。加強檔案資料的收集歸檔指導工作在信息高度發達的今天，已不再受到空間和時間層面的限制。為了日常工作順利開展，方便與業務部門和項目部溝通、交流為前提，檔案部門可在企業內部建立檔案信息網絡。積極保持與這些專兼職檔案人員的互動可以及時發現工作中存在的問題，方便需要時直接與檔案部門聯系開展實時交流工作。同時，檔案工作人員要從檔案室走出來，到基層去開展送教上門式的業務指導，幫助基層解決操作上的問題。在指導的過程中，為業務部門理清思路，制訂出需在工作中完成的要點并加以固化，形成標準，切實做到應收盡收，應歸盡歸，確保檔案資料齊全完整，歸檔的質量就能進一步提高。

（四）緊跟信息工作步伐，做好檔案信息安全、共享。檔案管理信息化不僅以操作便捷為目標，更加注重對檔案信息的深入挖掘，利用企業內部建立起的局域網，通過信息化技術能更加科學、系統地開發利用其以往的檔案資源。把過去單一管理檔案的檔案室擴展為“企業檔案信息中心”，形成一個信息聯合體，將檔案資源從企業各個部門各自為營的局面中走出來，構建完整的信息共享系統，實現資源互補，提升檔案的利用率。企業應積極引入信息技術，堅持與時俱進，借助網絡技術建立檔案管理系統，充分實現電子化，減少人為主觀因素造成的失誤，讓檔案管理實現質的飛躍。技術的加入提高了檔案管理人員的工作效率和工作手段，讓管理變得更為快捷和方便。在信息技術不斷進步的背景下，檔案資料的保密工作在建立健全檔案信息安全存儲之初已成為企業檔案管理中急需做好的部分。存儲的重要信息盡可能掛接在內網上，為了保證企業檔案管理系統的使用安全，需要在計算機網絡中使用必要的殺毒軟件，并對信息數據庫進行定時的備份和維護，加大用戶訪問的安全驗證，以此來保證信息化企業檔案管理的安全。

（五）提高利用率，挖掘檔案的使用價值。1.檔案資源說到底是其所具有的使用價值，當使用價值被凸顯出來時，才會將它推向一個新的高度。檔案管理人員不能繼續停留在管好現有檔案的基礎上，改變重藏輕用，提高利用率，讓檔案的價值達到最大化是檔案工作者們的工作目標。2.有效吸引檔案潛在利用者進而提高利用率，需要檔案管理人員樹立宣傳意識和服務意識。筆者認為檔案人員可以每年的普法工作及國際檔案日的主題活動為契機，組織形式多樣、內容實用的活動來宣傳企業檔案工作。同時要善于應用各種途徑，由傳統的走進檔案室變為檔案室主動提供信息，利用企業的各種渠道展示檔案成果，不定時發布對企業發展有價值、員工密切關注的參考信息，使檔案工作從單一的信息收存者轉變為企業信息資源的提供者。在接待借閱的過程中，為檔案利用者提供熱情、周到的服務，堅持一切為用戶的原則，千方百計滿足利用者的需求。有了服務意識，緩和歸檔業務部門的抵觸情緒，放心將檔案移交到檔案室。

四、結語

檔案是企業全體員工集體智慧的結晶，是勞動成果的集中展現，不僅凝聚了昨天的經驗與教訓，也是走向明天成功的扶手。在信息化高速發展的今天，如果說企業的建立如同高樓拔地而起，那檔案工作則是高樓最堅實的基礎。隨著檔案管理觀念的更新，檔案逐漸控制著企業發展命脈，企業檔案管理人員也應與時俱進，將檔案工作做扎實，成為國有企業的無形財富。為企業決策提供科學依據，更好地為企業發展服務。

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