關(guān)于檔案管理員的素質(zhì)與檔案管理

文/楊明（洞口縣公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中心）

檔案管理工作具有重要的意義，而檔案管理人員作為管理工作的落實(shí)主體，其素質(zhì)水平會(huì)直接影響到工作的效率和質(zhì)量。當(dāng)前檔案管理工作朝著高質(zhì)量、信息化方向發(fā)展，所以，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)水平提出了更高的要求。檔案管理人員如何結(jié)合工作實(shí)際，提升素質(zhì)水平，就需要深入探究分析。

一、信息化背景下檔案管理的新特征

檔案構(gòu)成一般包括原始記錄、實(shí)物、文件以及文獻(xiàn)，因此，其具備增值效用、集中儲(chǔ)存、價(jià)值保留、同一管理、原始記錄等作用。檔案管理部門(mén)除了存放檔案之外，還要給單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持，所以，檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。信息化時(shí)代背景下，檔案管理呈現(xiàn)出了新的特征，包括：第一，運(yùn)用信息技術(shù)，對(duì)檔案的相關(guān)工作實(shí)施高效管理，如排序、分類(lèi)、集成、編目等等，提升管理工作的效率[1]。第二，用信息流取代物流，實(shí)施“無(wú)紙化”管理。檔案信息服務(wù)可以基于局域網(wǎng)基礎(chǔ)上進(jìn)行共享以及遠(yuǎn)程服務(wù)，提升檔案信息的利用效率。

二、檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)

從圖1中可以看到檔案管理人員素質(zhì)的構(gòu)成部分。檔案管理人員的素質(zhì)和檔案管理間具有緊密的聯(lián)系，思想素質(zhì)可以為檔案管理工作質(zhì)量的提升提供保障，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)關(guān)系到管理的水平，文化素質(zhì)則是有效落實(shí)管理工作的基礎(chǔ)。專(zhuān)業(yè)、思想、文化素質(zhì)構(gòu)成了檔案管理人員素質(zhì)，對(duì)于工作的開(kāi)展均具有影響，只有確保管理人員的素質(zhì)符合要求，才能有效落實(shí)檔案管理工作。

（一）思想素質(zhì)和檔案管理

思想素質(zhì)關(guān)系到檔案管理人員的工作熱情，該素質(zhì)主要包括兩部分，分別是政治品德以及職業(yè)道德修養(yǎng)。政治品德有政治態(tài)度以及思想作風(fēng)等等，只有具備良好的政治品德，才能保障人員擁有較強(qiáng)的保密意識(shí)和紀(jì)律觀念，在工作中做好保密工作。當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域中已經(jīng)運(yùn)用了信息技術(shù)，其運(yùn)用能夠提升工作的效率，為管理工作提供便利，同時(shí)也對(duì)管理人員的政治品德有新的要求。職業(yè)道德修養(yǎng)就是管理人員職業(yè)行為的規(guī)范性，還有其品質(zhì)情操和道德觀念，分別從情感以及意識(shí)方面，對(duì)管理人員的工作進(jìn)行規(guī)范，引導(dǎo)其保持積極的工作態(tài)度[2]。可見(jiàn)，工作人員的思想素質(zhì)，對(duì)于檔案管理具有積極作用，在培訓(xùn)工作中，要注意對(duì)管理人員的職業(yè)道德以及政治品德進(jìn)行培養(yǎng)，提升檔案政治、內(nèi)容、技術(shù)安全性水平，避免因?yàn)槿藛T在工作中的疏漏而出現(xiàn)泄密問(wèn)題。

（二）專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和檔案管理

專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也是檔案管理人員需要具備的重要素質(zhì)，其中主要包括三部分，如圖2所示。

圖2 專(zhuān)業(yè)素質(zhì)內(nèi)容

1.熟悉掌握基礎(chǔ)知識(shí)以及管理程序

檔案管理的綜合性較強(qiáng)，包含合理的檔案管理、系統(tǒng)的檔案服務(wù)，保障管理檔案的全面性以及有效性。所以，檔案管理人員需要清楚了解《檔案法》中的內(nèi)容，以此為依據(jù)，規(guī)范落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作。要想豐富管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)，就要通過(guò)培訓(xùn)來(lái)實(shí)現(xiàn)，也可以引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，在工作中制定清楚、規(guī)范的制度，讓管理人員了解有關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，如，計(jì)算機(jī)、歷史、目錄學(xué)以及文秘知識(shí)等等，結(jié)合檔案內(nèi)容，有目的地補(bǔ)充所需的知識(shí)，為工作的有序開(kāi)展提供保障[3]。檔案管理比較復(fù)雜、細(xì)致，這就要求管理人員全面掌握工作程序，按照流程規(guī)范地落實(shí)工作，并圍繞檔案的各個(gè)操作流程和新時(shí)期檔案管理要求及標(biāo)準(zhǔn)，組織開(kāi)展技能培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提升管理人員的專(zhuān)業(yè)性，確保管理工作的質(zhì)量。

2.組織協(xié)調(diào)能力

檔案管理工作并非是檔案管理部門(mén)的工作，還需要相關(guān)部門(mén)配合，這也對(duì)檔案管理人員提出了要求，應(yīng)具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，積極有效地和相關(guān)部門(mén)人員進(jìn)行溝通，有效的收集檔案，做好整理以及歸檔，便于查閱以及借閱。為了提升人員的這一能力，就要注重對(duì)檔案管理規(guī)定和機(jī)制進(jìn)行宣傳，自主的和檔案使用人員溝通，掌握其需求和查閱檔案的目的，優(yōu)化和完善工作內(nèi)容。

3.熟練掌握信息技術(shù)

當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)在檔案管理領(lǐng)域得到了有效運(yùn)用，為了充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理工作的效率，就要求檔案管理人員熟練地掌握相關(guān)信息技術(shù)，如，多媒體技術(shù)、二維碼技術(shù)、各種管理軟件等，更好地落實(shí)檔案電子化以及有關(guān)工作，規(guī)范地開(kāi)展工作，優(yōu)化檔案管理的效果。對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，讓管理人員能夠靈活使用管理軟件，重組片段檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，共享檔案，提升檔案管理的數(shù)字化水平。

（三）文化素質(zhì)和檔案管理

文化素質(zhì)是檔案管理人員素質(zhì)構(gòu)成，也就是需要其具有豐富的文化知識(shí)，通過(guò)學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，將理論與實(shí)踐有效結(jié)合，不斷提升人員的業(yè)務(wù)能力。該素質(zhì)包括兩方面，一方面是文字編撰能力，另一方面就是寫(xiě)作能力，這些都是管理工作中不可缺少的。在工作實(shí)踐中，一些環(huán)節(jié)如質(zhì)量分析、歸檔、整理等等，包含較多的文字資料，在整理環(huán)節(jié)中有很多目錄編制、年鑒整理、大事記編寫(xiě)，對(duì)管理人員的文化水平有較高的要求[4]。除此之外，檔案管理信息化還有較多的錄入工作，還要保障全面性以及準(zhǔn)確性，只有人員具備較高的文化水平，才能符合相關(guān)工作要求。基于分析，檔案管理人員文化素質(zhì)包含較多的方面，一般有文字表達(dá)寫(xiě)作水平、文字材料組織能力、概括能力等，可以滿足工作要求，確保檔案資料的安全以及完整性，更好體現(xiàn)出檔案資料的價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，提升檔案管理人員的素質(zhì)水平，對(duì)于檔案管理工作的高效開(kāi)展具有積極促進(jìn)作用。檔案管理人員和檔案管理間具有緊密的聯(lián)系，提升管理人員的整體素質(zhì)，可以進(jìn)一步體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值；檔案管理工作水平的提升，可以體現(xiàn)出檔案管理人員的作用。所以，在平日檔案管理中，要注重組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升其綜合素質(zhì)，為管理工作的有效開(kāi)展提供保障。