大數據背景下事業單位檔案管理效率提升策略

安波

摘 要：對于事業單位而言，檔案是其管理和存儲資料的重要方式，隨著單位的發展，單位檔案數量也會不斷的增加，檔案管理也會愈加困難。將大數據技術運用到檔案管理中去，能夠幫助事業單位提高檔案管理的效率。筆者主要分析了大數據時代事業單位檔案管理過程中存在的主要問題，并分析了大數據時代做好檔案管理的思路，并探究了大數據背景下，事業單位提高檔案管理效率的策略，希望能夠幫助事業單位做好檔案管理工作，推動事業單位更好的發展。

關鍵詞：大數據背景;事業單位;檔案管理;效率;提升

事業單位發展會直接影響社會經濟發展和國家的穩定，隨著社會經濟的發展，國家對事業單位的要求也在不斷的提高。事業單位在相關工作開展的時候，需要將先進技術運用到事業單位管理中去，切實提高事業單位管理的質量和效率，檔案是事業單位進行信息記載的重要手段，提高檔案管理的效率，對于事業單位更好的運行有著重要意義。

1大數據背景下，事業單位檔案管理存在的主要問題

1.1 相關人員沒有認識到檔案管理的重要性

隨著大數據的發展，進行大量數據集處理也已經成為可能，這種情況下，很多個人和企業都認識到了大數據所具有的優勢，開始通過大數據手段來進行檔案的處理，切實提高了檔案管理的效率[1]。但是由于長期受到國家的管理，事業單位員工工作開展的時候，往往會將穩定放在首要的位置，所以，并不夠重視先進技術的使用，這也導致了我國很多事業單位在大數據時代，還是選擇傳統手段來進行檔案數據的管理。但是隨著事業單位的發展，檔案數據不斷的增加，這種比較傳統的管理方式很難滿足大量檔案管理的實際需要。并且，受到事業單位性質的影響，將先進技術運用進去比較困難，特別是那些需要保密的事業單位，為了更好的保密，這些單位會比較抗拒通過大數據手段來處理和管理相關的檔案。

1.2 檔案信息開發的程度比較低下

有效利用檔案的手段便是對檔案資源進行開發，在大數據時代，通過大數據來進行檔案管理的方式也是開發檔案信息，只有更好的進行檔案資源的開發才能夠將檔案更好的轉移到數據庫中去，并通過數據庫來做好檔案管理工作。但是很多事業單位進行檔案管理制度構建的時候，都比較重視檔案的存儲，對于檔案開發不夠重視，并且，隨著單位發展，檔案數據不斷的增加，檔案數據開發也更加困難，這也給事業單位更好的發展造成了較大的影響。

1.3 電子信息密保問題分析

大數據時代到來，信息技術和網絡技術的應用切實提高了人們生活質量和工作效率，在事業單位中也是這樣。但是信心技術運用到事業單位提高其工作效率的同時也帶來了一定的問題，比如保密問題。大數據時代，事業單位想要切實提高檔案管理的效率，便必須將紙質檔案轉化成為電子檔案，電子檔案的保密性明顯低于紙質檔案。對于黑客而言，獲取電子檔案的難度明顯低于紙質檔案，并且在這個過程中，檔案管理人員也很難發現相關的問題，黑客的攻擊很容易導致事業單位出現重要信息泄露的情況，從而直接影響事業單位信息安全。

2 大數據背景下事業單位進行檔案管理的思路分析

2.1 將檔案管理和大數據思維結合在一起

我國比較重視大數據技術的應用，比如智慧城市項目便是將大數據技術運用到建設中去[2]。在進行大數據集處理的時候，大數據技術優勢明顯，事業單位想要提高自身檔案管理的效率，便必須將大數據思維運用進來，將以往紙質的檔案轉變成為數字化信息化的檔案，通過大數據來進行檔案數據的管理。為了做到這點，事業單位必須重視自身信息化程度的提高，在工作開展的過程中將信息化技術引入進來，讓內部工作人員能夠較為熟練的使用信息技術完成相關的工作，并感受到信息技術帶來的方便，等到事業單位工作人員都能夠較為熟練的使用信息技術的時候，再考慮將其運用到檔案轉化中去。

2.2 保證設計及指導的科學性

我國很多事業單位成立的時間比較早，并且經過長期的運轉已經產生了很多的數據和檔案，這些檔案之間錯綜復雜，依賴關系較強，這也導致了很難直接將其信息較為簡單的轉變成為電子信息，必須考慮到檔案之間的關系，只有進行檔案資料聯系網絡的建立，才能夠將其有效的轉變成為電子信息，將大數據處理優勢真正的發揮出來，確保能夠更好的檢索和使用檔案信息。檔案信息本身所具有的特征決定了想要將紙質檔案轉變成為電子檔案，便必須根據科學的方法進行，這便要求事業單位必須根據自身的情況和檔案的需要進行轉化方式的確定，在保證問題不會出現的情況下做好檔案的轉化。

3 大數據背景下提高事業單位檔案管理效率的措施分析

3.1 進行檔案管理人才結構的優化

受到檔案管理性質的影響，在事業單位中檔案管理工作人員往往不夠重要，甚至是一個閑職，這也導致了很多技術人員不愿意從事檔案管理工作。我國很多事業單位進行檔案管理的人員年齡都較大，老年人本身的技能和思維都無法和年輕人相比，這也導致了事業單位檔案電子之后，當前的檔案管理人員很難做好電子檔案維護和管理方面的工作[3]。這種情況下，事業單位必須重視檔案管理人才結構的優化，吸納技術和技能都比較出色的工作人員進入到檔案管理中去，優化檔案管理人才的年齡結構，將年輕人的作用真正的發揮出來。

3.2 做好檔案信息資源的開發

事業單位的檔案管理從紙質檔案轉化成電子檔案的時候，事業單位必須認識到檔案信息資源開發的重要性。在開發檔案信息的時候，必須根據當前的檔案性質和目錄做好分類工作，完善檔案信息的索引，將那些分散信息更好的整合在一起。在將紙質檔案轉變成為電子檔案的時候，還必須完善檢索機制和檔案管理機制，從而做好檔案的檢索及管理工作，切實滿足大數據時代事業單位做好檔案管理的實際需要。

3.3 事業單位必須做好信息安全防護工作

電子信息的使用雖然能夠切實提高檔案工作的效率，但是卻比較容易出現泄密的情況，并且電子檔案泄密沒有紙質檔案泄密直觀，發現比較困難。事業單位為了做好電子檔案管理，必須完善電子信息保密制度，認識到信息安全防護的重要性，避免因為檔案信息泄露給事業單位帶來嚴重的損失[4]。事業單位需要根據電子信息保密的相關措施來進行電子信息保密制度的完善和建立，規范電子信息調取和存儲的操作，相關工作人員必須嚴格的根據相關的規則來操作，避免出現因為操作不正規導致信息泄露情況的出現。此外，事業單位進行電子檔案管理的時候，需要將防火墻技術和身份驗證技術運用進去，避免出現未經授權人員或者黑客攻擊盜取信息的情況出現，避免出現信息泄密事件，從而影響事業單位更好的發展。

4 結語

事業單位對我國社會經濟發展非常重要，由于受到性質的影響，事業單位通過大數據來處理相關檔案信息的進程比較緩慢，在新的時期，我們必須認識到信息化的重要性，事業單位也必須重視大數據思維的引進，通過科學的手段來做好檔案的轉化工作，切實提高事業單位檔案管理的質量和相關工作開展的效率，將事業單位的作用更好的發揮出來，從而更好的為社會和人民服務。

參考文獻

[1]張馳.大數據背景下事業單位檔案管理效率提升策略分析[J].中外企業家，2020（16）：125.

[2]劉偉.事業單位檔案管理及服務效率提升策略研究[J].傳播力研究，2019，3（33）：298.

[3]艾紹金.新形勢下事業單位人事檔案管理的效能提升策略[J].辦公室業務，2018（15）：133.

[4]于淼.事業單位檔案管理及服務效率提升策略研究[J].才智，2018（18）：202.