PDCA循環(huán)法應(yīng)用于醫(yī)院辦公室管理中的價值評價

劉敏娜

【摘要】醫(yī)院行政管理部門協(xié)調(diào)著醫(yī)院各個部門工作的順利開展，醫(yī)院辦公室是其中重要的組成部分，目前醫(yī)院辦公室管理存在較多問題，急需改進(jìn)。科學(xué)有效的管理辦法會使醫(yī)院辦公室在多項(xiàng)行政工作的開展中事半功倍。PDCA循環(huán)法對辦公室工作的開展有促進(jìn)與優(yōu)化的作用，本文研究PDCA循環(huán)法應(yīng)用于醫(yī)院辦公室管理中的具體價值。

【關(guān)鍵詞】PDCA循環(huán)法;辦公室管理;價值

PDCA循環(huán)法具體內(nèi)容包括Plan、Do、Check、Act，即計劃、執(zhí)行、審查、處置四部曲，是由美國相關(guān)領(lǐng)域的研究學(xué)者戴明在PDS循環(huán)基礎(chǔ)上去粗取精加工而來的。在辦公過程中將檢查結(jié)果進(jìn)行仔細(xì)總結(jié)，對于存在的問題，將其列入下一個PDCA循環(huán)中，并將成功的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，鞏固經(jīng)驗(yàn)，給予肯定的態(tài)度，將成功經(jīng)驗(yàn)在行政工作中進(jìn)行推廣，并將其進(jìn)行更加標(biāo)準(zhǔn)的表述。Plan、Do、Check、Act并非一個循環(huán)就結(jié)束，而是經(jīng)過數(shù)次循環(huán)不斷往復(fù)運(yùn)作的過程，不斷進(jìn)行探索與摸索，尋找出問題，探尋新的改善方法，未被解決的問題放入下一PDCA循環(huán)，直至解決為止。如此不斷發(fā)現(xiàn)新問題，不斷解決提升工作品質(zhì)。PDCA循環(huán)不失為一種行之有效的管理辦法，值得深入探討分析。

一、醫(yī)院辦公室工作的特征

醫(yī)院內(nèi)的行政工作繁多冗雜，需要多個部門協(xié)調(diào)合作共同完成。為了適應(yīng)醫(yī)療行業(yè)當(dāng)前的發(fā)展速度與狀態(tài)，緊跟醫(yī)改步調(diào)，醫(yī)院各個行政部門需要做好科學(xué)的管理，使工作有條不紊開展，及時汲取國外的先進(jìn)管理辦法和優(yōu)秀管理理念，對其中適合我國當(dāng)代醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的精華進(jìn)行吸取、加工、發(fā)揚(yáng)。在引入先進(jìn)工作管理方法與經(jīng)驗(yàn)的過程中，醫(yī)院辦公室發(fā)揮著舉足輕重的作用。在引入先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的過程中，首先由醫(yī)院辦公室對醫(yī)院當(dāng)前發(fā)展過程存在的弊端加以提出，對醫(yī)院未來的發(fā)展策略、需要的管理方法類別加以確認(rèn)、制定。在當(dāng)今醫(yī)療行業(yè)存在嚴(yán)峻的發(fā)展現(xiàn)狀、醫(yī)療行業(yè)存在日益增強(qiáng)的競爭力的前提下，醫(yī)院高層應(yīng)該對發(fā)展趨勢進(jìn)行科學(xué)的預(yù)設(shè)，組織專業(yè)的工作人員進(jìn)行深入的調(diào)查與研究，積極適應(yīng)現(xiàn)狀。但目前存在的問題是醫(yī)院高層多是由臨床一線工作者經(jīng)過層層遴選而來，他們有夯實(shí)的專業(yè)技術(shù)，但缺乏有效的管理策略。在這種情況下，為醫(yī)院高層解憂獻(xiàn)計的醫(yī)院辦公室，就需要對工作方法加以調(diào)整，摒棄簡單的辦文、辦會的辦公模式，改為加強(qiáng)收集新的形勢信息，密切關(guān)注醫(yī)療改革的趨勢，緊盯醫(yī)療行業(yè)的工作情況，為管理經(jīng)驗(yàn)缺乏的醫(yī)院高層提供中肯、富有價值的最新信息，并對高層作出的策略進(jìn)行積極反饋。

二、PDCA循環(huán)法在醫(yī)院辦公室管理中的具體應(yīng)用

（一）Plan階段。Plan即需要對管理的目標(biāo)、具體管理方法進(jìn)行規(guī)劃。首先由醫(yī)院辦公室工作者成立一個辦公室管理提升小組，提升小組的負(fù)責(zé)人為辦公室主任，而每一位辦公室的工作者都是其重要的組成部分。在不影響正常辦公室工作的前提下，將辦公室下一階段要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)分為近期、中期、遠(yuǎn)期三部完成。將為實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)需要做的工作加以具體化，分配到每一個小組成員手中，對每一階段的負(fù)責(zé)人與主要參與者進(jìn)行明確，確保工作得以順利的開展。就近期工作為例，需要做的就是將收文、發(fā)文的處理率升至95%以上，這就要求小組成員對收文進(jìn)行及時的處理并在第一時間將其上傳給醫(yī)院高層，然后根據(jù)高層指示將結(jié)果下傳給相關(guān)的部門，收、發(fā)文不得在辦公室內(nèi)停留三天以上仍未被處理。同理，印章管理差錯率降至1%以下，對于需要用醫(yī)院印章的文件、事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記。與此同時，確保宣傳見刊率，提升危機(jī)事件處理能力。

（二）Do階段。執(zhí)行階段要求辦公室管理提升小組認(rèn)真執(zhí)行已定規(guī)劃，每一階段的進(jìn)程由該階段的負(fù)責(zé)人向小組負(fù)責(zé)人匯報。主要執(zhí)行的內(nèi)容為對收、發(fā)文管理、會議管理、宣傳管理與印章管理。收、發(fā)文管理是指對接收、下達(dá)發(fā)送文件過程進(jìn)行規(guī)整，對于存在的遺漏、錯發(fā)問題及時指出，并針對特定的問題提出特定的修改意見。制定出嚴(yán)格的使用印章制度，并向全員醫(yī)護(hù)人員下達(dá)制度內(nèi)容，向他們解釋使用印章的具體流程。醫(yī)院各部門使用會議室開會時都要按照辦會流程進(jìn)行，分為開會前提交辦會申請，會議進(jìn)行過程中的內(nèi)容以及會議結(jié)束的總結(jié)，及時掌握會議室的使用狀況，從而對會議的時間進(jìn)行合理的安排。與此同時，加強(qiáng)醫(yī)院知名度、影響力的宣傳，通過院刊院報內(nèi)部宣傳，使醫(yī)院工作者緊跟時代的發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)、公眾號等方式加強(qiáng)醫(yī)院疾病治療項(xiàng)目的宣傳，并對防止疾病的方法進(jìn)行必要的宣傳。必要時可以將其整理成書面形式，發(fā)表到刊物進(jìn)行宣傳，不斷提升醫(yī)院的知名度。

（三）Check階段。審查階段指對計劃階段作出的目標(biāo)的落實(shí)、執(zhí)行狀況進(jìn)行檢查，對執(zhí)行過程中遇到的困難、問題進(jìn)行歸納總結(jié)，對存在的問題尋求解決之法，制定出一套行之有效的管理措施。小組人員按時開會討論工作的進(jìn)展，廣開言路，積極采納小組內(nèi)員工寶貴的意見與建議。另外，每個階段辦公室工作的完成情況需要小組相關(guān)階段的負(fù)責(zé)人進(jìn)行總結(jié)，并將其整理好，在每一次的小組討論會上對整體好的結(jié)果進(jìn)行公布。最后，在月底對各項(xiàng)工作的完成率進(jìn)行匯報，對收、發(fā)文及時處理率、宣傳見刊率與印章管理差錯率的情況進(jìn)行總結(jié)，并將其與上月這些指標(biāo)情況進(jìn)行比較，進(jìn)一步對工作進(jìn)行調(diào)整。

（四）Act階段。醫(yī)院辦公室管理的Act階段是對審查階段的處理。對于取得成效的成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行廣泛推廣，對于存在的不足之處提出相應(yīng)的整改策略，不斷加以優(yōu)化。在處置階段未被良好解決的問題，放到下一個PDCA循環(huán)中。

三、總結(jié)

醫(yī)院是一個特殊的場所，各個部門的協(xié)調(diào)通力合作方可使醫(yī)院各個部門有序開展工作。醫(yī)院辦公室是一個上傳下達(dá)的部門，情況多變，需要應(yīng)對多種突發(fā)、臨時出現(xiàn)的情況，對于辦公室的管理要求比較高。在日常各項(xiàng)工作中，對于取得的成功經(jīng)驗(yàn)要進(jìn)行總結(jié)鞏固，在以后的工作中堅持應(yīng)用。與此同時，用PDCA循環(huán)法不斷促進(jìn)管理向制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，不斷促進(jìn)醫(yī)院辦公室管理整體水平的提升。

PDCA循環(huán)法通過多次循環(huán)，對于頑固存在的問題進(jìn)行攻克，不斷發(fā)現(xiàn)，不斷解決，促進(jìn)管理方法的有效性，管理制度的合理性發(fā)展。真正實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院辦公室水平更上一個新的臺階，不斷促進(jìn)醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展。

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