新冠肺炎疫情背景下高校檔案利用服務實踐與思考

張興

摘要：本文通過對新冠肺炎疫情期間高校檔案館服務現狀的整體分析，總結了高校檔案館在疫情期間不同階段的檔案利用方式，結合牡丹江師范學院檔案館在新冠肺炎疫情期間檔案利用服務具體實踐工作，提出構建高校檔案館云服務模式的設想和展望。

關鍵詞：檔案館;新冠肺炎疫情;檔案館云服務

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

2019年12月以來，新冠肺炎疫情席卷全國，因其具有傳播速度快、傳播范圍廣、潛伏期長且潛伏期具有傳染性等特點，引起全國乃至全世界的廣泛關注。WHO（世界衛生組織）將新冠肺炎疫情列為國際關注的重大突發公共衛生事件。截至2020年4月28日23時05分，全國累計確診病例84 367例，累計治愈病例78 712例，累計死亡病例4643例，現有確診病例1012例;海外累計確診病例3 005 982例，累計治愈866 089例，累計死亡病例208 313例，現有確診病例1 931 580例[1]。從全球疫情數據可以看出，目前國內疫情基本得到了控制，但海外形勢正處于暴發階段，而且正處于上升趨勢。全球疫情防控形勢壓力巨大。

檔案是歷史的原始記錄，是前人留給今人的寶貴精神財富。在新冠肺炎疫情這樣的重大突發公共衛生事件面前，檔案行業能做什么，能為此提供什么力所能及的服務，這是每一位檔案工作者在近期需要思考的問題。國家檔案局在2020年2月7日緊急發布了《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》[2]，要求各級檔案部門要深入貫徹落實黨中央、國務院關于新冠肺炎疫情防控工作的各項決策和部署，增強檔案部門服務中心工作的能力，在確保疫情防控安全的前提下，主動承擔任務，積極履職盡責，創新工作方法，增強疫情防控工作的針對性、實效性，為打贏疫情防控阻擊戰做出檔案部門應做的貢獻[3]。

1 新冠肺炎疫情下高校檔案館服務現狀

1.1 疫情開始階段（1月下旬—2月上旬）

1月23日，武漢“封城”：全市城市公交、地鐵、輪渡、長途客運暫停運營;無特殊原因，市民不要離開武漢，機場、火車站離漢通道暫時關閉。隨即，全國各省啟動重大突發公共衛生事件一級響應。新冠肺炎疫情剛開始暴發階段，正值國內高校寒假時間。在疫情突然暴發的嚴峻形勢下，考慮到檔案工作人員和校內外檔案利用人員的安全，各高校檔案館紛紛通過檔案館網站或檔案館微信公眾平臺等方式發布閉館通知，取消寒假檔案利用工作安排，視疫情發展決定下一步工作方式。

1.2 疫情全面防控階段（2月上旬—3月下旬）

2月6日，國家衛生健康委宣布建立16個省支援武漢以外地市的對口支援關系，以“一省包一市”的方式，全力支持湖北省加強對患者的救治工作。隨著“火神山”“雷神山”及方艙醫院的建立，全國進入了一個全民抗疫、全面抗疫的特殊時期。各高校檔案館根據新冠肺炎疫情防控形勢，結合各自學校疫情防控規定，積極應對新冠肺炎疫情的挑戰。通過對這段時期國內42所世界一流高校檔案館的調查發現，其中38所高校檔案館都通過檔案館網站或檔案館微信公眾平臺發布了疫情防控期間檔案館服務工作通知。考慮到安全性，檔案利用服務主要通過電話咨詢和電子郵件預約查檔的方式。

1.3 疫情常態化防控階段（3月下旬—）

3月20日，全國31個省（區、市）和新疆生產建設兵團的本土新增確診清零，4月8日武漢解封，全國疫情基本上得到了控制，國內新冠肺炎疫情進入常態化防控階段。隨著復工復學的到來，畢業生出國、就業和企事業單位的檔案需求激增，為應對新冠肺炎疫情對傳統檔案服務帶來的新挑戰，各高校檔案館主動作為，及時調整檔案服務方式，由疫情全面防控階段的電話咨詢和電子郵件預約查檔調整為“彈性值班”“輪崗值班”“一站式平臺線上服務”“遠程預約服務系統”等線下線上相結合、多措并舉的檔案利用服務方式。

2 新冠肺炎疫情背景下牡丹江師范學院檔案館檔案利用服務實踐

2.1 認清形勢，明確責任和目標

新冠肺炎疫情是新中國成立以來，傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發公共衛生事件，面對疫情，從中央到地方，從醫護工作者到廣大民眾，14億中國人同舟共濟、眾志成城、共克時艱。檔案館主動作為、靠前服務，在疫情防控阻擊戰中履職盡責，扛起了“蘭臺人”的責任與擔當。

疫情就是命令，防控就是責任。牡丹江師范學院檔案館在做好疫情防控的同時，明確要做好全校各部門、在校師生和畢業校友的檔案利用服務，尤其明確了針對學生在就業應聘、出國留學、考研深造、晉升補檔等檔案需求方面，一定要提供及時、便捷、高效的檔案利用服務。

2.2 充分調研，確定思路和方案

針對全國疫情防控形勢，在廣泛研究各高校檔案館疫情期間檔案利用模式的基礎上，結合學校疫情防控管理規定和檔案館實際情況，檔案館主動作為，在較短時間內開發出檔案館查檔預約小程序——“與檔有約”微信小程序，并全面梳理各類檔案，研究適合的服務方式，確定了由線下服務轉換為線上服務的整體思路，并制定了翔實的工作方案。

①黨群、行政、基建、財務、人事類（含副科以上干部人事檔案）等機密檔案查閱，在智慧校園OA系統上申請相應流程。

②教學類檔案（新生錄取三聯單、畢業成績、學歷學位證明等）及科研、外事、設備等其他類非機密檔案查閱，通過牡丹江師范學院檔案館“與檔有約”檔案預約小程序進行預約查檔。

③上述檔案查閱均采用“零接觸”業務受理方式。疫情特殊時期，以減少人員交叉、線上溝通、急事優先的處理原則，集中辦理預約的檔案查閱事務。辦理后的檔案材料原則上以電子文件的形式通過微信、QQ、電子信箱等方式發送給檔案利用者。如必須需要紙質版需與工作人員溝通協調。

2.3 廣泛宣傳，提升檔案利用率，充分發揮檔案自身價值

通過多平臺、多渠道宣傳檔案館在疫情期間檔案利用服務方案，主動作為、靠前服務，最大限度地讓師生校友了解在疫情期間如何利用檔案，從而快速及時地獲取所需檔案材料，彰顯了檔案部門在特殊時期的責任與擔當。

①在檔案館微信公眾平臺發布“關于檔案館在疫情防控期間做好檔案服務工作的通知”的公告，群發給已關注用戶，并主動推送給全校教師群和各二級學院輔導員群，最大范圍地讓師生校友了解檔案館在疫情防控期間檔案服務工作方案。

②將《檔案館在疫情防控期間做好檔案服務工作方案》加入《牡丹江師范學院線上業務指南》，以網站顯著專題版面的形式在學校官網面向社會發布，同時，要求各單位及時將《指南》傳達到每一位師生員工，讓檔案需求者能在疫情期間及時獲悉檔案利用途徑。

③將檔案館微信公眾號和檔案館預約小程序二維碼做成展板，在學校疫情期間唯一開放的校門口各單位疫情期間辦事指南專區展示，讓來校辦理檔案業務的人員第一時間了解檔案館在疫情期間檔案服務工作方案，并針對所需檔案材料進行相應預約。

3 展望

牡丹江師范學院檔案館是以檔案館微信公眾號為平臺基礎，實現在新冠肺炎疫情期間檔案利用服務工作宣傳和查檔預約一站式服務，但和真正意義上的檔案館一站式云服務還是有很大距離。云服務是在云計算技術的支持下，包含系統、平臺、應用終端等多層次內容的一種新興服務模式，已成為當今信息科技發展新潮流。檔案館一站式云服務架構理念是將檔案信息資源虛擬化云存儲，并整合檔案網站、檔案公眾號、微信小程序、智能終端等云應用手段，實現用戶身份認證、檔案預約服務、檔案在線蓋章下載等服務。檔案館云服務是以檔案數字化為基礎、以云計算為技術手段、以高效便捷服務為目的的云服務模式，讓用戶在檔案利用過程中“少跑路，多動手”[4]。將云服務應用于高校檔案館管理工作中，不僅是檔案館應對新冠肺炎疫情這樣重大突發公共衛生事件的新挑戰，更是提升檔案工作效率和檔案服務水平，提高檔案館服務質量、創新檔案服務的必然趨勢。

參考文獻

[1] 新型冠狀病毒肺炎疫情實時大數據報告[EB/OL].[2020-4-28].https：//voice.baidu.com/act/newpneumonia/newpneumonia/？from=osari_pc_3#tab4.

[2] 國家檔案局關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知[EB/OL].[2020-02-07].http：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/fd8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d.shtml.

[3] 王飛.淺談檔案部門在疫情中如何履職盡責[J].蘭臺內外，2020（9）：11-12.

[4] 丁曉茹.互聯網+云服務模式在檔案利用中的探索與實踐[J].數字與縮微影像，2018（4）：10-13.