檔案信息化建設與檔案管理的思考

張希

（中國鐵建國際集團有限公司，北京 100855）

引言

檔案信息化建設中，工作人員需要積極創新檔案保存和管理方式，做到實體檔案向數字化信息檔案保存與管理的過渡，以達到長期保存檔案信息的目標，實現檔案資源的實時共享，便于檔案查閱，有效提升檔案管理的整體水平。目前，雖然諸多部門已經開展了檔案的信息化管理，但是檔案管理水平依然不夠理想，還需相關部門加大研究力度有效處理當前困境。

一、檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設與信息化管理的價值采用信息化技術對檔案資料進行建設與管理，可以在很大程度上降低檔案管理的難度，將原來的紙質檔案轉化為電子檔案，不僅可以節省保存空間，還可以降低檔案折損率，延長檔案的保存期限，避免檔案資料不完備，甚至丟失。與此同時，相關人員可以利用檔案系統的檢索功能快速且精確地調取資料，提高檔案利用率與檔案服務水平，節省時間和精力。現階段，大多數企事業單位都已經認識到檔案信息化建設與管理的重要性，且在檔案信息化建設與管理方面傾注了大量的精力與資金，逐步改善了檔案信息化建設水平與管理水平，為自身的經營發展創造了有利條件。

二、檔案管理信息化運用的現狀

（一）檔案工作的重視程度不夠

目前很多企事業單位都在向互聯網媒體轉變，現在較火的短視頻平臺就是一些企事業單位宣傳和拓寬業務的好渠道。對于檔案管理工作而言，單位相關負責人的重視程度存在一定的問題，尤其是對檔案管理信息化建設的意識和重視程度十分欠缺，導致檔案管理的改革創新受阻，此外，許多企事業單位的檔案管理人員年齡較大，他們對于新事物的接受能力較差，思想觀念比較保守，這對于檔案管理的發展有著嚴重的影響，而且他們一直在使用紙質的檔案管理模式，對于新型的網絡技術的使用并沒有很大的意愿，更談不上檔案管理信息化建設。

（二）檔案管理的數據組織結構存在的問題

針對不同的檔案信息來說，來源以及存檔的格式都存在一些差異，這種情況造成了檔案部門接收的檔案數據的組織結構存在很大的差異，所以對檔案信息的統一管理會產生很大的影響。這些組織結構方面的差異問題主要是信息特殊性質和傳輸的方式，以及信息內部結構等因素造成的，對檔案資料也極其容易造成缺失，進而對檔案管理增加了更多的復雜性，同時對檔案管理的科學性也會產生很大的不良影響。因此對檔案管理工作的發展也會帶來嚴重的影響，檔案信息化的建設也無法凸現出理想的效果。

（三）專業人才的缺乏

人才是檔案信息化建設事業中最重要的建設資源,檔案信息化建設是龐大的系統工程，各方面各層級都需要大量的信息化人才，引進檔案信息化人才，人才興檔是檔案事業發展戰略轉型的關鍵因素之一。現今很多檔案工作者仍抱有傳統的理念，自身綜合素質偏低，未能掌握檔案信息化建設技術，現有的技術能力、管理經驗等難以適應檔案信息化建設的發展需求，檔案部門也受自身和社會地位限制，難以引進信息化人才，并且，檔案部門現有的信息化人才還在逐漸流失,導致了檔案信息化人才缺乏。

（四）管理的滯后性

檔案管理在檔案工作中 的地位不容置疑，除了做好檔案信息化的基礎性工 作以外，做好檔案管理工作也對檔案信息化的建設 具有重大意義。優化檔案管理業務流程，精簡工作 環節，大量融入信息化，是檔案建設工作大力推進 的有效保證。現實生活中，許多機關、企事業單位 存在管理滯后性的問題，檔案管理遲滯、落后于信 息化的腳步，會對檔案信息化工作的開展產生嚴重 不良的影響。

三、加強檔案管理信息化建設的建議

（一）深刻認識檔案管理工作的重要性

在新形勢下，檔案管理部門應對檔案管理工作引起重視，將其作為一項長期堅持的艱巨工作，深刻認識檔案管理工作的重要性，意識到檔案管理對工作決策的合理性和企事業單位的持續發展有著重要作用。這就要求檔案管理部門應在實踐中將檔案管理工作納入重點工作范疇，有序落實各項檔案管理工作，及時發現其中的不足，并采取有效方法進行防范和解決，才能保證檔案管理工作高質高效地開展。檔案管理工作人員自身也要在日常工作中端正態度，自覺做好部門分配的崗位工作任務，嚴肅對待檔案管理工作中的各項細節工作，才能避免檔案管理工作形式化。另外，檔案管理人員應將檔案管理意識深扎根大腦意識當中，確保相關人員能夠積極參與到檔案管理工作中，以形成良好的檔案管理氛圍，為提高檔案管理工作水平提供保障。

（二）加強電子文件檔案的管理

隨著當前網絡信息技術的快速發展，在社會的各行各業中信息技術也到了廣泛的應用。檔案信息化的建設很大程度上提升了檔案工作的時效性，管理的水平也進一步得到提升，通過網絡傳輸的模式對檔案信息進行整理，數據的查詢以及管理，使得檔案信息能夠更具科學性，同時檔案管理過程中的工作流程也得到了進一步的完善，從而推動了檔案管理的持續發展。電子文件檔案可以通過網絡傳輸對企業內部重要的信息進行整理歸納管理，同時還可以對各部門間建立相關的往來系統，將重要的信息利用網絡傳輸管理，進而提高了工作效率。另外電子文件的管理工作還需要相關的部門加大管理的力度，將電子文件的準確性以及可靠性進一步的提升。

（三）提升檔案信息工作素能

檔案信息化建設與管理是一項長期工作，離不開一支高素質的檔案工作隊伍具體執行。首先，要成立檔案信息化建設工作領導小組，配齊配強檔案信息化管理隊伍，把信息化建設與管理成效作為業務工作考核的重要指標之一。其次，加大檔案人員信息素養培訓，通過定期培訓、選派鍛煉、交流學習、業務競賽等形式，有針對性地加強檔案人員信息技術培育，培養一批既懂信息技術，又熟練掌握檔案業務的復合型人才。再次，根據檔案信息化管理的實際需要，有針對性地加大信息技術人才引進力度，將新引入的人才充實到檔案管理崗位一線，以滿足日益增長的檔案信息化管理需要。

（四）提高現代化管理手段，實行資源共享

加快推動檔案信息化建設，需要加強對現代化管理 方法的應用，應用多元化以及統籌化的現代管理方 法勢在必行。當今社會是資源共享的社會，充分運 用檔案信息化建設過程中的現代化管理，實現資源 共享，對檔案資源在社會范圍內的有效流通、合理 利用有著巨大作用。

（五）將檔案信息化與傳統方式聯合起來

檔案的信息化建設過程中，傳統檔案的保存方式也具備一 定的優勢，因此不能完全否定傳統檔案的重要性，比如消費者 在購置房產時通常會擁有一份紙質的房產證明文件，這種文件 非常重要，紙質文件是需要長期保存的，因此對于類似的文件 則需要采用紙質保存的方式。在進行檔案管理時，可以采用數 字化檔案與紙質檔案并重的方式，既要實現檔案管理的信息化 與數字化轉型，同時也要保留傳統的紙質檔案，發揮紙質檔案 的優勢。部分原始的紙質檔案具備較高的歷史價值與學術價值，因此需要檔案管理人員加以重視，避免檔案管理的片面化。

（六）建立完善安全的檔案管理網絡

相關單位若想提高檔案信息化建設的有效性，并在檔案管理工作中發揮出實際效用，增強檔案管理工作的質量與效率，就需要加大投入力度，購進信息化建設所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設提供充足的物質資源。基于此，相關單位需要建立安全的檔案管理網站，并將其分為面向內部與面向公眾這兩種網站平臺，借此增加檔案管理工作的服務功能，借助網站為廣大用戶提供檔案信息資源服務，借此實現檔案信息資源的共享，促使檔案資源得到充分的利用。另外，相關單位要投入充足的資金費用，購買計算機、掃描儀等各種信息化設備，同時還要保證相關信息化設備的質量，借此推進檔案信息化的建設進程。

結語

綜上所述，在當今信息技術不斷發展形勢下，以信息化建設來推動檔案事業發展戰略轉型勢在必行。我們要縱覽全局，結合宏觀的理論探討與具體實踐的操作，不斷地總結實踐過程中的經驗教訓，在標準、制度和規范指導下，使檔案信息化建設工作順利開展，實現檔案管理的創新發展，促進檔案事業發展的戰略轉型。