高校檔案管理創(chuàng)新措施研究

趙萍

摘? ? 要：普通高等學(xué)校是向社會(huì)輸送人才的地方，檔案管理是高校發(fā)展中的重要元素，因此如何建立完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理體系，應(yīng)該引起各院校工作人員的重視，很多院校有意識(shí)地整改檔案管理制度，但由于管理模式老套，在管理中沒(méi)有充分發(fā)揮現(xiàn)代科技給管理帶來(lái)的便利。本文詳細(xì)闡述了高校檔案管理困境和如何實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;創(chuàng)新措施

1 高校檔案管理存在的困境

1.1 檔案信息利用率低

高校檔案管理的目的在于有效的利用檔案的價(jià)值，除了本身所具有的事實(shí)記錄可供查閱之外，高校檔案中還蘊(yùn)藏著豐富的精神資源和人文財(cái)富。比如，學(xué)生黨員等各類優(yōu)秀學(xué)生的個(gè)人檔案對(duì)于高校進(jìn)行思想政治教育工作有極大的幫助，高校可以積極發(fā)揮黨員的模范帶頭作用，推進(jìn)高校的思想政治教育工作和對(duì)外宣傳工作。據(jù)有關(guān)學(xué)者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校檔案資源中最常被利用的往往是教學(xué)檔案，主要包括學(xué)生成績(jī)單、學(xué)位證明等，這與當(dāng)下用人單位對(duì)于畢業(yè)生的要求有關(guān);其次為財(cái)會(huì)和黨群類檔案利用較多，而科研和外事類檔案利用率普遍較低[1]。這說(shuō)明，當(dāng)前高校的檔案信息利用率較低，且分布不均勻，尤其在學(xué)術(shù)研究等方面有深的可挖掘性和很大的提升空間。

1.2 檔案管理技術(shù)滯后

信息時(shí)代數(shù)據(jù)更新非常之快，數(shù)字檔案越來(lái)越受歡迎，它將資源數(shù)字化加工后，運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，并運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)工具對(duì)用戶提供服務(wù)。高校在建立數(shù)字檔案之初，開(kāi)發(fā)信息錄入、檢索、整合等工具，實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到數(shù)字信息化的進(jìn)步。然而，很多高校存在管理技術(shù)滯后，不能及時(shí)跟上信息的更新速度，導(dǎo)致很多檔案信息陳舊甚至不準(zhǔn)確的現(xiàn)象依然存在。當(dāng)用戶再次檢索查詢時(shí)，出現(xiàn)數(shù)字檔案信息不全面、不準(zhǔn)確的情況，往往也無(wú)法找到最原始的紙質(zhì)數(shù)據(jù)，無(wú)法滿足用戶對(duì)最新數(shù)據(jù)的需求，這就大大降低了數(shù)字檔案的利用價(jià)值，失去了它應(yīng)有的優(yōu)點(diǎn)。

2 高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 增強(qiáng)教職工的檔案觀念

隨著信息化的發(fā)展，人們檔案信息的更新加速，檔案管理意識(shí)在人力.資源管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。檔案管理主要用于個(gè)人發(fā)展以及學(xué)校管理。在職工記錄的管理以及使用過(guò)程中，職工已經(jīng)深刻認(rèn)識(shí)到完整記錄對(duì)于他們自身發(fā)展的重要性，以提高對(duì)記錄管理的認(rèn)識(shí)并熱門檔案的概念。此外，加強(qiáng)職工重視檔案的觀念，將有助于職工積極配合檔案管理服務(wù)工作，有效提高職工檔案的完整性，為檔案管理工作打下良好基礎(chǔ)。

2.2 建立健全高校檔案的管理制度

高校檔案管理系統(tǒng)的建立以及完善，不僅要根據(jù)檔案工作的要求，還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行評(píng)價(jià)。管理系統(tǒng)必須闡明高校檔案的管理內(nèi)容，并將每個(gè)時(shí)期的檔案中生成的數(shù)據(jù)記錄在檔案中。檔案資料、論文以及其他內(nèi)容必須在檔案中標(biāo)準(zhǔn)化。嚴(yán)格檢查檔案的全部?jī)?nèi)容，闡明如何使用檔案，并闡明檔案的訪問(wèn)以及使用權(quán)利。在評(píng)估記錄管理工作中，有必要評(píng)估業(yè)務(wù)能力，專業(yè)技能等方面，并評(píng)估工作的實(shí)際效果[3]。對(duì)于歸檔問(wèn)題，包括檔案?jìng)鬏斢涗洠^(guò)時(shí)的歸檔等，應(yīng)評(píng)估問(wèn)題的嚴(yán)重性，并檢查歸檔員的工作。

2.3 創(chuàng)新高校檔案管理方法

高校檔案管理服務(wù)水平的提高不能與服務(wù)方法的創(chuàng)新脫節(jié)。高校的不斷發(fā)并展產(chǎn)生了大量的檔案。因此，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高校檔案管理應(yīng)與信息技術(shù)積極結(jié)合，以滿足高校檔案管理發(fā)展的新要求，并提高信息技術(shù)水平，提高高校檔案管理的有效性。在創(chuàng)新高校檔案管理服務(wù)模式時(shí)，首先要使高校檔案管理人員認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代管理，也就是說(shuō)，積極將現(xiàn)代信息技術(shù)引入圖書(shū)館。掌握具體的檔案管理發(fā)展過(guò)程，充分發(fā)揮圖書(shū)館信息管理的作用，有力地促進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。其次，在信息時(shí)代的背景下，高校必須充分重視信息建設(shè)，將信息技術(shù)合理地引入高校管理過(guò)程中，并有效地保持發(fā)展水平。最后，提高檔案資源的使用效率。在不斷.發(fā)展的過(guò)程中，高校正在積極建立檔案管理計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)，以確保充分利用檔案資源的作用，從而最大程度地管理高校檔案。

2.4 增大檔案資源的開(kāi)放度

高校檔案資源管理的最終目標(biāo)是為目標(biāo)用戶提供信息服務(wù)。因此，為了有效地提高高校檔案資源的利用效率，必須提高高校檔案資源的開(kāi)放性。首先，我們需要對(duì)信息服務(wù)有很好的了解，明確我們的責(zé)任以及義務(wù)，并促進(jìn)信息資源的實(shí)時(shí)共享。高校檔案管理辦公室應(yīng)作為信息載體，為用戶提供更好的信息服務(wù)。其次，高校檔案管理部門要積極與高校圖書(shū)館、信息管理部門等部門建立緊密的合作關(guān)系，并利用大量的信息資源進(jìn)行共享。并促進(jìn)高校各部門信息的流通以及使用[4]。最后，高校檔案管理員確實(shí)需要意識(shí)到共享信息并不意味著完全開(kāi)放。在共享信息的同時(shí)，應(yīng)高度重視信息安全。因此，高校可以積極引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理方法，確保信息的安全使用，從而有效地確保安全性。

2.5 引進(jìn)復(fù)合型檔案人才

新時(shí)代高校檔案管理對(duì)于工作人員的要求已不止于本專業(yè)領(lǐng)域的基礎(chǔ)技能，同時(shí)擁有計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)技術(shù)甚至其他各專業(yè)專項(xiàng)技能的綜合能力人才越來(lái)越被需求。高校針對(duì)現(xiàn)有的人員應(yīng)提供充足的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，挖掘潛力;另一方面要招賢納士，廣泛吸收優(yōu)秀的綜合素質(zhì)人才，以此來(lái)加快高校檔案管理整體水平的提升速度。

2.6 檔案信息的分類和規(guī)劃須準(zhǔn)確

深入挖掘檔案信息，檔案種類的劃分必須具有針對(duì)性，要完全針對(duì)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行，提高檔案的利用效率。重視檔案信息的補(bǔ)充和完善，對(duì)殘缺的信息及時(shí)增補(bǔ)，保證錄入到系統(tǒng)中的信息是完整的、準(zhǔn)確的。加快檔案資源體系的構(gòu)建，以便利用檔案信息高質(zhì)量的服務(wù)于全校的師生。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，社會(huì)在進(jìn)步，這些推動(dòng)了高校檔案管理的模式，促進(jìn)了改革。在提高檔案管理效率的優(yōu)勢(shì)下，相關(guān)部門工作人員對(duì)于檔案的管理態(tài)度一定要認(rèn)真，無(wú)論是資料的收集和整理，還是信息真實(shí)性的調(diào)查，或者使用新科技，任何環(huán)節(jié)都馬虎不得，滿足檔案的管理和學(xué)生的發(fā)展需要。相關(guān)部門對(duì)于暴露出的問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行探究、解決，保證檔案管理的安全性，防止出現(xiàn)病毒入侵、外來(lái)優(yōu)盤(pán)插入等情況。

參考文獻(xiàn)：

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