論信息化時代的國有企業檔案管理

李艷麗

國有企業不僅在經營的收益上要投入資源，在工作檔案服務上也得投入更多資源。檔案工作能夠幫助企業形成科學管理的基礎，也需要運用檔案信息化技術，提升檔案管理的科學性，更好地為國有企業管理者服務，同時獲得寶貴的工作信息資源并挖掘利用。

當前國企檔案管理的模式已經發展出比較成熟的體系，特別是借助信息化的方式，提升其管理效率。國企檔案管理不能依賴單一的信息系統，需要運用多種不同的信息系統，借助多元化的檔案管理系統，能夠幫助國企管理部門更進一步地將客戶的資源以及經營資料等進行整合存檔，從而提高國有企業本身的業務管控功能。信息化的檔案管理系統，能夠幫助整個國有企業提升對客戶、優質員工的相關資訊的優化管理，特別是對于客戶資源的對應安排，通過采取更加信息化的手段，提高國有企業對于資源的調配能力。在當前日益激烈的一些市場競爭中，借助信息化手段，能夠幫助國有企業進一步地形成科學的檔案管理模式，從而提高國有企業在工作中的效率。檔案管理與信息技術的結合是應該多元化的，只有運用好這些相關的信息技術，才能夠把國有企業的一系列的檔案管理的手段進一步優化，從而提高企業檔案管理本身的針對性。

一、信息化的檔案管理系統對日常檔案工作信息的收集

信息化的檔案管理系統，其主要功能是對于日常檔案工作的信息進行收集，并且為國企的資源信息整合進行進一步地管理和服務，有助于企業深入管理好員工、機構等，從而為國有企業的客戶提供更加優質化的服務。因此，負責國有企業日常檔案工作的管理人員，需要掌握這些檔案的信息服務工具，特別是對信息化的檔案管理系統進行運用，從而對企業的各類信息有一份全面的把控。

在檔案管理實踐的過程中，國有企業也面對著非常多元化的信息類型，不同的信息也有不同的價值，這些不同的信息其實都是整個信息系統所需要收集的對象，通過這些企業信息進一步分析，能夠對國有企業后續提供配套服務進行綜合考慮。而且結合這種信息化的檔案管理系統，國有企業可以建立起行業的信息庫，通過行業的信息庫，能夠點對點的發現目標客戶，從而為日常工作的一系列工作提供一些配套的服務，對于參加交易的客戶以及消費者行為的信息進行收集，其價值不可估量。因此，通過信息化的檔案管理系統，對國有企業的產品信息以及服務情況進行存檔對比，從而為管理者和消費者之間的良性互動提供互動交流的基礎，這也是信息化的檔案管理系統所發揮的重要作用。

二、信息化的檔案管理系統收集的主要信息類型

在國有企業的日常管理過程中，員工的信息是非常重要的，員工的選拔任用等都要有一定根據，因此，國有企業通過信息化的檔案管理系統進行進一步地收集，能夠幫助國有企業的管理者尋找到各種崗位的適配員工，從而對相關的提拔任用進行決策。在國有企業員工檔案系統的設計過程中，最主要的目的是對員工的信息，特別是能力信息以及業績的信息收集，還有包括行為信息等。

從最基本的信息層面上看，包括了國有企業一線工作的員工的一些基本的能力信息，包括這些員工在進入國有企業之前是服務一些什么樣類型的企業或單位，對其履歷與能力等均有所了解，還包括這些員工基本的一些職務信息以及所屬部門等，信息化都能夠將這些必要的基本信息整合成為國企員工數據。這些數據國有企業各個部門都是通過信息化的檔案管理系統來進行交互性的傳遞。

另外一種重要的信息，也就是價值較高的信息。例如，參加日常工作的這些員工，在進入國有企業工作后，國有企業通過填寫一些相關的調查表，可以進一步掌握員工的需求，通過信息化手段匯集到檔案管理部門，通過這個方式來進行信息化的員工管理。因此，從這個技術角度上，對有價值的一些員工進行定位挖掘，以需求作為重要的導向，運用信息化檔案系統對于這些數據的整合與分析，將有助于企業管理者找到優化管理的方法。

而在信息的分析過程中，員工在工作中的一些具體的情況信息，也是分析的一個重點。在日常工作的過程中，這些員工在國有企業各個固定崗位開展工作，會一些成績或者貢獻，通過信息化的檔案管理模式會留下一些相關的數據，這些數據其實都是員工在參加日常工作中的一些現場行為信息。通過信息化的檔案管理系統系列分析，能夠得到一些比較有幫助性的結果，包括在日常工作推進的過程中，每個員工的績效和能力差異，而且也可以對特殊的部門的一些特定員工群體進行分析，因此，國有企業其實對于不同的這些信息進行綜合分析，能夠對員工在研究過程當中的一些現場行為，特別是日常工作體現出來的高峰期處理狀況，乃至于那些員工的去留情況，都可以進行整合與分析，從而得出針對性的一些數據。

通過這些信息化的檔案管理系統進行管理，能夠對日常工作當中的一系列價值鏈條進行綜合分析，包括把服務延伸到價值鏈條的各個頂端中，國有企業的管理部門都可以通過檔案信息系統的分析從而獲得更多利益。檔案科學管理有非常大的驅動作用，只有把握好檔案管理的驅動性，才能夠把日常工作的各項資源和當前的一些已有的信息進行溝通，從而提高信息鏈條之間的互動性。

三、信息化的檔案管理系統在日常工作中的架設

在整個檔案的信息系統的構成的過程中，首先是要在檔案的信息系統里面進行流向的設計，也就是形成一些信息系統的結構圖，通過這種方式，讓信息系統與信息化的檔案管理系統之間能維持一種密切的聯系。國有企業在架設這些不同的信息端口的時候，要考慮到信息中心以及網絡登錄大廳，以這種相關系統的方式，能夠進一步地把這些信息進行溝通聯系，從而形成一些有價值的信息鏈條。

在檔案管理過程中還可以進行綜合調研，了解檔案管理的需求。問卷的設計應該符合信息化的理念，可以采取電子問卷的形式，把這些調查問卷設計得更加容易填寫，在填寫的這些區域當中，要保持一些合理的范圍，這樣能夠方便這些員工在填寫的過程中，對這些相關信息進行捕捉。而且為了適應信息化的檔案管理系統，這些電子化的調查表格也應該有一定的識別精度和速度，更方便這些信息化的檔案管理系統對相關的資源進行統計和整合。

在這些日常工作的過程中，對員工的檔案信息進行匯總的調查是非常重要，可以根據申請的系統的識別范圍，采取科學分析等方式，對相關的數據進行統計。

四、檔案信息系統的實踐反思

檔案的信息管理系統，也就是運用這些信息化的檔案管理系統進行信息的采集，其實是能夠幫助這些國有企業進一步地鎖定目標客戶，并且適應這些目標客戶的需求。在實踐的過程中，雖然信息化的檔案管理系統非常便捷，但是可能在信息采集與處理方面存在一些不盡如人意的狀況。

比如在國有企業舉行展覽的時候，在入口處對客戶的問卷調查，以及在展覽的過程當中對客戶的調查，就往往有很多的參加者并不愿意將自己的個人信息公開，但是可以借助檔案信息化進行搜集，以匿名的形式歸入客戶信息統計中，以此作為檔案信息系統的對應客戶資訊。

而且運用檔案信息系統還需要在短時間之內對大量的信息進行處理，因此，在管理的過程當中也有一些效率上面的弊端，操作的環境也不盡如人意，尤其是在日常工作的這一過程中，要對這些實時的數據進行收集和處理，這意味著必須對信息系統的電子硬件處理速度有要求。因此，基于這些層面考慮，其實在檔案信息系統的運用上，完全是可以考慮檔案信息系統的合理運用，從而提高日常工作的有效性。（作者單位：湖南省永州公路橋梁建設有限公司）