科學處理檔案收集與運用的關系

粟海娟

文章編號：1672-5603（2020）02-94-3

摘 要 檔案收集與管理運用是檔案工作諸環(huán)節(jié)中十分重要的兩個環(huán)節(jié)。本文通過對檔案收集與檔案管理運用的內涵、作用做出分析，進而闡明如何科學處理收集與管理的辯證關系并提出處理好兩者關系的具體實踐措施。

關鍵詞 檔案收集;檔案管理運用;科學處理

中圖分類號：G271.6文獻標識碼：A

Scientific Handling of the Relationship Between Archives Collection

and Aapplication

Su Haijuan

（Hunan Tianyuan Land And Resources Exploration Co.Ltd，Changsha Hunan 410000）

Abstract： Archives collection and application are two very important links in the work of archives. Through the analysis of the connotation and function of archives collection and archives application， this paper expounds how to deal with the dialectical relationship between collection and application scientifically and puts forward the concrete practical measures to deal with the relationship.

Keywords： archives collection; archives management and application; scientific processings

檔案是歷史的真實寫照，是國家、集體和個人在各個時期和各種社會活動的真實記錄，具有重要的、無法替代的價值和作用。做好檔案工作，必須科學處理好檔案日常收集與管理運用的關系，才能發(fā)揮檔案的積極作用，真正起到通過檔案還原歷史面目，記載歷史瞬間、幫助當前、啟迪未來的作用，進而提高檔案管理水平，增強檔案管理的規(guī)范化、制度化、數字化。

1 正確理解檔案收集與管理運用的內涵

檔案日常收集，是指在日常的工作、學習中將具有檔案意義的點點滴滴加以及時準確記載記錄并妥善收集管理的整個過程。日常檔案收集工作主要包括文字檔案、圖形檔案、聲像檔案收集管理。聲像檔案又可分為照片、錄音、影像、影片檔案。檔案的管理運用，就是通過專機構和人員，運用專門手段對檔案進行合管理井充分發(fā)揮檔案的價值，將檔案使用價值運用到實踐活動的整個過程。檔案管理機構主要包括黨政機關、企事業(yè)單位、學校、科研機構的檔案管理機構。

2 準確把握收集與運用的積極作用

檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎。檔案的日常收集對于管好用好檔案具有積極作用。主要表現為“三性”。一是基礎性作用。任何檔案管理的第一步就是收集檔案，把日常工作中具有檔案意義的資料，如文字、圖形、聲像等收集起來，不使之透漏和失散。特別是一些珍貴資料，具有偶發(fā)性和不可追溯的資料，如果沒有全面及時收集，就會留下巨大遺憾，有時還會造成歷史性缺失和失誤。如果沒有日常工作中點點滴滴的收集，檔案管理就是無本之木無源之水。二是規(guī)范性作用。建立一套切實可行且行之有效的檔案日常收集管理制度，并在日常工作中養(yǎng)成檔案日常收集習慣，對于規(guī)范日常管理，厘清工作思路，提高工作效率具有現實作用。三是檢驗性作用。檢視工作效率和效果如何，不能僅看最后的結果還要觀察其實現這一結果的前因后果，方式方法和效率高低。而檔案日常收集工作就能很好的體現這一過程，甚至能生動總結這一過程的成敗得失，為以后的工作提供幫助和借鑒。檔案管理運用的作用相當廣泛，主要是六個方面：一是檔案運用是行政企事業(yè)單位進行有效管理的查考憑據。二是企事業(yè)單位生產建設的參考依據。三是科學研究的可靠資料。四是宣傳教育的生動教材。五是維護國家集體和個人權益的法律依據。六是對檔案日常收集的指導作用。除此之外檔案還是實踐活動的原始記憶載體，是創(chuàng)新思維的可靠知識平臺，是信息資源的權威傳承媒介。

3 科學處理收集與管理的辯證關系

1.要夯實基礎，強化檔案日常的收集

檔案日常收集工作是從事檔案所有工作的條件和基礎。檔案管理的一切工作，首先要積累材料，要靠有東西。無論是文件，照片，還是影像聲像，必須要先進行收集如果沒有東西，柜子里面沒有貨，一切都是空談，因此，把做好檔案的日常收集工作當成檔案管理至關重要的工作來看，擺在第一位的事情做。

2.要提升認識，強化檔案運用的指導

檔案管理運用就是要充分發(fā)國檔案應有的功能和作用，使檔案最大限度地在社會實踐活動中得以運用，在檔案日常收集和檔案管理運用這對關系中，尤其要充分認識檔案運用對于檔案日常收集的指導性意義，一是對于日常收集的導向性指導，對日常收集的原始材料提出導向性的指導意見和建議。二是對于日常收集工作中的業(yè)務指導。從事日常收集檔案原始材料的部門一般是基層企事業(yè)單位，檔案管理的綜合都門在業(yè)務上應該對其進行有效的指導和幫助，以提高檔案日常收集效率和效果。三是在檔案日常收集和運用過程中的監(jiān)督和執(zhí)法。

3.要無縫對接，強化兩者的相互作用

檔案日常收集工作與管理運用是一對相互依存，相互作用，相互關聯的關系。檔案日常收集工作是檔案管理運用的基礎，檔案管理運用是日常收集工作的總結和提高。二者不可或缺，如果沒有檔案日常收集工作，檔案管理運用就無從談起，如果沒有檔案管理運用，日常收集工作也將失去應有之義，成為無的放矢。因此在現實檔案管理中，要上確處理好這對關系，使檔案從收集到專業(yè)管理再到運用都實現無縫對接并實現利用率的最大化。

4 處理好兩者關系的現實實踐

1.做好結合文章。把兩者放在同等重要的位置來看待。兩者都是檔案工作的重要組成部分，沒有高低貴賤之分，也無所謂孰輕孰重，二者同等重要，因此，在現實工作中，要注意把兩者有機結合起來，不可偏廢。

2.加強指導銜接。基層檔案收集人員除了要及時收集原始材料外，還應對所收集的材料進行初步整理好分類，及時向上級檔案管理部門進行移交管理，檔案管理部門應加強與基層單位的指導和銜接，督促和幫助日常收集的檔案材料得以及時有效管理和運用。

3.擴大參與面。一般來講，每個單位都有自己的檔案管理部門，主要是為了實現原始資料的有效收集，并且在實際使用過程中給予專業(yè)指導，使工作方方面面得到有效協(xié)調。因此對于日常材料收集的工作人員來，需多參與到各方工作中去，使檔案管理中出現的問題能夠得到有效解決，同時需要對檔案的具體狀態(tài)進行有效監(jiān)管。

4.加大培訓力度。可以加強對現代信息技術的運用，組織相關工作人員在網絡上進行自主學習組織培訓班或者是讓檔案管理人員到現場進行具體解說。進而工作人員對涉及檔案的相關法律法規(guī)進行學習和宣傳，使基層人員對日常檔案收集相關技術等有更深入了解，并且能夠實現對檔案日常收集規(guī)范化制度化。為檔案管理運用提供良好的前提條件，促進資料管理工作效率的提升。

5 結束語

檔案收集和檔案管理運用是整個檔案工作中極為重要的兩個環(huán)節(jié)，科學處理好檔案日常收集與管理運用的關系， 才能充分發(fā)揮檔案的積極作用，有效提高檔案管理水平，增強檔案管理的規(guī)范化、制度化、數字化。

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