巧用Word郵件合并提高人事勞資人員工作效率

張小麗

目前，許多單位每年都會有人員變動，而調資是人事勞資日常工作的重要組成部分。對于大部分勞資人員來說，為每個需要調資的人員出示一份Word版本的工資變動審批表是一件耗時耗力的事情，尤其是單位人員比較多的企事業單位。為提高人事勞資人員調資的工作效率，本文提出了一種巧用Word郵件合并功能的方法。

1巧用Word郵件合并功能實現調資方案

用Word郵件合并功能實現調資的具體過程如下：①統計個人信息。按照現有的調資表模板，將所需調資人的個人信息統計在Excel文件名后綴為xls的工作簿中；②準備個人工資表動審批表Word模板，將人社局所給調資表設置為.doc文件格式；③生成每個人的工資表動審批表，在模板文件中通過郵件合并功能調用包含個人信息的.xls文件。總體實現過程如圖1所示。

2個人工資變動審批表的實現過程

文章以我校教職工的2020年1月的調薪為例進行示范，為了保護個人隱私，將涉及到的姓名等信息進行了特殊處理。

2.1統計個人信息

根據人事局工資科提供的調資表，在Excel文件中統計調資人員的個人信息。個人信息表的生成過程如下：

（1）分析調資表，確定需要統計的各項內容及其關系，如圖2所示。

通過分析可知，主要涉及到的信息分為兩大類，一類是人事信息；另一類是工資信息。其中，人事信息需要統計個人的姓名、工作單位及職務等8項內容；勞資信息主要統計原（現）崗位名稱及任職時間執行何種工資標準、變動前后的工資以及月增額等14項內容。變動前后的工資是有聯系的：每一部分的小計是該部分的崗位工資、薪級工資及工資提高部分之和；月增額為變動后的工資小計與變動前的工資小計之差。

每次審批后的個人工資變動審批表需要存入個人檔案。為了方便存檔，建議在調資表右下方設計一欄“檔案號：”，并在表格中添加該統計項。除此之外，需要添加一項“工資變動原因”。

（2）新建Excel文件（2020年調薪表信息264人.xls），根據上述分析，將24項內容分別命名為對應的列名，依次填入264人的個人人事及工資信息。設計后的表格信息量較大，為了方便給大家展示并對工資信息進行保密，僅顯示前3位教師的人事信息和其他信息，如圖3所示。

每個人審批表內容相同項均在模板中填寫即可。如圖2所示，調資表中呈報單位意見及主管部門意見處均有年月日，對于每一個人的審批表而言，日期是相同的，在調資表模板中將日期統一填寫即可。

為了節約審批時間，一般會提前將審批單位意見欄中的內容提前和審批單位溝通好并在模板中填寫，本次調薪的相同信息已在模板中填好，如圖4所示。

2.2生成個人工資變動審批表

打開調資表模板（調資表模板.doc），在Word中使用郵件合并功能將統計好的個人信息Excel表（2020年調薪表信息（264人）.xls）作為數據源，在每個所需填寫的信息處匹配數據源的列名，瀏覽數據并將1～264條記錄生成一個新的Word文檔。

至此，每個人的個人工資變動審批表便生成。

3結束語

本文提出了一種巧用Word郵件合并功能的方法，為每個需要調資的人員出示一份Word版本工資變動審批表。通過在Excel表格中統計個人信息、制作Word版調資表模板和在調資表模板中使用郵件合并3個步驟，實現一次性生成所有需要調資人員的個人工資變動審批表，提高了勞資人員的工作效率。該方法同樣適用于學校學生準考證制作等日常考務工作。