芻議機關事業單位文書檔案管理

蔣姬

摘 要：文書檔案管理屬于機關事業單位的重要工作內容，對其整體運行有明顯影響，因此需加強對文書檔案管理的重視程度，強化檔案管理和其他環節之間的銜接性，提升管理質量和效率，為機關事業單位各項工作的順利開展提供有效保證。

關鍵詞：機關事業單位;文書檔案管理;質量和效率

一、引言

文書檔案是在行政管理、黨建工作等活動當中形成，是機關事業單位不同部門工作人員和不同部門發展歷史的記錄。但是在實際文書檔案管理中存在較多問題，管理過程差強人意，文書檔案的作用和價值沒有得到充分發揮[1]。

二、文書檔案管理的重要作用

首先，促進檔案管理工作的不斷發展。對國家檔案的集中管理和統一管理能夠使檔案更具安全性、完整性，為各項工作的平穩進行提供保證。機關事業單位在國家發展和建設過程中發揮著十分重要的作用，文書檔案中對事業單位的發展歷程和基本概況都有所記錄，屬于國家檔案的重要組成，也是和國家發展相關的重要歷史材料。對于文書檔案的管理能夠在較大程度上推進檔案管理工作的不斷發展[2]。其次，文書檔案能夠作為法律憑證和法律依據。文書檔案記錄了多項活動的變更、記錄以及注銷，單位登記管理基本情況和基本狀態都能通過文書反映出來。因此，機關事業單位會將文書檔案視為原始材料，當訴訟案件發生時可以將文書檔案作為憑證。最后，便利了信息查詢。在文書資料中，記錄著機關事業單位的住所、法人代表、業務范圍、住所等多項內容，文書檔案的運用能夠為查詢服務的實施提供更多便利，促進查詢工作整體質量和效率的提高。

三、機關事業單位文書檔案管理存在的主要問題

（一）對文書檔案管理重視程度不夠

部分機關事業單位對文書檔案管理的重視程度不夠，尤其一些人數比較少的機關事業單位更加明顯，情況比較嚴重。出現這一問題的主要原因有3個方面，具體如下。首先，文書檔案管理的實施不能直接盈利或者產生財富，單位不能獲得效益或者是收入[3]。其次，上級部門對單位或者是負責人進行考核時，文書檔案管理往往在考核內容中只占據微末的比例。最后，文書檔案管理的實施是一個長期的過程，時間越久意義才會越發凸顯，多數領導并不愿意投入大量的時間和精力在文書檔案管理工作上，因此文書檔案在機關事業單位中難以得到充分重視，管理工作中存在的問題也比較突出。

（二）管理工作缺乏科學性和規范性

在領導不夠重視、管理人員能力不足的情況下，文書檔案在管理過程中存在工作科學性、規范性相對缺乏的問題。部分機關事業單位并沒有針對管理工作形成相應制度，或者是形成的制度只是用于擺設。在進行文書檔案管理時僅限于整理、收集、上架、裝盒等方面，沒有對檔案進行分類和鑒別，同時也沒有進行編目和編號，甚至還存在管理人員頻繁更換的問題，以致于文書檔案存在缺失嚴重或者是丟失嚴重的問題。

（三）信息化程度較低

部分機關事業單位并沒有獨立的檔案室，只是在科室中放置了檔案柜用于存檔，這對于檔案保管工作的實施會產生不利影響，同時檔案在使用時也存在損壞和丟失的危險[4]。在互聯網時代，機關事業單位應將信息技術充分運用在檔案管理中，這并不是指二者簡單相加，而是使檔案管理由傳統服務向現代服務轉型。信息化在檔案管理中的運用，能夠使人力資源得到節約，也能使檔案管理更精細化和規范化，同時促進管理工作效率的提升。但是就目前檔案情況來講，部分機關事業單位對信息化的使用情況并不樂觀，開展程度比較低，文書管理工作也在實施時難以達到信息化的具體要求。

（四）管理人員專業能力、服務意識欠缺

在進行文書檔案管理過程中，部分管理人員存在業務能力不強的問題，部分檔案管理人員并沒有相關的專業知識，也沒有受到過和檔案管理相關的培訓。在進行文書檔案管理過程中，部分管理人員對財務檔案和人事檔案比較重視，對文書檔案的重視程度不高，在對文書檔案進行管理時僅停留在將文件保存好的認識層面，甚至部分管理人員在服務意識方面比較淡薄，這些問題的出現都會對文書檔案管理的有效實施產生不利影響。

四、機關事業單位文書檔案管理實施的有效策略

（一）給予文書檔案管理充分重視

首先，對文書檔案管理工作的重要性進行宣傳，認真學習和貫徹相關法律法規，加強對文書檔案管理的重視程度，使管理的重要性得到工作人員的認可[5]。其次，領導干部需給予文書檔案管理工作充分重視，將文書檔案管理納入到工作體系中，定期對存在的問題進行分析，并且針對問題給予及時指導和幫助，在人員配備、辦公條件等方面進行適當傾斜，進而使文書檔案管理的實施獲得較好外部環境。最后，認識到文書檔案管理的全局性和基礎性。文書檔案管理不僅是管理人員的個人工作，也是整個單位的工作，每個人都有責任，也都需遵守相應法律法規，進而使各個部門、崗位的工作人員共同努力，將文書檔案管理工作的實施充分落到實處。

（二）提升管理人員個人專業能力

文書檔案管理的實施，需管理人員個人專業水平的不斷提升作為支撐，管理人員需在檔案收集中和管理中運用溝通和協調的方式提升工作質量與效率[6]。在進行分類存放時，需滿足文書檔案查詢時的基本需要，保證文書檔案在管理時的完整性，并且編制比較完善的信息目錄，促進信息在查閱時準確性和效率性的提高，注重對文書檔案當前片面管理的現狀進行改善，秉承以人為本的基本原則，使整個分類過程能夠滿足管理的要求，促進管理工作的順利進行。為了使管理人員個人專業能力獲得提升，需注重對管理人員的管理與培訓，使工作人員專業能力滿足當前實際需要，緊跟時代發展腳步。同時，也需向管理人員講授正確的協調方式和溝通方式，為管理工作的有效開展創造良好條件。

（三）加強信息技術在文書檔案管理中的運用

文書檔案管理工作在時代快速發展過程中，應該加強對信息技術的運用。依托信息技術能夠實現運用電子管理模式對檔案進行管理，能夠使文書檔案在儲存和取出時的質量、效率得到比較充分的保證[7]。電子檔案在存儲時占據的空間比較小，主要是將設備技術作為支撐，并且利用網絡化的形式進行管理，能夠在使用內部網絡的狀態下實現公開管理，內部人員在調取檔案時變的更加便利，也會突破時間和空間的限制。電子材料能夠保證紙質檔案獲得備用材料，使檔案在管理時更具安全性和科學性。在使用電子檔案進行管理過程中，需根據實際情況運用有效方式進行分級管理，不同級別機關事業單位工作人員在調取檔案時有不同權限，在這種情況下，能夠避免一些重要信息出現泄漏問題。同時，在進行信息化建設過程中，需聘請專業技術人員到內部組建信息化平臺，實現對檔案的有效管理，使電子檔案管理平臺更具專業性，并注重日常管理和維護工作的實施，避免由于系統障礙出現數據丟失的問題。

（四）注重文書檔案管理和其他環節的銜接

文書檔案管理在實施過程中應該與其他崗位工作針對存檔環節進行銜接和協調，彼此之間都能掌握基本流程，使文書資料和其他資料在形成初期和檔案的實際入檔要求相符，檔案管理工作在具體實施時更具效率。尤其要注重管理人員和文書人員之間的銜接。在此過程中，可以對管理人員及文書人員進行培訓，使管理人員及文書人員對文書管理的具體流程有充分認識和了解，這樣才能盡量避免在工作中產生摩擦，提升文書檔案的歸類水平和歸檔水平。

（五）增加管理設施投入

為了使文書檔案管理工作得以有效進行，需增加管理設施方面的投入。可及時購買復印機、計算機、辦公軟件、掃描儀等，促進檔案管理設備與其他辦公使用設備同步改善，保證檔案管理的順利進行。

五、結語

針對文書檔案管理中存在的問題，應運用針對性解決策略，提升工作人員專業素質、創新管理技術、改善管理硬件等。同時，機關事業單位需避免在工作中出現重視公務、輕視檔案的問題，促進二者之間的協調發展，使文書檔案管理發揮推動機關事業單位發展的積極作用。

參考文獻：

[1]成紅梅.關于加強機關事業單位文書檔案管理的途徑探索[J].卷宗，2019（31）：16.

[2]聶衛華.機關事業單位文書檔案管理探討[J].魅力中國，2019（34）：352.

[3]王鳳梅.機關事業單位文書檔案管理探究[J].卷宗，2019（22）：92.

[4]王丹丹.機關事業單位文書檔案管理探討[J].卷宗，2019（10）：101.

[5]張琴.淺談機關事業單位文書檔案的規范管理[J].卷宗，2019（15）：112.

[6]張偉純.加強機關事業單位文書檔案管理探究[J].辦公室業務，2019（6）：129.

[7]余靜.現階段機關事業單位文書檔案管理研究[J].青年時代，2018（35）：295-296.