如何做好事業(yè)單位檔案整理工作

朱琛

摘要：事業(yè)單位檔案管理工作本身和運(yùn)營方式存在較大的聯(lián)系，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理制度在新技術(shù)、新變革的沖擊下逐漸不能適應(yīng)當(dāng)前的業(yè)務(wù)需要。為了讓事業(yè)單位的檔案整理工作更好的開展，就應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位檔案整理工作的發(fā)展，運(yùn)用創(chuàng)新手段做好事業(yè)單位的檔案整理工作。本文就如何做好事業(yè)單位檔案整理工作的相關(guān)對策進(jìn)行了闡述，希望可以進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案整理;有效方法

對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行整理，主要的意義在于：一是，保存的資料和事跡便于日后業(yè)務(wù)需要時(shí)候的方便調(diào)閱;二是，在應(yīng)急需要的時(shí)候，能夠提供有力的支持證據(jù)。另外，檔案材料也是事業(yè)單位在開展運(yùn)營活動(dòng)的參照物，事業(yè)單位在開展新工作、新項(xiàng)目時(shí)，能夠借鑒前人的檔案材料、豐富經(jīng)驗(yàn)、少走彎路，提升活動(dòng)的效率、質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案整理水平高低事關(guān)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，必須引起高度的重視，避免出現(xiàn)管理的隱患。檔案整理的各項(xiàng)工作如果做不好，會影響各項(xiàng)工作的未來開展，“以史為鑒可以知興替”。通過檔案整理的各項(xiàng)材料查閱，可以讓后人學(xué)習(xí)與借鑒，從而再更好地提出合理解決應(yīng)對的方法。所以，無論何時(shí)何地，工作負(fù)責(zé)人都應(yīng)當(dāng)對單位的基礎(chǔ)情況、未來發(fā)展、制度組織做好記錄、整理與保存的工作，以協(xié)助事業(yè)單位更好地應(yīng)對業(yè)務(wù)變幻，確保單位的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案整理工作的原則

1、注意文件材料的完整性。

事業(yè)單位對單位的文件材料進(jìn)行整理時(shí)，需要保持事業(yè)單位工作的內(nèi)在聯(lián)系，遵循文件材料的形成規(guī)律以及形成特點(diǎn)。在整理文件材料時(shí)，注意文件材料的整體性，注意文件材料本身要完整，比如，文件的正文與附件、請示以及批復(fù)是不可分割的。只有這樣才利于遵循文件材料形成的規(guī)律，提高檔案整理工作的質(zhì)量與水平。

2、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

事業(yè)單位每份文件之間必然存在一定的聯(lián)系，在文件的形成和來源中都具有一定的聯(lián)系，尤其是在文件內(nèi)容和文件形式上也具有一定的聯(lián)系。事業(yè)單位不論是本單位產(chǎn)生的，還是上級單位下發(fā)的相關(guān)材料和指示，都與文件來源產(chǎn)生了密不可分的聯(lián)系。文件之間的聯(lián)系體現(xiàn)出文件之間的規(guī)律和特點(diǎn)，我們不能割裂文件之間的有機(jī)聯(lián)系，在事業(yè)單位檔案整理工作中必須保持其來源方面的固有聯(lián)系，不可隨意拆散，反之，就會破壞文件體系的內(nèi)在和利用價(jià)值。

3、便于檔案的保管和利用。

事業(yè)單位檔案整理工作的最終目標(biāo)是為了對檔案實(shí)體進(jìn)行科學(xué)的管理和有效提供利用，因此，在檔案整理工作中，檔案整理人員需要時(shí)時(shí)刻刻從有利于檔案保管和利用出發(fā)。在整理的工作中，要充分尊重文件之間的聯(lián)系和檔案的來源，充分考慮到檔案保管的可利用性，采用有效的整理方式滿足檔案的保管和利用需要。

二、如何做好事業(yè)單位檔案整理工作

1、規(guī)范歸檔的范圍。

檔案整理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分，在進(jìn)行檔案整理時(shí)，必須要保障文件信息的完整性和齊全性，對檔案整理的范圍進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，將各類文件的整理方式制定出合理的制度，要求檔案整理人員按照相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)去整理檔案文件。事業(yè)單位的歸檔范圍主要是以實(shí)際的活動(dòng)為主，能夠明確地反映出檔案整理的內(nèi)容，展現(xiàn)出事業(yè)單位日常的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。對于接收到的資料，應(yīng)該明確資料屬于哪方面的內(nèi)容，要保證企業(yè)的各項(xiàng)檔案資料都要完整地進(jìn)行歸檔，防止出現(xiàn)檔案遺漏情況的產(chǎn)生，確保檔案資料的價(jià)值。在事業(yè)單位的檔案管理中主要是由定期保管和永久保管兩部分組成，定期保管需要結(jié)合檔案的特點(diǎn)，規(guī)定出檔案管理的期限。而永久保管的檔案，需要無限期地保存下去，并且里面涉及了大量的職能活動(dòng)，是企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容的展現(xiàn)，對社會的發(fā)展和企業(yè)檔案的永久保存具有重要的作用。

2、要重視檔案整理工作。

要做好檔案整理工作的基礎(chǔ)就是要得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案負(fù)責(zé)人必須要意識到檔案整理的重要性，參考一些優(yōu)秀的事業(yè)單位整理工作典范，認(rèn)識到檔案整理對于業(yè)務(wù)的支持、幫助的重要性，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)、單位檔案整理負(fù)責(zé)人形成新的認(rèn)識、新的態(tài)度，重視檔案整理的工作，提升檔案整理的質(zhì)量效率。各級領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人也要對市場上新的整理技術(shù)、整理工具進(jìn)行了解，必要時(shí)候引進(jìn)合適本單位的處理設(shè)備、處理技術(shù)以便更為有效管理復(fù)雜、繁多的檔案資料。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)也要引入一些技術(shù)處理的外部高端力量、能力較強(qiáng)的人才來改善、優(yōu)化檔案的整理工作，確保檔案整理的改革優(yōu)化、執(zhí)行到位。

3、加強(qiáng)對歸檔文件的整理。

事業(yè)單位的檔案整理活動(dòng)主要是指按照檔案管理的規(guī)定，進(jìn)行一系列的檔案裝訂、檔案分類、檔案編號和檔案排列等工作，這些工作是檔案整理工作的重要組成部分。在檔案整理的過程中，必須要保證檔案的齊全性和完整性，及時(shí)地進(jìn)行檔案的歸檔，并對出現(xiàn)問題的檔案進(jìn)行合理的修訂，加強(qiáng)對歸檔文件的整理，促進(jìn)檔案整理的合理性。

4、建立健全檔案整理的規(guī)章制度。

事業(yè)單位要做好檔案整理工作的前提是制定切合實(shí)際的規(guī)章制度來規(guī)范此項(xiàng)工作。事業(yè)單位要建立相應(yīng)的檔案整理規(guī)章制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對檔案整理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，使事業(yè)單位的管理人員在進(jìn)行檔案整理的過程中，能夠有章可循，有法可依，走上規(guī)范化發(fā)展之路。在此基礎(chǔ)上還要狠抓落實(shí)，確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保檔案整理工作的順利開展。

三、結(jié)語

對于檔案方面的管理人員來說，在實(shí)際的工作過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)要立足于單位的實(shí)際情況，并且要不斷學(xué)習(xí)以及借鑒較為先進(jìn)的管理方面的經(jīng)驗(yàn)，適應(yīng)當(dāng)前檔案方面的管理工作的最新形勢。在這個(gè)過程當(dāng)中需要具有較強(qiáng)的保密意識以及具有高度的法制觀念以及意識，捉進(jìn)事業(yè)單位的檔案方面的整理工作走向科學(xué)、規(guī)范以及法制的道路。

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