如何做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理

夏桂楊

想要做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)的有效管理，這需要結(jié)合辦公室內(nèi)部的環(huán)境和具體管理需求，提升行政事務(wù)管理信息化水平，建立合適的管理思路和管理方法。同時(shí)，管理人員的專業(yè)化水平和服務(wù)意識(shí)也要有所提升。本文對(duì)此進(jìn)行了分析研究。

辦公室行政事務(wù)的管理十分繁雜，對(duì)于工作人員的專業(yè)化水平和服務(wù)意識(shí)都有一定要求。當(dāng)前很多企業(yè)和單位在進(jìn)行辦公室行政事務(wù)的管理中都會(huì)碰到各種問題，這導(dǎo)致管理的實(shí)效很低，管理的效果也不夠明顯。想要做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)的有效管理，這需要結(jié)合辦公室內(nèi)部的環(huán)境和具體管理需求，建立合適的管理思路和管理方法。同時(shí)，管理人員的專業(yè)化水平和服務(wù)意識(shí)也要有所提升，這對(duì)于辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量的提升會(huì)起到非常重要的推動(dòng)效果。

一、辦公室行政事務(wù)管理概述

（一）辦公室行政事務(wù)管理職能

辦公室行政事務(wù)管理部門有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)參謀職能，一方面需要基于基層情況對(duì)決策工作提出建議，另一方面要有效協(xié)調(diào)工作人員間、各部門之間的工作，提高辦公室整體的工作效率和工作水平。在一定程度上說，辦公室行政事務(wù)管理的工作水平影響著單位公司的發(fā)展情況和工作人員對(duì)單位的認(rèn)同度。

（二）辦公室行政事務(wù)管理特點(diǎn)

首先，辦公室行政事務(wù)管理工作主要是面向單位所有部門、尤其是領(lǐng)導(dǎo)層的服務(wù)管理活動(dòng)，具有很強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，信息來源復(fù)雜，工作中需要協(xié)調(diào)多個(gè)部門，分析整合大量的復(fù)雜信息;其次，由于管理任務(wù)繁重、工作時(shí)間超長、相關(guān)部門多等原因，辦公室行政事務(wù)管理工作非常復(fù)雜無章和困難，對(duì)辦公室的工作水平產(chǎn)生影響。此外，辦公室行政事務(wù)的管理從本質(zhì)上來說是對(duì)于整個(gè)公司的服務(wù)工作，需要管理人員了解各個(gè)部門的工作展開情況，尤其是了解大家在工作中面臨的一些典型問題和困難，透過各種方法和途徑提供相應(yīng)的支持與協(xié)調(diào)，以幫助各部門和相關(guān)人員的工作得到良好推進(jìn)。

二、辦公室行政事務(wù)管理存在的問題分析

當(dāng)前辦公室在行政事務(wù)的管理上存在一些典型問題，具體來說可以歸結(jié)如下：第一，作為整個(gè)公司服務(wù)性和綜合協(xié)調(diào)性最強(qiáng)的部門，行政管理部門在處理各種事務(wù)時(shí)要處理的事務(wù)很多。除了公司整體運(yùn)營中的一些常規(guī)事務(wù)，還有各個(gè)部門間的協(xié)調(diào)，以及公司內(nèi)部資源的整體分配。這樣的背景下經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致管理中各類問題的產(chǎn)生，尤其是在各部門訴求有較大沖突的背景下，如何做好協(xié)調(diào)和溝通，這對(duì)于行政部門提出了很高要求。在遇到突發(fā)狀況時(shí)需要行政部門做有效協(xié)調(diào)，這也非常考驗(yàn)形成部門的問題處理能力。第二，正常情況下行政管理部門應(yīng)當(dāng)具備一定的獨(dú)立性，能夠?qū)芏嗍聞?wù)有較好的絕對(duì)權(quán)，但是，領(lǐng)導(dǎo)越位的問題經(jīng)常會(huì)打破這種局面。一旦領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入到行政部門的管理工作中，這不僅會(huì)給行政事務(wù)的有效管理帶來很大的困難和挑戰(zhàn)，這也會(huì)對(duì)于行政部門帶來一些負(fù)面影響，是阻礙各項(xiàng)行政事務(wù)的管理得到有效推進(jìn)的原因。更有甚者，不少管理不太規(guī)范，或者是處于起步階段的公司和企業(yè)，內(nèi)部行政部門完全不具備應(yīng)該有的獨(dú)立性，行政事務(wù)的管理方式直接由領(lǐng)導(dǎo)決定，這就很大程度失去了行政部門應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的效果。第三，不少行政事務(wù)管理部門的人員缺乏應(yīng)有的服務(wù)意識(shí)，對(duì)于員工的需求沒有給予充分重視，在協(xié)調(diào)和溝通部門間的各類問題時(shí)采取的方法也不夠妥當(dāng)。有些公司的行政部門甚至?xí)?duì)于不同部門區(qū)別對(duì)待，處理問題不夠公平公正。這些都會(huì)直接影響行政事務(wù)的有效處理，會(huì)給公司人員帶來很多負(fù)面印象。上述問題在很多公司的行政管理中都會(huì)出現(xiàn)，這是阻礙實(shí)際管理工作有效推進(jìn)的因素，是值得行政管理部門進(jìn)行深刻反思的方面。

三、優(yōu)化辦公室行政事務(wù)管理對(duì)策研究

（一）提升行政事務(wù)管理信息化水平

行政事務(wù)管理之所以會(huì)整體效率不高，并且實(shí)際管理工作中會(huì)面臨各種阻礙，一個(gè)很重要的原因便是行政事務(wù)管理的信息化水平不足。不少公司行政人員對(duì)于計(jì)算機(jī)和各種網(wǎng)絡(luò)化工具的使用并不熟練，對(duì)于一些使用的辦公軟件了解也十分有效。這個(gè)問題很有必要得到改善與優(yōu)化，不然會(huì)對(duì)于具體工作的展開帶來很多負(fù)面影響。行政部門要全面提升自身的辦公環(huán)境和條件，不僅要讓每個(gè)員工都對(duì)于信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)有嫻熟的使用能力，在處理各種實(shí)際問題時(shí)也要充分發(fā)揮信息技術(shù)的輔助功效。無論是建立部門間的溝通協(xié)調(diào)，還是各種信息數(shù)據(jù)的歸納匯總，借助信息技術(shù)可以讓這些工作高效推進(jìn)，并且能夠很好的實(shí)現(xiàn)部門間的銜接與溝通。公司要對(duì)于這個(gè)問題加強(qiáng)重視程度，在行政人員招聘管理上喲啊充分考察其對(duì)于各類信息工具的使用熟練度，同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)于現(xiàn)有員工的培訓(xùn)。這會(huì)很大程度改善當(dāng)前辦公室行政事務(wù)管理中的各種問題和局限，能夠讓行政事務(wù)管理的綜合質(zhì)量更高。

（二）完善行政事務(wù)管理制度建設(shè)

辦公室行政事務(wù)管理部門應(yīng)當(dāng)是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的部門，要結(jié)合這個(gè)部門的日常管理工作構(gòu)成建立一套科學(xué)合理的管理制度。其中不僅要明確行政事務(wù)管理部門的基本職責(zé)，也應(yīng)當(dāng)限定其他部門或者人員對(duì)于行政事務(wù)管理的影響，比如，要在公司的相關(guān)規(guī)定中避免領(lǐng)導(dǎo)的越位，讓行政管理部門能夠獨(dú)立有效的完成各項(xiàng)管理工作。這會(huì)極大的優(yōu)化行政事務(wù)管理的整體效能，能夠讓這個(gè)部門的管理職能充分發(fā)揮。這樣才能夠讓行政管理部門更好的協(xié)調(diào)公司內(nèi)部其他部門，能夠公平公正的展開公司資源的分配利用，讓整個(gè)公司形成良好的工作環(huán)境和氛圍。此外，隨著公司的不斷成長，要結(jié)合自身的發(fā)展?fàn)顟B(tài)和管理需求，不斷完善和革新針對(duì)行政事務(wù)管理制度的優(yōu)化建設(shè)。這樣才能夠更好的體現(xiàn)出行政部門的職能，能夠讓各項(xiàng)事務(wù)的管理得到良好推進(jìn)。

（三）提升工作人員服務(wù)意識(shí)

想要讓辦公室行政事務(wù)管理取得更好的實(shí)施效果，轉(zhuǎn)變行政部門人員的工作態(tài)度，提升人員的服務(wù)意識(shí)十分重要。行政管理部門要對(duì)于自身工作有正確認(rèn)知，不僅要充分了解自身的工作范疇和工作職責(zé)，也要建立積極正面的工作態(tài)度。行政管理人員只有強(qiáng)化自身服務(wù)意識(shí)，這樣才會(huì)更有效的發(fā)現(xiàn)公司內(nèi)部的各種問題，進(jìn)而更深入的了解各個(gè)部門間乃至具體的公司員工的困難和需求。同時(shí)，在處理各種實(shí)際問題時(shí)要結(jié)合多方面因素加以考量，充分了解問題的實(shí)質(zhì)，構(gòu)建部門間的協(xié)調(diào)合作，為公司內(nèi)部營造良好的整體氛圍。這會(huì)幫助行政部門及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并且采取合適的方法解決各類問題。這樣的背景下整個(gè)公司才會(huì)有良好的工作環(huán)境和氛圍，部門間的溝通合作會(huì)更加暢通，大家也能夠共同朝著公司的愿景和奮斗目標(biāo)向前。這樣的背景下公司內(nèi)部整體上會(huì)形成很好的氛圍，行政部門的服務(wù)職能可以充分體現(xiàn)出來，公司員工之間的關(guān)系也會(huì)更加融洽。這才是高質(zhì)量的行政事務(wù)管理要達(dá)到的積極效果，在這樣的背景下公司整體的經(jīng)營績效會(huì)得到更好的綜合保障。（作者單位：江蘇省南通市人民政府臺(tái)灣事務(wù)辦公室）