淺析企業(yè)如何建立檔案管理

李建威

摘? ? 要：企業(yè)建立檔案管理，是為了規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。檔案管理是企業(yè)自身建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，對提高各企業(yè)各部門工作質(zhì)量和效率有著重要作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè);建立檔案;管理

一、企業(yè)建立檔案的意義

檔案形成于公司日常生產(chǎn)管理過程當(dāng)中，它不僅記錄了企業(yè)的建設(shè)史、成長史、改革史、發(fā)展史，而且記錄了企業(yè)各個方面、各個環(huán)節(jié)的真實(shí)情況，是企業(yè)擴(kuò)大生產(chǎn)和銷售、加強(qiáng)經(jīng)營和管理、維護(hù)權(quán)利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定的可靠憑證與有力依據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)和生產(chǎn)要素的重要組成部分。為了企業(yè)統(tǒng)一管理工作，避免公司資料的遺失，提高到公司信息使用便捷性與利用率，建立檔案管理在公司發(fā)展過程中逐漸完善、信息化，為公司的長遠(yuǎn)發(fā)展提供參考與監(jiān)督

二、企業(yè)建立檔案管理的條件

1.硬件要求：①擁有獨(dú)立的檔案室②給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室，消防栓不應(yīng)設(shè)在檔案室內(nèi)，應(yīng)設(shè)在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近。③空調(diào)安裝位置應(yīng)避免空調(diào)出風(fēng)直接吹向文件資料。④室內(nèi)應(yīng)避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止嚙齒類動物（如老鼠等）的存在管道通過墻壁或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實(shí)，其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護(hù)措施，底層地面應(yīng)采用堅實(shí)地坪。⑤溫濕度范圍;溫度14℃～24℃⑥獨(dú)立的電腦系統(tǒng)，方便管理。

2.人員要求：①企業(yè)檔案管理人員必須具備扎實(shí)的基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能②必須具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)③認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及《保密制度》，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。④檔案管理人員須簽署保密協(xié)議。⑤負(fù)責(zé)完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、簽定、統(tǒng)計等各項(xiàng)具體工作。

3.建立健全的檔案管理制度：企業(yè)檔案管理制度在企業(yè)規(guī)章制度占據(jù)重要的位置作為檔案管理工作的行為準(zhǔn)則和主要依據(jù)是幫助企業(yè)完善檔案管理工作時不可或缺的部分。①收集歸檔制度②審核鑒定制度③利用許可制度④封閉期制度⑤監(jiān)督制度⑥安全機(jī)制⑦管理機(jī)制

三、企業(yè)建立檔案管理的工作計劃

1.第一階段

（一）企業(yè)加強(qiáng)檔案室硬件設(shè)施建設(shè)，保障檔案工作的順利開展。（二）構(gòu)建檔案管理的整體框架體系，并制定相應(yīng)的規(guī)章制度，作為開展工作的依據(jù)。內(nèi)容包括：檔案的收集、分類辦法、編號辦法、整理規(guī)則、保管期限、移交、銷毀等。（三）成立檔案管理的專兼職管理人員隊(duì)伍。各鄗門緊密配合，做好檔案的及時歸檔入庫工作。

2. 第二階段

（一）對企業(yè)內(nèi)積存實(shí)體檔案進(jìn)行有序整理，包括分類、編號、編制文件目錄、全引目錄、蓋歸檔章、裝盒、排序、上架等。（二）以軟盤、硬盤等載體保存的電子文件、聲像檔案等的整理都將包括在該階段中進(jìn)行。

3. 第三階段：檔案的目錄、數(shù)據(jù)的錄入，檔案數(shù)字化。通過該階段的工作，可以形成比較完善的檔案管理系統(tǒng)，能更好地通過電腦來支持、配合實(shí)體檔案管理。

4. 第四階段：檔案的日常管理。依托前三個階段對檔案的分類入庫，微機(jī)錄入，以及保證檔案管理工作順利進(jìn)行，為檔案的日常管理提供了依據(jù)準(zhǔn)則。

此外，在此階段還應(yīng)穿插以上階段的工作內(nèi)容，使公司的檔案管理不斷完善，四個階段相輔相成，加快公司檔案管理的規(guī)范化、信息化進(jìn)程。

四、結(jié)論

檔案作為一種信息資源，在企業(yè)管理、決策等方面發(fā)揮重要作用。改變傳統(tǒng)觀念，建立一套科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)資源共享，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

參考文獻(xiàn)：

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