如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

李汪芯

摘要：機關事業單位的檔案管理工作對該單位的正常運行起著至關重要的作用。本研究就其檔案的管理工作中實現規范化以及標準化中存在的三個主要問題進行探討，并結合其問題對實現檔案管理標準化以及規范化的措施進行了討論，旨在為檔案管理人員提供參考。

關鍵詞：檔案管理;人才隊伍;機關事業單位

我國社會經濟水平不斷發展的過程中，機關事業單位在經濟建設的過程中起著至關重要的作用。機關事業單位在進行管理的過程中，對用人的檔案管理是其中重要的工作內容之一，檔案管理的規范化能夠提高管理人員的工作效率，對機關事業單位能夠正常穩定的發展起著保障的作用。但是機關事業單位在發展與運行的過程中，往往忽略了檔案管理工作的重要性，在進行檔案管理的過程中由于其管理人員的思維與管理方法受到傳統的管理方案的影響，使其在進行檔案管理的過程中不能很好地與先進的技術和手段相結合，使事業機關單位的檔案管理工作更加地規范化以及標準化，因此本研究將圍繞該工作如何實現管理的規范化以及標準化進行探討。

一、機關事業單位在開展與落實檔案管理中的主要問題分析

（一）機關事業單位在單位檔案管理制度不合理

我國機關事業單位在進行檔案管理工作的過程中，往往只是將檔案管理的人員一同負責檔案的管理工作，其檔案管理工作往往不能落實到具體的檔案管理人員身上。這就直接體現了其檔案管理工作的管理制度在建設上存在著明顯的不足，而管理制度的不合理直接影響了檔案管理的工作效率，在檔案調度過程中出現問題時其管理人員不能將該問題落實到具體人員身上，且在檔案管理工作中由于未能對其工作職責進行安排，因此容易出現管理人員不作為的現象，進而影響檔案管理工作的有效落實。

（二）機關事業單位的檔案管理方法落后

現階段，我國機關事業單位在開展對其單位的檔案管理工作時，往往采取的是傳統的檔案管理方法，且檔案的資料一般為紙質檔案，檔案管理人員需要按照一定的周期對檔案館中的檔案材料進行整理與分類，整理的周期一般為一個星期或者半個月，其分類的方式一般是以檔案建立的時間或者按照不同的內容進行檔案的分類管理，而該過程一般需要檔案管理人員每個周期空出一天的時間來完成，而隨著檔案館的檔案材料的不斷增加，其不同的檔案管理人員的管理習慣不同，在檔案查詢以及使用的過程中，一般需要檔案管理人員對檔案進行長時間的重復性的查閱，影響其管理的有效性。

（三）檔案管理工作人員的專業素養不足，領導及檔案管理人對該管理工作的不重視

機關事業的檔案管理人員在該機關的內部由于其工作性質一般在幕后，其工作人員往往是從其他的行政管理部門的工作人員進行的平行調動，因此，其檔案管理人員一般沒有經歷過專業的檔案管理相關的專業培訓，該管理人員在落實相關工作時往往缺乏相應的知識，其管理的工作缺乏系統性。且由于檔案管理對事業機關單位在表面上看其作用不是很明顯，機關事業單位領導層的管理人員往往不能對其單位內部檔案管理工作形成一個正確的認知，因此，該工作的重要性往往被忽略。

二、機關事業單位提高其檔案管理工作有效性的措施分析

（一） 完善事業機關單位的檔案管理的管理制度

為了進一步促進事業機關單位在高效、高質量地落實檔案管理工作，使該工作能夠實現規范化以及標準化，事業單位在對其進行管理時首先應該對其管理的制度進行針對性的優化以及完善。其制度的完善過程中，要對其檔案管理工作現階段的工作內容進行充分地了解與調查，并對其檔案管理工作人員的情況進行詳細地統計，結合檔案的實際情況，將其工作內容與職責進行有效地劃分，使每個工作人員都能明確自身的責任，在檔案管理過程中出現問題的情況下，能將該問題明確到個人。將職責進行明確的劃分之后，能夠有效地避免工作內容的重復，進而提高其檔案管理的有效性，促進管理工作的規范化以及標準化。

（二）引進先進的檔案管理技術實現該工作開展的規范化與標準化

機關事業單位在進行檔案管理的工作中，其管理的本質是工作人員的信息數據，在傳統的檔案管理過程中，其紙質的檔案在管理的過程中不僅受到其材料的限制，對每一個檔案信息的查找效率相對低下、因此為了促進該問題的有效解決，需要其管理人員引入新的管理手段，將其檔案的信息采用計算機的技術手段進行數字化的管理與備份，并且將該檔案的位置按照相關的管理系統進行檔案的分類管理，因此，檔案管理人員在查找對應人員的檔案信息時，可以直接采用檔案管理數據系統的任務管理器進行搜索，其檔案查找的速度能夠得到顯著地提升，并且數字化的檔案在調度的過程中，避免了人為原因造成的檔案丟失，對其工作人員檔案的安全性提供了有效地保障。

（三）提高檔案管理的重視程度，加強對管理人員人才隊伍的建設

機關事業單位的管理人員，要充分地認識到檔案管理工作對該機關單位正常運行的重要性。事業機關單位的檔案館中保存了該單位所有工作人員的各種信息數據，是該工作人員工作過程中各種人事變動的重要依據之一，對其今后的發展有著重要的意義。因此，管理人員要不斷加強對檔案管理人員人才隊伍的建設，人才隊伍建設的兩個手段分別為，引進具備相關專業知識的專業人才，促進其人才隊伍的建設。其次，對在崗的檔案管理人員進行專業的培訓，提高其檔案管理的專業知識，并對其管理人員展開定期的考核，確保其專業知識學習的有效性，進而不斷促進其人才隊伍的建設，促進其檔案管理工作的規范化和標準化。

三、結語

機關事業的管理人員要充分地認識到對其單位內部的檔案管理的重要性，結合其管理工作開展中存在的問題，對其工作的管理制度進行針對性地制定與完善，使工作職責能夠有效地落實到具體的工作人員身上，提高其工作的效率。另外，該機關事業單位要加強對檔案管理人員人才隊伍的建設，引進新的管理技術及手段，提高及管理的速率，實現檔案管理的規范化以及標準化。

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