如何提高城建檔案的利用效率

楊琳

摘 要：城建檔案在城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，不僅具有現(xiàn)實(shí)的依據(jù)作用，還具有歷史的考查和憑證作用，而城建檔案利用工作是城建檔案工作的根本目的和永恒主題。城建檔案的形成又有其特殊性和專業(yè)性，因?yàn)楦鞣N各樣的問(wèn)題，使查閱利用工作效率始終無(wú)法大幅提高。城建檔案管理部門應(yīng)該積極響應(yīng)時(shí)代號(hào)召，認(rèn)清局勢(shì)，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)能力，進(jìn)一步提升城建檔案的利用價(jià)值和效果。

關(guān)鍵詞：城建檔案;利用效率;措施

1 城建檔案管理工作的重要性

城建檔案對(duì)工程建設(shè)、城市改造等硬件建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行了記錄，同時(shí)也體現(xiàn)著城鄉(xiāng)面貌、居民生活變化，與城市文化的形成密切相關(guān)，所以城建檔案有著極高的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。管理和利用好城建檔案是功在當(dāng)代、利在千秋的大業(yè)，尤其在新常態(tài)下，我國(guó)建設(shè)工程質(zhì)量采用了終身責(zé)任制，使得城建檔案的價(jià)值更加凸顯出來(lái)，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1）建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)的真實(shí)寫照。城建檔案中詳細(xì)記載了工程建設(shè)各項(xiàng)活動(dòng)，所以真實(shí)的、全面的反映了工程建設(shè)情況，如果建設(shè)工程出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，通過(guò)城建檔案中相關(guān)內(nèi)容可以追究相關(guān)企業(yè)和責(zé)任人的法律責(zé)任。其次，加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理有利于提升工程管理質(zhì)量。建設(shè)工程檔案管理作為工程質(zhì)量控制的重要手段，需要對(duì)整個(gè)施工和建設(shè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，而工程檔案可以詳細(xì)記錄工程的開(kāi)展情況。從另一個(gè)角度講，工程檔案的文字內(nèi)容也是加強(qiáng)工程質(zhì)量的關(guān)鍵手段，在檔案管理的實(shí)際工作中，每一份檔案資料都可以起到質(zhì)量檢測(cè)的作用。

2）城建檔案是避免出現(xiàn)貪腐的有效途徑。不論是工程維修、改建、擴(kuò)建，還是災(zāi)后重建、違章建筑查處，借助城建檔案資料可以起到監(jiān)管作用，讓資金動(dòng)向得到監(jiān)控，所以人們要對(duì)城建檔案的價(jià)值充分了解，進(jìn)而對(duì)這項(xiàng)工作的開(kāi)展提供支持。

2 當(dāng)前城建檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）管理人員的綜合素質(zhì)較低。在信息科技飛速發(fā)展的今天，我國(guó)需要在城建檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，這無(wú)疑對(duì)我國(guó)的檔案管理人員提出了更高的要求。但是現(xiàn)階段我國(guó)相關(guān)工作人員的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)較低，思想傳統(tǒng)，沒(méi)有具備先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能，仍然采用以往的管理方法，在一定程度上降低了檔案管理效率。

2）檔案管理的配套設(shè)施不完善。目前，許多城建部門沒(méi)有意識(shí)到信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要性，因此沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等設(shè)備。檔案管理軟件也較為落后，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，仍然以單一的管理模式為主，在一定程度上降低了檔案管理的準(zhǔn)確率。并且隨著時(shí)間的流失，紙質(zhì)檔案也容易出現(xiàn)丟失、破損的現(xiàn)象，這就使得檔案管理的數(shù)據(jù)出現(xiàn)失真的現(xiàn)象。

3）檔案管理體系不完善。目前，由于城建檔案管理體系不完善，所以在具體的城市建設(shè)中無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展缺少相應(yīng)的指導(dǎo)，這樣逐漸會(huì)對(duì)檔案管理工作者失去約束作用，導(dǎo)致檔案管理人員出現(xiàn)懶惰、散漫等現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)檔案堆積如山、崗位缺失、崗位交叉的不良現(xiàn)象。

4）檔案管理制度不健全。由于有關(guān)城建部門缺乏管理力度，再加上存在部分人員對(duì)檔案管理工作的不重視，造成了檔案管理工作的松懈。因?yàn)闄n案管理制度的不健全，在管理過(guò)程中沒(méi)有專門的管理人員，借閱人沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)登記手續(xù)，也沒(méi)有留下聯(lián)系方式，讓一些核心檔案不能在借出后的第一時(shí)間進(jìn)行收回，都散落在借閱人手中或者是丟失，久而久之資料開(kāi)始出現(xiàn)破損、缺頁(yè)的現(xiàn)象，更有甚者一些人員在借閱檔案時(shí)，會(huì)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行私自涂改，使得檔案管理的應(yīng)用價(jià)值無(wú)法得到體現(xiàn)，這些現(xiàn)象都使得城建檔案開(kāi)始變得不完整。

3 提高城建檔案利用效率的辦法

1）加強(qiáng)檔案管理人員的人才隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)城建檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)以及城建檔案人才培訓(xùn)工作。檔案管理人員應(yīng)盡可能地熟悉城市建設(shè)工作的業(yè)務(wù)知識(shí)，做好城建檔案的崗位培訓(xùn)工作，提高崗位實(shí)踐能力，強(qiáng)化城建檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，通過(guò)進(jìn)行繼續(xù)教育，確保檔案管理人員對(duì)館藏檔案有充分了解。對(duì)于城建檔案的組成結(jié)構(gòu)、歸檔范圍及組卷順序、庫(kù)房的排架規(guī)律，各種設(shè)施設(shè)備的正確使用都了然于心，工作起來(lái)才會(huì)得心應(yīng)手。

檔案管理人員要有積極的心態(tài)、充沛的精力才能適應(yīng)繁瑣的工作，才會(huì)在接待查詢?nèi)藛T做到“微笑服務(wù)、耐心對(duì)待”，才能在查閱時(shí)保證耐心細(xì)致，不遺漏任何線索，提高查檔的準(zhǔn)確率，讓查詢利用人員感受到工作人員的熱情與禮貌。同時(shí)，檔案管理人員要具備一定的文化素養(yǎng)和較高的交流能力。查閱利用是城建檔案館的對(duì)外窗口，工作人員面對(duì)的形形色色、層次不同的群體，若能“急別人所急，憂別人所憂”，再加上層次分明、簡(jiǎn)單明了的解說(shuō)，較高的理解分析能力，會(huì)在很大程度上杜絕矛盾的產(chǎn)生，讓查詢利用人員高興而來(lái)，滿意而歸。

2）完善查詢系統(tǒng)平臺(tái)。由于城建檔案信息管理平臺(tái)技術(shù)上的問(wèn)題導(dǎo)致查詢的速度、調(diào)檔的準(zhǔn)確率跟不上，則要進(jìn)行平臺(tái)優(yōu)化升級(jí)以解決上述問(wèn)題，也可以憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享實(shí)現(xiàn)快速查閱。積極探索“線上+線下”利用模式，加快推進(jìn)城建檔案利用一體化平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)在線預(yù)約、查詢、利用、辦理的利用全流程管理;整合自助服務(wù)平臺(tái)，提供包括微信小程序、城建檔案利用APP、自助終端等利用渠道，逐步形成“線上辦理為主、線下辦理為補(bǔ)充”的利用模式，實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上辦”。雖然面對(duì)不懂專業(yè)、不懂電腦年齡較大的查檔人員來(lái)說(shuō)困難重重，但對(duì)于年輕人來(lái)說(shuō)是一件很容易的事，可以根據(jù)其掌握的有關(guān)信息和專業(yè)知識(shí)，快速、準(zhǔn)確地找到所需檔案，在一定程度上也緩解了查閱工作的壓力。

3）做好城建檔案利用的宣傳工作。城建檔案的價(jià)值，只有通過(guò)利用者才能充分體現(xiàn)出來(lái)。利用者越多，發(fā)揮的作用就越大，社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益越高，影響面就越廣。在實(shí)際工作中，很多初次利用人員都說(shuō)費(fèi)盡周折才知道到城建檔案館就能查到自己所需要的材料，可見(jiàn)讓越來(lái)越多的人了解城建檔案的存在、檔案的構(gòu)架以及能為其解決實(shí)際生活中的問(wèn)題是一項(xiàng)利于民生的益事，所以應(yīng)加大城建檔案利用成效的宣傳力度。可以通過(guò)媒體、網(wǎng)絡(luò)宣傳，利用一切可利用的宣傳平臺(tái)將城建檔案的特殊性和專業(yè)性普及。變被動(dòng)為主動(dòng)，只有積極主動(dòng)地服務(wù)，才能把“死檔案”變成“活檔案”。城建檔案才能更好地服務(wù)于人民，才能保持旺盛、持久的生命力。

4）加大城建檔案的收集力度，豐富館藏量。館藏問(wèn)題實(shí)際上是一個(gè)檔案館功能建設(shè)和功能發(fā)揮的核心問(wèn)題，因?yàn)闄n案館的價(jià)值首先在于館藏的價(jià)值。應(yīng)加大對(duì)城建檔案的收集力度，必須將“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”與“檔案接收”相結(jié)合，強(qiáng)化歸檔收集。將“編制深度”與“歸檔廣度”相結(jié)合，拓展歸檔渠道。城建檔案涉及部門、單位多，內(nèi)容涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理方方面面，一般來(lái)說(shuō)，建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生或管理的建筑工程檔案收集難度相對(duì)較小，歸集率高。但是對(duì)于非建設(shè)系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案種類多、數(shù)量大，收集難度大的特點(diǎn)，要運(yùn)用行政、經(jīng)濟(jì)、法律等手段，突出重點(diǎn)、以點(diǎn)帶面、不斷拓展，積極做好收集工作，豐富館藏量。豐富館藏包括量的擴(kuò)展和質(zhì)的提升，沒(méi)有數(shù)量就無(wú)質(zhì)量可言，沒(méi)有質(zhì)量的館藏，無(wú)論數(shù)量多么巨大，都難以真正地為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

城建檔案見(jiàn)證了城市的歲月變化，在社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。社會(huì)文明不斷進(jìn)步，城建檔案管理工作責(zé)任重大。做好城建檔案管理工作，增強(qiáng)管理服務(wù)能力，為促進(jìn)城市發(fā)展，推動(dòng)城市建設(shè)，積累寶貴經(jīng)驗(yàn)，有著重大意義。

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