日常辦公中Excel函數的應用技巧探討

摘 要：目前在人們日常辦公過程中，Excel軟件扮演著極為重要的角色。該軟件在國內以及國際中的運用頻率相對較高。Excel軟件具有較為強大的性能，其運行速度相對較快，對函數問題的處理能力相對較高。本文對Excel函數的相關概念進行闡述，并結合筆者自身的實踐經驗，將Excel函數應用的部分技巧進行介紹。

關鍵詞：日常辦公；Excel函數；應用

中圖分類號：TP391.13 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 02-0000-02

一、前言

在現行辦公軟件當中，Excel軟件的使用頻率以及使用范圍相對較高，尤其是在對數據進行處理的方面，該軟件發揮著重要的作用。然而在日常使用的過程中，多數工作人員僅僅運用Excel軟件對表格進行簡單數據處理，而對該軟件深層次的運用價值并沒有深入研究。本文針對Excel函數的相關概念以及Excel軟件在數據查找、分類等方面的運用進行介紹。

二、函數的定義以及分類

在Excel軟件日常工作的過程中，其所包含的函數實質為部分預定義的計算公式，根據既定的相關參數對輸入的數據進行準確的處理。工作人員可以通過這些預定義的公式，對指定區域內的數據進行相關處理，例如求和、計算平均值、排序等。Excel函數共有11類，其中常用函數為日期與時間函數、財務函數、邏輯函數、數學與三角函數、查找與引用函數、文本函數。本文主要介紹以下五種函數：

（一）AND函數

當工作人員所輸入的數據全部滿足某種預定條件時，則其結果將顯示為TURE，反之則顯示為FALSE。在該函數中，所使用的參數應是邏輯數據，或者將邏輯數據包括在內的一系列數據。

（二）ROUND函數

ROUND函數在操作的過程中主要是對函數的返回值進行取整操作，確保取到對數據需要取到的位數。在對ROUND函數進行運用的過程中，ROUND（數值，位數）中位數明確后，即可以對數值進行四舍五入，確保得到需要的小數位或整數位的數值，進行后續數據處理。

（三）COUNT函數

COUNT函數的功能是統計指定區域中包含數值的個數，只對包含數字的單元格進行計數。COUNT函數使用時，先選定需要統計個數的單元格，插入COUNT函數，再選定包含數值的區域，點擊“確定”，即將統計結果顯示在選定的單元格中。

（四）SUMIF函數

SUMIF函數是一種常見的求和運算。SUMIF函數可以對選定區域依照指定條件進行求和，完成對數據的處理。在SUMIF函數應用的過程中要對選取區域的條件進行明確，常見條件主要是由數字、邏輯表達式等組成。

（五）F函數

在Excel正常工作的過程中，該類函數能夠對數據的真假值進行處理，并根據處理的真假值進行不同結果的顯示，因而該類函數又被稱作為條件函數。該類函數的使用范圍相對較廣，其中包括運用IF函數對所輸入數據的真假以及計算條件進行檢驗。

三、Excel函數的應用

筆者結合自身實踐經驗，對Excel函數及辦公技巧的應用在以下五個方面進行介紹。

（一）將公式結果轉化成數值

在完成公式計算后，如果要利用含有公式的單元格的數據，可以將包含公式的單元格中的數據轉換為數值形式。選中包含公式的單元格，點擊鼠標右鍵，選擇“復制”，然后選中需要使用數據的單元格，點擊鼠標右鍵，選擇“選擇性粘貼”，在出現的對話框中選擇“數值”，即可實現將含有公式的單元格數據轉換為數值。

（二）數據對比分析

EXCEL中數據透視表是一種可以從源數據列表中快速提取并匯總大量數據的交互式表格，在對數據進行對比分析的過程中要對數據透視進行合理應用，要對各項數據進行合理歸類，保證各項數據能夠有效對比。Excel軟件操作的過程中要對數據透視表工具進行合理應用，通過數據處理，完成各項數據操作。

數據對比是要將光標定位在“數據表”，通過數據表中的“插入數據透視表”內容，插入數據透視區域。在上述操作的過程中要對報表的篩選字段、行標簽、列標簽字段以及值字段進行合理選取。透視表建設的過程中要對報表的字段數據篩選范圍進行明確，通過數據公式完成對比分析。用EXCEL建立趨勢分析時要建立數據透視表并選擇要分析的字段，適當情況下可以輔助圖片直觀地進行分析。將光標定位在數據透視表內，單擊“插入折線圖”或其他圖形模板，制作出專業的圖表。

（三）將數據進行等級分類

在編程的過程中，IF語句是使用頻率相對較為廣泛的語句，而在Excel軟件中，IF函數也發揮著極其重要的功能。運用該語句能夠對數字的等級進行準確的分類。例如在對學生的成績進行錄入時，傳統的錄入過程往往需要人工進行操作，對其優秀、通過等級別分類，因而出現錯誤的幾率相對較大。而在運用Excel軟件對學生的成績進行錄入進行級別分類，可以從根本上避免這一問題。例如，學生的成績在表格的C列，選中需要返回等級的單元格，輸入=IF（C2<60，\"不及格\"，IF（C2<90，\"通過\"，\"優秀\"））作為等級的判定條件，得到C2單元格成績的等級，然后向下復制公式，從而能夠方便快捷的將學生成績等級分類。

（四）使用VLOOKUP函數垂直查詢數據

VLOOKUP函數可以搜索指定單元格區域的第一列，然后返回該區域相同行上任何指定單元格中的值，例如，學生基本情況表（sheet1）中已包含學號，姓名及年齡等信息，在新建的學生成績統計表（sheet2）中已有學號一列信息，姓名的信息可以通過VLOOKUP函數查詢出來，不需要逐一輸入姓名，選中姓名列單元格輸入公式=VLOOKUP（A2，Sheet1！$A$2：$C$18，2）查詢出學號所對應的姓名，然后向下復制公式，使其他單元格也能得出與學號相對應的姓名。

（五）使用rank函數排序

對某些數列值進行排序時，用戶可能不希望打亂表格原有數據的順序，而只需要得到一個排列名次。如統計學生考試成績排名，在學生成績一覽表中已有學號，姓名，數學，語文，英語，總分，平均分幾列，現增加名次一列，通過總分（F列）進行排名，選中名次第一個單元格，輸入公式=RANK（F2，$F$2：$F$21），得到第一行總分所對應的名次，向下復制公式，得到其他總分所對應的名次，這樣按照原來學號、姓名的順序就可以計算出學生總分所對應的名次。

四、結束語

Excel函數是目前辦公過程中使用頻率以及使用范圍相對較廣的軟件之一，該類軟件的操作相對較為簡單，對數據能夠較為準確、迅速的處理，對文本能夠正確的編輯，運用該類軟件所儲存的文件格式相對較為統一，因而企業以及政府均可以運用該類軟件對相關信息進行處理。然而在對Excel軟件進行工作的過程中，由于工作人員對其熟練程度相對較差，因而將會出現使用錯誤的現象，因而只有工作人員加強對Excel軟件的熟悉程度，才能使得Excel軟件更好的為使用者服務。

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[作者簡介]湯文潔（1965-），女，江蘇常州人，工程師，專科，主要從事網絡維護及計算機教學工作。