科研單位多項目管理問題與對策分析

任亮

【摘要】隨著科研需求的日益增加，科研單位多項目管理的現象越來越普遍，但科研單位在多項目管理中存在的一定的問題，本文分析了這些問題的具體表現，并從管理的戰略性、管理流程和組織架構、人員安排、信息系統建設等方面提出了對策建議，為科研單位多項目管理提供一定的參考。

【關鍵詞】科研單位;多項目管理;問題;對策

一、引言

隨著科學技術的發展，越來越多的先進理論和方法被運用到實踐當中，帶來了產業提速升級。科研單位從事探索性、創造性科學研究活動，對國家創新驅動發展戰略、建設創新型國家貢獻了重要力量。但是隨著科研單位業務量的不斷增加，業務的復雜程度不斷增強，多項目管理的現象越來越普遍，項目管理人員承擔著越來越多跨專業、跨領域的管理工作，管理難度越來越高，因此有必要對多項目管理相關問題進行探討和分析，解決實務中的問題。

二、多項目管理概念與理論

多項目管理是指在單位中存在需要大量需要管理的項目時，同一管理人員或管理團隊同時管理多個項目，保證所有項目都能達到預期目標的管理方式。多項目管理按項目的相關性又分為項目群管理和項目組合管理，項目群管理主要是將相關的類似的項目進行組合，形成項目群組，以便減少資源占用;項目組合管理是對不具類似性和相關性的項目進行優化組合，通過分散管理達到降低風險的目的。多項目管理不同于單個項目管理，需要綜合考慮多方面的因素，合理配置各項資源，以戰略、動態、整合的思路開展項目管理工作。

三、科研單位多項目管理存在的問題

（一）部門之間權責不夠清晰

項目管理需要多部門協作，包括需求確定、研發過程、生產制造、售后服務等，全流程可能都涉及到多部門協同配合。特別是多項目同時進行時對各部門協同配合的要求更高。但不同部門在各個項目中的權責不夠明晰，往往導致項目出現問題時，相互扯皮推諉，無法準確定位責任部門和責任人員。

（二）缺乏綜合的管理信息系統

在科技急速發展的今天，科研單位承擔的項目數量也在急劇增加，項目管理人員的工作量和工作難度也在不斷提高，單靠人工管理無法滿足管理時效和精準度的要求。有的單位雖然建立了管理信息系統，但多是碎片化或孤立的，往往是需要解決什么問題，引入或開發什么系統，系統之間的對接程度不高，無法滿足項目管理信息關聯性、連續性、綜合性的需求。

（三）多項目資源配置不完善

由于科研單位需要同時管理眾多項目，而資源是有限的，需要在資源約束條件下，做好多項目安排。但很多單位往往會忽略這一限制條件，各部門、各項目辦、各項目管理人員都在針對自身管理的項目使用單位各項資源，在技術上、設備上、空間上、時間上、經濟上、人員上對資源的配置不夠完善，有的資源大量閑置，而有的資源又十分緊缺。

（四）人員安排不夠合理

由于科研單位承擔的科研項目較多，不同的項目類型不同，管理方式也有差異，而單位項目管理人員有限，當有新增項目時，往往會根據目前在管項目的數量來安排項目管理人員。對項目管理人員目前在管項目與新項目之間的關系，對新項目領域的熟悉程度，需要增加的管理成本和時間，需要增加的外部溝通工作量等缺少考慮，對管理效率會產生一定的影響。

四、完善科研單位多項目管理的對策

（一）提高多項目管理的戰略性、整體性

多項目管理需要進行全局性布局，考慮科研單位發展的戰略性和整體性。對于影響到單位生存和發展的重點項目進行重點安排和重點監控，在資源配置方面予以傾斜和保障，合理安排項目進度，保證單位項目執行、產出效益的可持續性。可以結合戰略地圖，對科研單位進行戰略分析和規劃，結合戰略進行項目安排和管理。

（二）完善多項目管理流程和組織架構

管理流程和組織架構對于多項目管理十分重要，可以避免無效的業務，減少管理中的矛盾和溝通成本。應當形成對項目從規劃、啟動、執行到驗收的全生命周期管理流程，完善每個流程中各部門和人員的職責和具體工作內容，建立項目問題聯動機制，當發生問題時可立即聚焦問題關鍵點，及時溝通解決。

（三）整合相關項目，降低管理成本

多項目管理中，由于資源限制，需要以最低的成本和人力盡可能完成所有項目的管理。因此需要對各項目進行分析，盡量整合有關聯的項目，形成項目群，組建項目管理的專業團隊，保證對相關領域的熟悉程度，形成較為固定的部門間聯絡方式，降低項目的學習成本、熟悉成本和溝通成本。

（四）合理進行人員安排和工作分工

對于項目管理人員，需要做好分工安排，避免同一人員承擔過多重要且緊急的項目，保證項目執行的效率和質量。可以建立項目矩陣，按照項目重要程度和項目緊急程度，對項目位置進行分析判斷。如圖1所示，項目A屬于既重要又緊急的項目，項目F屬于重要但相對不太緊急的項目，項目D屬于不太重要但比較緊急的項目。應當在人員安排上，盡量讓項目主管管理的項目在矩陣中分散布局，避免過多A類項目或者E類項目。

（五）加強信息系統建設，對項目實時動態全面監控

在多項目管理中，需要有效利用信息系統，形成項目信息數據庫，全面記錄和收集項目管理和執行中的各種信息，對信息進行集成提取，建立各種透視、統計、預警量表，及時對項目進行反饋和糾偏。項目管理人員可以對自己的多項目在系統中進行包括進度查詢、節點查詢等多方式查詢，可對各個項目相關人員發送溝通信息。系統對管理過程中的問題處理、反饋情況等進行記錄，為各個項目的順利開展提供保障和支撐。

五、結語

多項目管理是目前科研單位項目管理人員的工作常態，不同的單位管理機制有所不同，需要結合自身需求和條件考慮最優方案，進行制度優化和流程改進，結合數據庫建設和系統開發，降低管理成本的同時提高管理效率。

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