建筑物貿企業信息系統項目管理優化研究

李 欣

(中鐵物資集團有限公司 北京 100143)

1 前言

隨著我國經濟發展進入新常態，建筑業供應鏈也告別了過去傳統粗放、追求規模效益的發展模式，轉向探索調整轉型、創新驅動、精益管理的新模式。國內建筑投資增速放緩、人力成本持續增高、經濟增長動力不足，給建筑業供應鏈在經濟新常態下的發展帶來巨大挑戰。同時，“一帶一路”戰略的穩步實施，中國參與全球治理程度不斷深化，中國建造的全球品牌認可度逐漸提升，也為其放眼全球市場，謀求更大突破創造了千載難逢的機遇[1]。

建筑物貿企業作為建筑業供應鏈的重要組成，肩負著為建筑項目保時、保質、保量供應物資的重要使命。作為連接資源廠家與項目終端的紐帶，需進行產需銜接、資金實物銜接、信息實物銜接，屬于信息密集型企業，常年以來面臨著建筑項目需求數量多分布廣、需求層級分散、物資種類繁多、供應環節復雜、協同難度大等痛點與難點。為應對新時代下的機遇與挑戰，鞏固舊市場，開辟新業務，擴展新空間，提升企業核心競爭力，各建筑物貿企業紛紛開啟信息化戰略，加大信息化投入[2]，搭建電商平臺，強化內部業務應用管理系統建設，引入云計算、大數據、物聯網以及移動互聯技術等先進技術，謀求以信息化推動管理精細化、經營多元化、風險可控化以及效益最大化。

信息系統項目是支持信息化戰略實現的重要抓手[3]，但目前各建筑物貿企業在信息系統項目建設過程中普遍存在融合協同難、過程管控弱、投入產出失衡等問題，欠佳的信息系統項目管理水平直接制約著信息化戰略乃至企業戰略目標的實現。提升信息系統項目管理水平，加強信息系統項目建設質量迫在眉睫。

本文建筑物貿企業特指從事工程物流業務的企業，即從資源廠家采購物資，直接供應工程項目部，不包含從事中間貿易環節的貿易商。

2 建筑物貿企業信息系統項目管理現狀

2.1 信息系統項目現狀

建筑物貿企業信息化建設起步較早，在經歷了業務操作電子化和業務流程信息化兩個過程后，逐步建成了包括協同辦公系統、業務管控系統、財務記賬系統等在內的系統群，實現了由個人信息化向部門信息化的轉變[4]，即實現了從個人日常操作電子化向部門職能實現電子化的轉變。但各個系統通常由某一個職能部門出于管理需要發起建設，注重實現單一功能，不同部門發起建設的系統間信息獨立，跨部門協同仍需依賴線下。系統更注重職能管理的提升，基于業務擴展而建設的系統較少。隨著企業規模的不斷擴大，內部系統集成、建設一體化信息解決方案的呼聲越來越高。

環顧整個供應鏈，無論是上游資源廠家，還是下游項目部，信息化水平都在持續攀升，實現建筑業供應鏈整體優化的條件越來越成熟，需求也愈發迫切。內外部環境的催化，促使近年來建筑物貿企業信息系統項目建設需求大量涌現，高質量的項目建設刻不容緩。

2.2 信息系統項目組織管理現狀

建筑物貿企業大多為職能型組織，信息系統項目建設管理也為職能型組織方式，由管理層抽調各職能部門人員組成項目組(見圖1)，對于各部門在項目中應承擔的職責沒有清晰規定，項目普遍缺乏項目經理、項目總責等重要角色，在項目建設過程中推諉扯皮情況頻繁發生。

圖1 信息系統項目管理組織體系現狀

2.3 信息系統項目人員管理現狀

(1)信息系統開發工作通常委托外部軟件商進行，在項目建設中普遍存在對委外團隊人員技術水平、出工時間等不了解的情況，人員流動性大、調配困難。

(2)企業內部參與項目建設人員均為各職能部門人員兼任，在參與項目建設同時還肩負原部門工作，較難對項目投入很大精力，專業項目管理人員較少，業務、技術、管理三者兼備的復合型人才更是鳳毛麟角。

目前高職學習外貿函電的相關專業學生英語水平都較弱，導致教學過程中進不得不花很多的時間及精力去完成基本英語語言的寫作指導，減少了對外貿函電思想內容和組織結構的關注。這給外貿函電教學實施造成了一定的困難，也導致訓練時間不夠，學生寫作效果不夠理想。同時，部分高職院校40～50人左右的班級規模，也造成課堂管理難度增加，教師無法在寫作訓練中兼顧所有學生，導致部分學生寫作積極性不高，同時也影響到整體的教學進度和教學效果。

2.4 信息系統項目全生命周期管理現狀

(1)普遍缺乏與企業發展戰略一致的信息項目建設規劃，項目立項由單一部門業務驅動或者管理層意愿驅動，立項前缺乏充分的商業論證及與現有系統關系的分析研究。

(2)信息系統項目建設管理規章制度不完善，部分過程或項目管理領域監督缺位，項目文件普遍由軟件商各自擬定，每個系統委托的軟件商均不同，導致各項目文件內容與形式各異，建設過程標準化程度低。

(3)項目驗收即認為項目結束，缺少對項目建設的績效考核及經驗教訓總結，某些問題在多個項目建設過程中反復出現，用戶對系統的滿意度較低。

3 存在問題

3.1 系統孤島林立，協同融合困難

缺乏以企業整體發展戰略為指引的信息系統項目建設規劃，導致項目彼此間缺乏統籌規劃和需求整合，跨職能部門協同溝通困難，各項目在企業層面的優先級不明朗，資源爭奪或需求沖突的情況時有發生，最終導致建成的系統孤島林立、用戶重復操作、某些功能反復建設的情況普遍存在，與信息化打破職能壁壘、優化流程效率、降低管理成本等基本初衷嚴重背離，造成企業資源的極大浪費。

3.2 項目標準化程度低

(1)技術標準各異。缺乏對企業信息系統整體技術標準的規范，各系統的關鍵技術選擇由委托的軟件商決定，導致企業內各項目標準各異，技術層面不能實現互聯互通的情況時有發生，極大地阻礙了企業整體信息化解決方案的實施。

(2)項目流程標準各異。普遍缺乏貫徹落實項目管理規章制度要求的標準流程，各項目組自行管理，隨意性較大，存在某些關鍵流程缺失的情況，不能及時發現項目建設過程偏差，影響項目建設水平。

(3)項目文檔標準各異。項目建設過程中的文檔內容與形式各異，來自不同軟件商的多樣化文檔，既難以匯總形成支撐企業決策的整體項目群報告，又難以發現單一項目問題，一些關鍵文檔的缺失也為后期項目運維或者糾紛的解決帶來困難和隱患。

3.3 人才嚴重不足

3.4 項目成本居高不下

(1)普遍存在重建設輕規劃的情況，在項目前期需求識別不足、未完成規劃的情況下，匆匆開始項目建設，往往在項目開發完成進入試運行階段后才發現一些功能沒有實現，此時任何糾正措施都會造成項目成本和風險的激增，進而導致項目成本的整體超支。

(2)項目由不同部門負責，缺乏統籌規劃，一些本可以共享的設備設施均獨立購置，大規模重復購置的發生也導致了成本的增加。

(3)項目建設部門與運維部門獨立，缺乏全生命周期成本思維，某些決策雖然在建設期降低了成本，但在運維期卻大大提升了運維費用，從而導致整體成本的大幅上升。

4 信息系統項目管理優化措施

4.1 完善項目管理組織機構設置

(1)完善企業項目群管理機構設置[5]，設立項目群管理辦公室，在企業范圍內形成管理層、項目群管理辦公室、項目組三級管理體系(見圖2)。其中管理層負責審議項目群管理辦公室提報的項目建設規劃及其他重要戰略事項；項目群管理辦公室負責企業項目群管理，統籌企業資源及項目群整體建設情況，為管理層決策提供支持，支持監督管理各項目建設，推動企業內項目建設標準化；項目組為單一項目建設負責。

圖2 信息系統項目管理組織機構優化方案

(2)完善項目組內部崗位設置[6]，明晰各崗位權責。項目組內設置項目總責、項目經理及實施團隊三級管理層級，項目總責負責總體指導項目，項目經理對項目各項工作統籌管理，對項目全權負責。二者均來自職能部門，具體人員設定應結合企業實際情況，在人員選擇上應考慮盡量發揮職能部門影響力，減少項目阻力。實施團隊由企業內部職能部門抽調的業務骨干和軟件商團隊成員組成，對于承擔對項目有至關重要作用任務的人員，應由項目群管理辦公室協調，在項目期專職從事項目建設工作，以增強項目關鍵人員的穩定性[7]。

4.2 健全項目管理制度和流程

將國內外先進項目管理方法論與企業實際情況相結合，健全項目管理規章制度，完善項目管理流程設置。目前，國內外在項目管理領域已經形成了許多套完整的方法論指南，本文引用國際上公認的項目管理專業標準，美國項目管理協會發布的PMBOK指南[8]，該指南將項目管理完整過程分為啟動、規劃、執行、監控、結束五類過程組(見圖3)，并將各個過程組實施所涉及的管理學科劃分了十個知識領域，即整合管理、范圍管理、進度管理、成本管理、質量管理、資源管理、溝通管理、風險管理、采購管理與相關方管理。

圖3 《PMBOK指南》項目管理過程組

依據項目管理五個過程組完善信息系統項目建設管理制度，實現制度覆蓋項目管理全范圍，為日常項目管理行為提供堅實的制度基礎。依據十項知識領域的內容，結合企業實際設置管理流程，將制度規定固化到流程中，確保制度約束落地執行。

4.3 推行項目管理標準化

(1)技術標準化。結合當今信息技術發展趨勢，建立企業內部統一的技術生態體系，為各個信息系統項目設定技術約束。技術標準化是未來內部系統集成，實現企業一站式信息化解決方案的基礎。同時，也是與各公共類信息平臺、上下游企業等外部系統實現互通，進行行業信息化整合，提升企業行業影響力的前提。

(2)項目管理文檔標準化。項目管理文檔標準化包括對項目管理文檔內容的標準化，即項目建設過程需留存哪些文檔，此項標準化是提升項目管理規范度的重要手段，不僅有助于項目自身管理水平的提升，也為項目后期運維提供重要支撐。此外，文檔標準化還包括對文檔格式的標準化，文檔格式標準化便于企業項目群橫向比對、整體管控的實現。

(3)數據標準化。數據已成為互聯網時代下企業重要的資產，在項目建設之初即應將數據標準化考慮在內，對于數據的定義、交換、質量和保護進行統一規定，為企業向數字化轉型奠定基礎。

4.4 加強項目知識管理

由于項目人員的流動性和不穩定性越來越高，項目知識管理也面臨著更大的挑戰[9]。要加強項目建設過程中的知識管理意識，建立知識管理共享平臺，在整個項目生命周期中及時積累知識并傳達給目標受眾，嚴防知識流失。同時采用論壇、會議等形式，鼓勵項目成員充分共享顯性知識，挖掘隱性知識，讓成功經驗不斷復用，失敗教訓及時回避，降低企業未來項目建設風險，提升項目成功率。

4.5 做好項目管理持續改進

企業對于信息系統的需求是不斷變化的，信息技術也是在飛速發展的，因此信息系統需要不斷優化迭代，以適應內外部環境的變化。要建立項目后評估機制，對信息系統的技術性能、管理效益、經濟效益進行全方位評估[10]，以便及時發現問題，為信息系統的持續改進創造條件。

5 結束語

“歷史潮流，浩浩蕩蕩，順之者昌，逆之者亡”，互聯網時代已經到來，信息化潮流不可逆轉[11]。建筑物貿企業面對紛繁的市場環境和寶貴的歷史機遇[12]，更應創新求變，堅定地實施信息化強企戰略，加強頂層設計，持續優化信息系統項目管理水平，提升信息系統項目建設成功率，讓信息系統不僅成為支撐企業自身發展的重要抓手，更是推進建筑業供應鏈整體優化的重要動能。