從內控五要素著手探析商鋪租賃企業的內控管理

金紅橋

摘 要：企業內部控制是指企業為了保證經營合法合規、有效進行和資產的安全、完整，防止發生和糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、會計信息真實可靠合法、完整而制定和實施的政策、措施與程序。內部控制管理活動貫穿企業經營活動全過程，在企業經營管理中扮演越來越重要的角色，發揮越來越重要的作用。本文以FK公司為例（以下簡稱公司），借鑒行業內成功經驗，結合并運用《企業內部控制基本規范》內控五要素簡要介紹和分析商鋪租賃企業內部控制內容，存在問題，解決辦法。

關鍵詞：企業內部控制基本規范;商鋪租賃企業;管理

FK公司是一家主營各類商鋪的開發銷售和租賃、傳統商貿批發零售、電商、倉儲冷鏈配送、物業管理服務的綜合性的現代化大型省級物流園區。截至2019年，整個園區共進駐全國各地經營業戶近千家，薈萃全國各地名優農特副產品。企業一直倍受當地政府重視支持，享有較高聲譽，公司享有稅收減免、財政補貼等地方政府扶持政策。商鋪租賃業務是公司本部的主要經營來源。但是，公司作為一家從集體企業轉型的私營企業，股權單一，典型的家族型企業特征明顯，內部控制形同虛設，企業效益近年來一直欠佳。在經營中公司內部控制上存在的缺陷逐步顯露，歸納起來主要問題如下：

一、內控環境

控制環境是內部控制的基礎。公司現狀：一是公司管理層、員工對內控意識較為薄弱，也沒有制訂和完善成文的內控各項制度并有效執行。二是組織機構設置不合理，治理結構不健全：組織結構特點是股東以自然人為主，占多數股權，管理上存在集權特征，家族式企業管理.3文化建設不夠重視：內控制度的貫徹執行有賴于企業文化建設的支持和維護。FK雖明確了公司經營宗旨理念，但公司上下對企業文化內容以及對內控建設中作用知之甚少，缺乏相應的激勵約束機制，干好干壞一個樣，職工隊伍松散，沒有凝聚成合力。以上情況說明公司控制環境基礎薄弱，整體控制環境面臨失效的風險，這將影響后續控制活動的實施。解決思路：

公司應根據自身實際情況完善內控環境：一是吸收社會資本，合理股權結構。推行員工持股計劃。二是改變唯親是任;三是規范法人治理結構，完善以董事會為核心的公司治理機制。建立決策、管理、監督各機構權責明晰、相互制約的關系.四是在文化方面：重視內控文化，建立適應企業長遠發展的機制，包括企業精神、價值觀念、企業目標、企業環境等，形成有自己特色的經營理念。五是建立業績考核制度，完善量化考核，將企業內控制度的建立以及是否有效實施等列入管理層及員工績效考核指標、依據。為配合內控建設順利推進，去年公司財務部聯合市場部等部門在對租賃業務全面疏理基礎上，特制定出臺員工考核評分表，著重在商鋪租賃內控管理各環節制訂詳細的考核內容和評分標準，自實施以來已取得良好效果。

二、風險評估

風險評估主要包括風險控制目標、識別手段、風險評估排查等。公司管理層風險意識存在欠缺，沒有建立風險評估機制。經營管理層雖具有一定的風險防范意識和識別能力，表現在在某些重大項目投資、管理決策上。但在日常經營管理上對潛在的經營風險和財務風險防范上存在一些突出問題，缺乏必要的風險防范控制。表現在：

（一）經營風險未加以識別防范

市場環境一直在變化，租戶經營情況也在變化，公司一直面臨欠租空租等帶來的經營上的風險。這些風險客觀存在但管理層往往是等發生了才意識到風險的存在，平時卻很少或沒有采取措施加以防范。

（二）合同風險控制不夠完善

租賃合同是一個重要履約文件，企業應結合自身特點，多層次多方位嚴謹科學的制定整理出合適的租賃合同條款，并由公司多個部門多方位進行審核、修訂，避免因合同條款約定不周而造成的一些履約糾紛。以往公司對“營改增”后合同租價含稅不含稅、提前開票交稅問題、履約保證金繳納等由于對租戶違約風險考慮不周或租賃合同約定不清造成的合同履約糾紛較多，合同風險較大。今年受疫情影響，國稅總局出臺扶助中小企業稅率優惠政策，因此合同中涉及租賃價格時需要關注這稅率的變化。

（三）財務風險凸顯

公司沒有健全融資決策分析機制，公司財務風險評估體系不完善融資比較隨意不嚴謹目前公司負債率居高不下，而且融資結構不合理，財務費用是一筆沉重的經營負擔，直接影響企業經營利潤。解決思路：

1、建立、健全基于風險管理的內控制度，加強風險防范控制

強化對風險的識別、評估和應對措施。將風險管理納入內控體系建設，重點加大對合同風險、市場經營風險、決策風險以及財務風險的監督控制。經營風險不容小覷，采取各項嚴格的控制措施，如加強市場日常巡邏工作等，防范控制經營各項風險。

2、完善合同條款，減少合同違約風險

著重針對租賃經營中的風險關鍵點、爭議點，在合同上加以明確如包括租金支付、租賃期限、租金計算及遞增機制、擔保方式、違約責任等。去年以來，公司根據以往合同執行上存在的諸項漏洞，對租賃合同文本進行多次修訂完善統一，減少租賃經營風險。

3、改進財務風險評估體系

財務部應結合公司內控制度，完善財務部門內部控制，加強對出租業務事前、事中、事后的財務監督控制，防范各項財務風險。當前階段，財務部門在公司投融資決策管理上配合公司高層，從財務風險識別、評估、控制三個方面研究并盡快制訂出一套風險評估體系，并協助高層采取有效的財務風險管理措施，化解風險。

三、租賃業務控制活動

控制活動是為保證企業目標能按計劃進行和實現而采取的一系列政策和程序。企業應根據內控目標，結合風險應對策略，綜合運用控制措施，對逐項環節實施有效控制。例如授權、會計控制等。作為一家提供租賃服務企業，FK公司在租賃業務關鍵活動控制點上缺乏系統規范的內控制度和程序，突出表現在：

（一）商鋪租金定價不規范、租金隨意性大

減免租金授權、執行不當。公司市場經營部在租金定價上，沒有一套科學合理的租金定價方法，事前也未作綜合評估，導致租金定價或高或低。再者，對商戶租金的減免決定權全憑市場部經理其個人和客戶的關系。

（二）租戶評級體系不健全

對租戶進行評級和篩選有助控制租賃經營風險，是租賃內控的一個重要內容。而公司在租戶資信評級上缺乏完善的風險管理機制，也沒有建立客戶信用檔案管理體系。公司經營部門為完成出租率等考核指標，在租賃流程上經常會弱化或繞過該項環節，對客戶信用評估依賴自身判斷，由于這方面控制制度存在缺陷導致的結果將是為后期埋下隱患，增加租賃經營風險，如租金遇期、單方面解約等事件的發生。

（三）應收賬款監控及催收制度不健全

公司缺乏健全的應收賬款監控及完善的催收制度，財務部門沒有建立商鋪收租臺帳，也沒有及時定期與市場部門核對銷售帳，對租金物業費等應收款確認沒有按合同嚴格執行，租戶漏交、欠繳情況時有發生，使企業蒙受經濟損失。

（四）公司財務會計系統控制不規范，不相容職務和崗位之間職責權限不明確

例如，業務繁忙時，本著大家庭的原則，出納既當收款員又是開票員，采購物品時采購員既采購又辦理入庫等。對商鋪租金、水電費、物業費等以現金、微信等方式收款環節上沒有采取必要的監控措施。例如水電物業費金額不大但量大，由于存在職責分工缺陷，部分款項沒有及時確認收入，可能存在舞弊行為發生的風險，如挪用或貪污等。解決思路：

1、建立租賃定價體系完善規范定價流程

建議成立定價小組，成員包括市場財務等部門人員。定價小組應綜合分析租賃市場趨勢，橫向對比租賃價位，參考租戶等級分情況決定租賃單價、免租期、租賃年限等租賃條件，再結合公司經營階段的需求，在出租率和租金價位上尋求平衡點，最終對定價做全面評估并制定出當期的租賃底價。同時根據市場變化，及時調整。年初，為應對新冠疫情，幫助商戶度過難關，公司積極相應政府提出的租金減免的號召，同時在具體辦理減免租金的審批條件、程序上嚴格按公司制度執行，加強授權控制，實行三人簽批，采取打分制法，向重點優質商戶、需要培植但經營暫時困難且信用良好的商戶傾斜，堅決杜絕以往搞人情特殊化的做法，嚴肅公司內控紀律。

2、健全租戶評估體系

公司可以從商戶經營所在行業、財務經營狀況、守信記錄、租賃面積等多維度對租戶進行評分，根據評分結果綜合劃分租戶級別。對不同級別租戶給予不同的政策及關注度。鼓勵吸納優質租戶，減少經營風險。

3、建立完整的催收制度，全面監控應收賬款

現在做法是財務部門建立應收租金臺帳，對應收賬款進行全面動態監控，市場部對照內控要求嚴格按照催收制度執行，確保每一筆租金有效到賬，月（季）末財務部和市場部門聯合盤點空租房，采取相應措施，提高出租率，避免經營損失。每月末，財務部與市場部定期逐戶核對應收賬款余額。財務部于租期到期前一個月打印繳款通知書給市場部，市場部負責發送并提示各租戶交租。對租戶租金逾期分情況按規定相應處理，包括收取違約金、執行斷電、發送律師催款函、單方解除合同通知等，控制欠租風險。

4、強化企業銷售與現金收款、采購與付款等環節內部控制活動

年以來，公司加強財務部內控建設：一是在現金收款環節明確工作人員職責，合理分工，做到不相容崗位之間互相監督和約束。指定專人定期與客戶核對應收帳款等往來款項，并指定專人及時開具有連續編號的收款憑證，收款員會計人員實行不相容職務分離。二是加強對出租業務和收款業務的會計系統控制，保障財務報告的可靠性完整性。對相關職務相分離，如授權與執行、執行與監督、執行與核算、保管與核算等。進一步完善授權程序，加強授權審批控制制度，對三重一大實現“雙簽”制，集體決策審批，避免個人獨斷專行，判斷失誤以及舞弊行為發生。三是對現金收款、采購等關鍵崗位人員制定了崗前培訓、強制休假、定期崗位輪換等制度。

總之，在具體控制活動方面，去年來公司結合公司實際，借鑒人家但絕不照搬照抄，堅持全掃描不留死角但同時又兼顧控制成本，整體優化并突出重點，對租賃業務關健環節控制活動作了規范和完善并加以有效實施，內控作用得到充分發揮。

四、信息與溝通

信息與溝通是有效獲取和傳遞與內部控制相關信息，確保內控實施的重要條件。目前公司租賃信息化程度較低，租賃相關的各項表單、指標統計都依靠人工結合EXCEL計算制作，工作效率低，工作準確率不高，既使熟練使用財務軟件但也存在數據鏈接性、整合性不夠等弊端。財務會計信息處理滯后，傳遞不及時，這就導致了財務信息與內控措施不能夠同步，未能向公司管理層及時反饋經營數據，無法起到嚴謹的監控作用，甚至會引起公司決策失誤不當等風險，成為公司發展一大瓶頸問題。解決思路：

信息化管理是必然趨勢。公司從長遠考慮應盡快建立租賃信息化管理系統。行業內，可借鑒的如一些企業自主開發了房地產租賃ERP、SAP系統等。逐步建立完整的房屋租賃信息庫、承租人信息管理檔案。租賃信息化體系的建立能大大提高工作效率，快速準確處理數據且方便日后查詢，便于審查監督，減少或消除人為操縱因素，減少錯誤風險。而且全方位實時監控整個租賃流程，有利于管理層及時掌握經營狀況并及時應對，實現內控流程與信息系統的有機結合。公司的管理層還應加強與員工溝通，親臨業務一線現場，建立企業內部的信息溝通制度。

進一步完善財務會計電算化，規范財務管理和賬務處理，及時將經濟事項入賬，為內部控制及時提供財務數據提供有效支撐。今年以來，公司管理層對財務部提出的加快推進數據信息化處理建議予以高度重視，并在財力方面給予大力支持，此項工作正在推進中。

五、內部監督

監督主要是對控制活動的監督，包括日常的管理和監督。建立并實施審計監督是內控監督機制的一個重要部分。公司尚未設有內控專職部門，財務部作為公司內部監督部門，并配置專人負責內控監督管理工作，同時財務部門負責牽頭其他部門配合制定企業各項管理制度，這明顯不符合職責分工原則、內審機構獨立性原則，再加上管理層對內控工作不夠重視，從財務部門抽調的內控專職人員缺乏專業勝任能力，缺乏獨立性，內部監督作用沒有發揮。解決思路：

首先，公司應加強對內控工作的重視，應專設內控部門，保障內控部門獨立開展內審工作。同時加強對內審人員培訓，提高專業勝任能力，加強監督力度，查找公司目前租賃工作上的更多問題并解決之。重新梳理，以往由財務部兼任內控監督工作現全部移交專設的內控部門管理負責，實現職責明確分工，保證內審獨立性，達到制衡目的。

再者，從公司長遠發展考慮，公司應采用內外部雙重審監的審計監督機制。審計監督包含了外部審計和內部審計。而內部審計是對企業經營的一個有效評價和監督，是內控制度的一項重要組成部分。鑒于公司目前人財力考慮，公司應大力發揮內部審計部門的監督職能，對公司整個市場商鋪租賃、物業、市場管理、物流配送批發零售等運營各環節進行日常監督，部分重要環節應突出重點，進行專項監督，如零售業、物流配送業的銷售配送環節、每月水電物業費的現金收款以及采購付款審批等，最終實施全方面的監督，杜絕防止各環節差錯和舞弊行為的發生。定期對各業務單位經營情況出具經營審計報告，做出客觀評價，對存在的問題提出限期整改，減少公司經營風險，充分發揮內審的“診斷醫生”作用。每年聘請外審部門對公司年報、內控方面問題進行專項審計，并向管理層提供建議。

六、結語

本文通過對FK公司商鋪租賃工作的梳理和回顧，參照其他單位的先進經驗，總結了商鋪租賃內部控制中存在的問題，并嘗試性提出了一些解決思路和方法。在今后內控工作上公司應堅持內部控制五項要素互相協調配合、整體有效推進，在企業發展中重視內控工作的重要性，企業才能達到外塑形象，內強素質之目的。也希望通過此文能在優化自身工作的同時，也能給同行業內控工作提供一個參考。

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