多品種小批量外協(xié)管理的工作平臺(tái)研究

王文印 劉賓賓

【摘? 要】可以獨(dú)立完成整個(gè)產(chǎn)品全流程制造的企業(yè)數(shù)量不多，多數(shù)企業(yè)必須依靠其他行業(yè)輔助完成，這就要求其做好外協(xié)加工合同和合同掛賬/付款的動(dòng)態(tài)管理。基于多品種、小批量、涉及廣、收付頻繁的合同管理要求，建立健全一個(gè)簡(jiǎn)單、易用的工作平臺(tái)對(duì)提高合同管理工作的效率尤為重要。論文從外協(xié)工作的動(dòng)態(tài)管理入手，詳細(xì)闡述了用Excel函數(shù)和算法建立集合同臺(tái)賬、應(yīng)付賬款、季度付款計(jì)劃等功能于一體的外協(xié)工作管理平臺(tái)，闡述了管理中存在的動(dòng)態(tài)跟蹤問題，并提出了完善對(duì)策。

【Abstract】There are not many enterprises that can independently complete the whole process manufacturing of entire product， and most enterprises have to rely on other industries to complete it. This requires enterprises to do a good job in the dynamic management of outsourcing processing contract and contract account or payment. Based on the contract management requirements of multi-variety， small-batch， wide range and frequent receipt and payment， it is particularly important to establish a simple and easy-to-use work platform to improve the efficiency of contract management work. Starting from the dynamic management of outsourcing work， this paper detailedly elaborates the establishment of outsourcing work management platform with Excel function and algorithm， including contract account， accounts payable， quarterly payment plan and other functions， expounds the dynamic tracking problem existing in the management， and puts forward the improvement countermeasures.

【關(guān)鍵詞】多品種小批量;工作平臺(tái);應(yīng)付賬款;外協(xié)合同管理

【Keywords】multi-variety and small-batch; work platform; accounts payable; outsourcing contract management

【中圖分類號(hào)】F273.2? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）06-0049-03

1 引言

近年來(lái)，伴隨著信息技術(shù)和數(shù)字化的高速發(fā)展，企業(yè)正在將ERP（Enterprise Resource Planning）信息系統(tǒng)作為一種新型的管理工具逐步運(yùn)用到企業(yè)財(cái)務(wù)管理中[1]，以提升企業(yè)自身整體管理水平。ERP系統(tǒng)在一定程度上解決了跨財(cái)務(wù)、采購(gòu)、法務(wù)、審計(jì)、質(zhì)量多部門合作的問題，但同時(shí)也看到了ERP帶來(lái)的各種流程問題：①系統(tǒng)的應(yīng)用和維護(hù)技術(shù)過(guò)于落后，企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程難以適應(yīng)ERP軟件;②一些基本的數(shù)據(jù)收集和整理工作起步較晚，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性交差[2];③合同訂單存在一對(duì)多、多對(duì)一以及多對(duì)多的情況，甲乙雙方業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息未共享，致使雙方結(jié)算以及數(shù)據(jù)核對(duì)起來(lái)比較困難[3]。

對(duì)于我國(guó)現(xiàn)階段的航空工業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，隨著全球化的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略目標(biāo)、生產(chǎn)模式的變化，外協(xié)加工已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展、適應(yīng)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的重要前提。其顯著的特點(diǎn)：多品種、小批量，即產(chǎn)品的生產(chǎn)屬于離散型，生產(chǎn)的產(chǎn)品種類多，但是每種產(chǎn)品的產(chǎn)量非常少[4]。航空工業(yè)企業(yè)由于原有管理體制中存在信息共享不完善的問題，Excel也可以在企業(yè)管理中發(fā)揮重要作用[5]。本文通過(guò)建立Excel表格，利用軟件的函數(shù)語(yǔ)言和算法，通過(guò)分析ERP系統(tǒng)和外協(xié)管理過(guò)程中的內(nèi)部邏輯關(guān)系，建立了一種動(dòng)態(tài)的外協(xié)管理工作平臺(tái)。該工作平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)外協(xié)合同臺(tái)賬、外協(xié)類別、所屬項(xiàng)目、預(yù)付款、執(zhí)行明細(xì)賬、應(yīng)付款項(xiàng)、已付款項(xiàng)、余額及賬期等外協(xié)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，具有簡(jiǎn)單便捷、清晰明了、實(shí)用高效的特點(diǎn)，對(duì)外協(xié)管理工作帶來(lái)極大的便利。

2 多品種小批量外協(xié)管理工作平臺(tái)的設(shè)計(jì)思路

2.1 外協(xié)管理工作平臺(tái)的設(shè)立目的

在ERP系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)外協(xié)加工合同的審批、簽訂，也可以實(shí)現(xiàn)外協(xié)過(guò)程發(fā)票的掛賬、付款。但是對(duì)于外協(xié)發(fā)票的賬期、外協(xié)的類別、外協(xié)預(yù)付款、應(yīng)付款項(xiàng)等功能缺失，且內(nèi)容分散，無(wú)法匯總分析。本次通過(guò)Excel表格建立線下工作平臺(tái)，將諸多情況結(jié)合起來(lái)，使得外協(xié)工作清晰化、數(shù)字化，同時(shí)，減少工作失誤和等待時(shí)間。

2.2 外協(xié)管理工作平臺(tái)的設(shè)立要求

①數(shù)據(jù)對(duì)接管理。通過(guò)及時(shí)收集各項(xiàng)目組/生產(chǎn)部門外協(xié)需求，建立合同臺(tái)賬與訂單支付信息平臺(tái)，并使之與ERP系統(tǒng)的<合同號(hào)>這一關(guān)鍵詞相互關(guān)聯(lián)。

②動(dòng)態(tài)資金計(jì)劃。通過(guò)Excel的相關(guān)函數(shù)自動(dòng)計(jì)算，達(dá)到預(yù)付款項(xiàng)或賬期的應(yīng)付款項(xiàng)自動(dòng)上報(bào)系統(tǒng)，并衍生出所需的資金計(jì)劃報(bào)表。

③操作便捷，關(guān)鍵數(shù)字提醒。平臺(tái)設(shè)計(jì)應(yīng)避免跟蹤大量數(shù)據(jù)的煩惱，同時(shí)，還要有提醒功能，盡可能減少數(shù)據(jù)錄入，關(guān)鍵數(shù)據(jù)可以通過(guò)填充表格顏色或變化數(shù)字顏色達(dá)到提醒的目的。

2.3 外協(xié)管理工作平臺(tái)的參數(shù)設(shè)計(jì)

根據(jù)外協(xié)工作的目的和要求，結(jié)合實(shí)際的外協(xié)管理工作情況，該平臺(tái)主要分為兩部分：合同管理臺(tái)賬和合同支付情況。工作平臺(tái)應(yīng)具備以下幾個(gè)功能：①合同臺(tái)賬管理，用來(lái)記錄合同的合同號(hào)、外協(xié)類型、加工內(nèi)容、申請(qǐng)人、簽訂日期、供方名稱、合同金額等關(guān)鍵參數(shù);②合同支付情況管理，依據(jù)實(shí)時(shí)合同的發(fā)票信息、掛賬單、請(qǐng)款單、對(duì)應(yīng)日期等參數(shù)，自動(dòng)計(jì)算出每季度所需的用款情況、賬期等參數(shù)，并通過(guò)Excel函數(shù)設(shè)置自動(dòng)生成合同已支付金額、上報(bào)金額和可掛賬金額等參數(shù);③用款上報(bào)，事業(yè)部向公司財(cái)務(wù)部門上報(bào)用款記錄，根據(jù)合同的執(zhí)行情況及賬期的約束條件，在表格中衍生出所需的上報(bào)金額。

根據(jù)以上設(shè)計(jì)，可以得到外協(xié)管理工作平臺(tái)的基本結(jié)構(gòu)，如表1～3所示。

3 多品種小批量外協(xié)管理工作平臺(tái)的案例介紹

3.1 建立“外協(xié)合同管理臺(tái)賬”表格

表格字段為<序號(hào)><合同號(hào)><外協(xié)申報(bào)號(hào)><外協(xié)類型><外協(xié)內(nèi)容><申請(qǐng)人><比價(jià)單><任務(wù)令號(hào)><簽訂日期><供方名稱><合同金額>，具體內(nèi)容見表1及以下說(shuō)明。

①合同號(hào)：根據(jù)ERP信息系統(tǒng)自動(dòng)生成，手動(dòng)錄入。

②外協(xié)類型：按照外協(xié)類型表格，選定外協(xié)類型單元格，通過(guò)數(shù)據(jù)>數(shù)據(jù)驗(yàn)證>設(shè)置>自定義，完成設(shè)置，下拉選擇。

③任務(wù)依據(jù)：按照公司財(cái)務(wù)部門下發(fā)的項(xiàng)目任務(wù)令號(hào)，選定任務(wù)令號(hào)單元格，通過(guò)數(shù)據(jù)>數(shù)據(jù)驗(yàn)證>設(shè)置>自定義，完成設(shè)置，下拉選擇。

④供方名稱：按照公司主管部門下發(fā)的合格供方名錄，選定供方名稱單元格，通過(guò)數(shù)據(jù)>數(shù)據(jù)驗(yàn)證>設(shè)置>自定義，完成設(shè)置，下拉選擇。

除以上4項(xiàng)內(nèi)容外，其余字段均根據(jù)合同信息錄入，且與ERP信息系統(tǒng)保持一致。

3.2 建立“外協(xié)合同支付情況”表格

表格分為三個(gè)模塊：外協(xié)加工資金計(jì)劃報(bào)表、付款上報(bào)匯總、掛賬明細(xì)，內(nèi)在的流程如圖1所示。

基于圖1中梳理的邏輯關(guān)系，整個(gè)臺(tái)賬以<合同號(hào)>字段作為關(guān)鍵字，與線上ERP和外協(xié)合同管理臺(tái)賬相關(guān)聯(lián)，確保信息一致，如表2、3所示。

3.2.1 模塊1：外協(xié)加工資金計(jì)劃報(bào)表

①如表2所示，字段包括<任務(wù)依據(jù)><合同內(nèi)容><供方名稱><總金額>等合同基礎(chǔ)信息。可通過(guò)Excel編輯函數(shù)VLOOKUP設(shè)置，從表1<外協(xié)合同臺(tái)賬>中找到對(duì)應(yīng)的字段。如<任務(wù)依據(jù)>字段，可通過(guò)編輯函數(shù)語(yǔ)言來(lái)實(shí)現(xiàn)。

②字段包括<已支付><上報(bào)金額><可掛賬>。

已支付：統(tǒng)計(jì)表2中掛賬明細(xì)里的已支付款項(xiàng)之和，單位：萬(wàn)元。

范例：F3=（IF（T3=0，0，Q3）+IF（X3=0，0，U3）+IF（AB3=0，0，Y3）+IF（AF3=0，0，AC3））/10000

上報(bào)金額：統(tǒng)計(jì)表2[付款上報(bào)匯總中<壹貳叁肆>相加]，單位：萬(wàn)元。

范例：G3=（I3+K3+M3+O3）/10000

可掛賬金額：統(tǒng)計(jì)該合同下還可以掛賬的余額，單位：萬(wàn)元。

范例：H3=E3-F3-G3

3.2.2 模塊2：掛賬明細(xì)

按照企業(yè)季度付款的要求，設(shè)置四個(gè)對(duì)應(yīng)的季度掛賬明細(xì)模塊，如表3所示，字段包括<金額><掛賬><日期><請(qǐng)款>，根據(jù)實(shí)際收款及請(qǐng)款日期由人工錄入對(duì)應(yīng)的季度表格下，并保持與線上ERP系統(tǒng)相匹配。

①金額：與實(shí)際收到對(duì)應(yīng)供應(yīng)商的發(fā)票金額一致，單位：元;

②掛賬：與ERP系統(tǒng)的應(yīng)付單AP單號(hào)相同;

③日期：直接錄入實(shí)際收到發(fā)票做賬日期或者合同里面約定的<預(yù)付款>;

④請(qǐng)款：與ERP系統(tǒng)的請(qǐng)款單RE單號(hào)相同。

3.2.3 模塊3：付款上報(bào)匯總

如表3所示，字段包括<壹><貳><叁><肆><周期>，通過(guò)Excel編輯函數(shù)實(shí)現(xiàn)。

①<壹>項(xiàng)下，因企業(yè)需提前10天上報(bào)信息，上報(bào)資金計(jì)劃只要對(duì)應(yīng)的周期天數(shù)超過(guò)80天，即可上報(bào)。設(shè)置Excel函數(shù)如下：

范例：I3=IF（J3>80，IF（T3=0，Q3，0），0）

②<周期>即賬期，根據(jù)對(duì)應(yīng)季度的<日期>與現(xiàn)在的日期差，特殊請(qǐng)款需要進(jìn)行預(yù)付款的，直接定義為90天來(lái)計(jì)算賬期。

范例：J3=IF（S3="預(yù)付款"，90，IF（R3=0，""，DAYS（TODAY（），S3）））

其余字段仿照范例完成設(shè)置即可。

3.2.4 衍生出資金計(jì)劃報(bào)表

該平臺(tái)通過(guò)對(duì)資金計(jì)劃的動(dòng)態(tài)調(diào)整，可以調(diào)出實(shí)時(shí)的季度資金計(jì)劃報(bào)表。通過(guò)設(shè)置Excel篩選出字段<已支付金額>>0的計(jì)劃報(bào)表，即可將預(yù)付款項(xiàng)和到賬期的應(yīng)付款項(xiàng)匯總到資金計(jì)劃報(bào)表。

3.2.5 設(shè)置關(guān)鍵字段的預(yù)警

對(duì)于外協(xié)加工資金計(jì)劃報(bào)表的關(guān)鍵字段包括<上報(bào)金額><可掛賬金額>。因考慮資金表格數(shù)量多，實(shí)際上報(bào)資金計(jì)劃時(shí)有遺漏，需對(duì)<上報(bào)金額>進(jìn)行重點(diǎn)預(yù)警;因考慮合同簽訂流程較長(zhǎng)，尤其對(duì)于正常加工類的框架合同，對(duì)于<可掛賬金額>需提前預(yù)警，以便業(yè)務(wù)人員及時(shí)與供應(yīng)商簽訂新合同。

對(duì)于<上報(bào)金額>的預(yù)警：應(yīng)用條件格式，突出顯示單元格規(guī)則，令<上報(bào)金額>大于0，該列單元格格式設(shè)置為淺紅色填充;

對(duì)于<可掛賬金額>的預(yù)警：應(yīng)用條件格式，突出顯示單元格規(guī)則，令<可掛賬金額>介于1～20，該列單元格格式設(shè)置為綠填充、深綠色文本。

4 結(jié)語(yǔ)

從企業(yè)實(shí)際需求出發(fā)，梳理供應(yīng)鏈資金流中企業(yè)面臨的財(cái)務(wù)應(yīng)付款項(xiàng)-合同賬期-業(yè)務(wù)完成情況路徑模型，初步建立外協(xié)管理工作平臺(tái)，驗(yàn)證外協(xié)關(guān)鍵參數(shù)數(shù)據(jù)在外協(xié)全流程工作中的具體應(yīng)用。通過(guò)研究可以發(fā)現(xiàn)，在多品種、小批量生產(chǎn)企業(yè)中，建立Excel環(huán)境下的外協(xié)管理工作平臺(tái)，設(shè)計(jì)參數(shù)，獲取關(guān)鍵數(shù)據(jù)，探索錄入基礎(chǔ)參數(shù)，對(duì)彌補(bǔ)ERP系統(tǒng)的末端信息處理不足，提高整體供應(yīng)鏈的運(yùn)作效率具有十分重要的意義。

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【作者簡(jiǎn)介】王文印（1986-），男，安徽宿州人，工程師，從事供應(yīng)鏈管理研究。