N生產制造企業采購和付款內部控制的探析

彭娣娣（河南林業職業學院）

內部控制對企業的健康穩定發展至關重要，建立內部控制體系是企業良好運行的基石[1]。在企業的運營活動中，采購與付款業務是企業的首要活動，它牽涉到企業大量資金的流出、生產與銷售環節，因此采購與付款內部控制是企業內部控制的重中之重。本文主要從N生產制造企業入手，發現采購與付款內部控制的常見問題并且提出相應的優化意見。

■N生產制造企業的采購和付款內部控制的現狀

伴隨著經濟的高速發展，各個企業意識到內部控制和風險管理對企業管理的重要作用。N生產制造企業采購部由三人組成，A、B兩人是負責主要原材料的購買，其中A采購員是財務經理，C采購員負責除以上原材料外公司其他物資的購買，如日常用品和車間輔助材料等的購買。對于主要原材料的采購流程為：A采購員根據原料庫存量的多少，填寫采購申請單，經行政經理審批后，由A或者B采購員進行購買并報銷。日常用品和車間輔助材料等的采購流程為：由使用各部門提出申請，經部門負責人批準，交由C采購員統一購買，由各個需要部門驗收后進行報銷。財務部與采購相關的人員有兩人，一人負責核實采購業務，一人負責付款審批、付款執行與記錄采購業務。從公司的采購現狀看，公司的采購成本增加、采購物資流失、諸多應付賬款未付等，都與采購的內控有關。

■N生產制造企業的采購和付款內部控制存在的問題

采購和付款業務是企業運營管理中很容易出現紕漏的環節之一，在數工業企業中，采購成本都占據了企業總成本的很大一部分。然而企業在采購和付款過程中很容易出現以權謀私，偷工減料，以次代好，收受回扣等違法違紀行為。本N生產制造企業采購和付款業務存在的主要問題如下：

（一）崗位職責不清晰

詢問價格并且最終選擇供應商，采購合同的訂立與審批，購買原材料以及報銷、付款審批和執行等業務由同一部門或個人辦理。如本企業一般有采購經理經過簡單的詢價后，自主確定供應商，并不需要再經過其他人的商議和審批，并且日常只有采購經理向供應商詢價、下訂單、商量運輸和付款事宜，公司內的其他人沒有和供應商有關聯系，這樣很容易造成弄虛作假，以權謀私等問題。

（二）缺乏完善的采購計劃

制定完善的采購計劃是整個采購工作的第一步，而N生產制造企業的原材料采購工作缺乏計劃性。公司在決定是否購買原材料時，會依靠倉庫管理人員人工判斷存貨的充足率，從而決定采購與否以及采購數量。這種沒有真實數字依據的采購管理方法會導致原材料過多或者過少。如果倉庫存貨過多，會占用大量資金，大大增加了庫存成本。然而存貨不足時，又會影響使用部門的工作，降低工作效率。并且在日常工作中，企業在緊急需要時直接打電話，使其送貨，企業缺乏計劃性。在現在供過于求的市場環境下，供應商都在努力的尋找客戶，有些供應商在沒有經的客戶的同意，直接送貨上門，由于是經常地業務來往，企業也不好拒絕只好先行放置本企業，導致原材料的堆積，破壞企業有序的采購業務。

（三）缺乏對供應商的系統管理

缺乏供應商管理是目前很多公司在采購管理中都會存在的問題。N生產制造企業為了短期利益，單純考慮供應商的供貨價格，而對其他因素不予考慮。該公司選擇供應商時，把工作重心放在價格的談判上，強調“三方比價’,通過單純的比較供應商的價格，從中選擇價格最低的供應商，而忽視產品質量、交貨期限、供應商信譽等的重要因素。然而這些問題，往往在后續才會暴露出來，并且會產生很大的負面影響。比如材料的質量等。材料的質量會直接影響產品的材料單耗量和產品質量。

（四）采購發票報銷不規范

采購人員采購后一般由采購經理簽字后報銷，會計人員只要看到有采購經理的簽字后就進行報銷，沒有與財務經理和驗收人員溝通。發票的報銷制度相對寬松，會計人員對于采購人員的報銷發票檢查不仔細，容易出項跨期現象。

（五）付款不按照合同條款進行還款

一般采購合同上都標明付款方式、付款期限。但是企業并不按照合同條款進行還款，而是拖欠貨款，不能及時的還款，這樣容易損壞企業的名譽，容易和供貨商產生矛盾，情況嚴重會造成供應商拒絕供貨。

■完善企業采購和付款內部控制的有效措施

（一）采購與付款業務的崗位分工要清晰

N生產制造企業應當制定完善的采購和付款業務崗位職責，明確采購與付款業務的主要部門和崗位的職責以及對應權限，根據采購與付款業務的重要性及金額大小的不同，對具體業務進行分類歸納，然后對各層次進行授權，明確具體職責[2]。做好采購和付款業務不相容崗位相互分離、制約和監督。

（二）制定完善的采購計劃

在進行采購活動之前，企業要根據庫存管理系統中的庫存量以及訂貨所需時間制定完善的采購計劃，將請購、詢價、確定供應商等采購要遇到的每一項工作都進行合理籌劃。為了避免出現原材料短缺和材料積壓的情況。N生產制造企業需要建立采購部門與生產部門的信息共享機制和聯動機制，采購部門要依據生產部門的生產需要量進行長短期的規劃，做到原料庫存的合理性，減少存貨的短缺成本和儲存成本。

（三）加強對供應商的管理

采購和付款環節中對于供應商的管理是非常重要的。N生產制造企業需要選擇資質優良的供應商并與他們建立雙方互惠共贏的關系。如果沒有優質的供應商，采購的商品就會缺少成本或者質量優勢，那么產品在銷售市場中也會失去競爭力，在銷售市場中也很難有立足之地。因此，為了企業的各方利益，需要加強對供應商的管理。對于供應商的管理主要有以下兩個方面：

完善供應商評審機制。N生產制造企業的供應商評審小組應由總經理、生產經理、采購經理以及財務經理組成。根據企業制定的供應商評審細則從多角度對各個供應商進行詳細的評比，最終根據評審結果制定優良供應商名單，并將優良供應商檔案進行記錄。供應商評審細則主要考慮以下因素：

（1）價格。價格是評審供應商需要考慮的重要因素之一。價格過高，會增加采購成本，從而導致產品成本過高，失去產品市場競爭力。但是一味的追求最低價格，通常如果價格過低，可能質量不達標，也會產生一系列不好的影響。因此企業需要將各個供應商的采購價格與市場的平均價格進行對比，不宜偏移市場價格過大，最好選擇相同質量價格最優的供應商。

（2）質量。如果材料的質量不達標，就不能生產出優質的商品，因此就會失去客戶的信賴，可能會喪失更多的業務，因此，企業在選擇供應商時必須關注采購物資的質量。

（3）交貨期限。交貨期限對于采購活動尤為重要，采購的貨物如果不能按照約定時間到達，勢必影響公司的正常生產銷售，會增加企業存貨的短缺成本。企業可以通過各種途徑去深入了解供貨方的生產設備情況、技術水平以及供貨能力等。企業盡量選擇供貨能力強的供應商，日常能夠按時交貨，如果企業有緊急訂單也有相應的能力滿足。

（4）信譽。考察供應商的信譽，選擇信譽好的供應商進行合作。

（5）結算條件。現金流量是企業的血液，對企業而言非常重要，合理的安排資金的使用，有利于公司的發展。不同的供應商會給出不同的信用條件。企業可以選擇信用條件相對寬松的供應商，從而提高企業資金的使用效率。

N生產制造企業應根據這5個因素，對供應商進行評定，記錄評定結果，作為以后年度評審的資料。同時將評審的相關信息反饋給供應商，各個供應商可以根據自身的不足之處進行改正。

（四）會計報銷要規范

采購人員采購后應及時報銷，避免出現跨期現象，采購物資在結算時必須取得以下憑證：增值稅專用發票或普通發票、運輸發票、到貨驗收單一式兩份（供應分公司直達各單位的物資，必須加蓋財務印章）、訂貨合同、質量證明書、資金跟蹤卡等。經理簽字前要仔細詢問，避免出現虛假報銷情況。

（五）應按合同的規定及時付款

按照合同的規定在信用期限內及時給供應商付款，如果遇到特殊情況未能及時付款的，向供應商說明其理由，得到供應商的認可。企業盡量要和供應商保持融洽的關系。

■總結

總而言之，采購與付款內部控制是企業經營管理活動的重要把控點，只有制定完善的采購與付款內部控制，才能盡量避免企業出現徇私舞弊、損害企業經濟利益，才能給企業的運營管理創造良好的環境。