試論信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

徐錚

【摘要】檔案管理工作繁瑣又?jǐn)?shù)量大任務(wù)多，通常是一個部門或公司不是最重要但是絕對不可缺少的部門，而隨著現(xiàn)在登記信息的普及，檔案管理工作更是難上加難，現(xiàn)在進入了信息化時代，我們的檔案管理工作勢必不能像之前一樣通過人力來進行保管和存放，所以創(chuàng)新策略是當(dāng)下檔案管理工作所必須的考慮的問題。

【關(guān)鍵詞】信息時代;檔案管理;創(chuàng)新

信息時代檔案管理工作也要相較之前的全靠人員登記管理做出區(qū)別，而本文將就檔案管理工作的重要性，先前檔案管理工作的方法，信息時代檔案管理工作所遇問題，檔案工作的創(chuàng)新這四方面來進行分析研究，得出一些新的符合信息時代發(fā)展的檔案管理方法。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作自古就有，從夏建朝之后就有了專門的人員對一些事務(wù)進行登記管理，對事物進行登記管理是之后政策推行的依據(jù)。從古至今檔案管理工作一直存在，它雖不是事物發(fā)展的最重要因素，卻也是必不可少的因素，是一個事物發(fā)展的依據(jù)。例如：夏朝時期就建了監(jiān)獄來懲罰惡人，于是監(jiān)獄里的犯人也要對之進行檔案登記，登記后在將其進行分類整理出來，按照不同的類別進行懲罰，有的犯人受罰之后被放出監(jiān)獄，那么他在監(jiān)獄的檔案就會被銷毀，但他的其他檔案上就會有所顯示。檔案管理工作從古至今，從人口變化田地變遷再到國土山川，這些每種事物都有專人進行考察整理，這個時代才得以發(fā)現(xiàn)到今天，古語道：沒有規(guī)矩不成方圓。如果沒有檔案管理工作，那么時代將無法繼續(xù)，時代也不會發(fā)展到今天，所以說，檔案管理工作，從古至今必不可少。

二、先前檔案管理工作的方法及所遇問題

檔案管理工作十分重要，之前的檔案管理方法是每種事物都有專人去整理記錄，整理之后對他們進行編碼、分類、存放、保證檔案資料的安全與完整。比如圖書管理員這一職位，就是在圖書館中將圖書館內(nèi)所有書冊進行登案造冊，根據(jù)圖書不同的類型，將圖書分為不同種類并將相同種類的圖書排放在一起，還需將圖書進行編號管理，在有人借閱圖書時進行。詳細的登記，這件事情聽起來簡單，但真正管理起來卻十分的繁雜。尤其是新中國成立后，人們的物質(zhì)水平有了很大的提高，國家對教育也相當(dāng)重視，圖書館內(nèi)的書有了更多的種類，數(shù)量更加龐大，這使得圖書管理員的檔案管理工作，進行的十分緩慢，這也側(cè)面表明了，隨著時代的發(fā)展，先前的檔案管理工作的方法已經(jīng)不適合放下時代的發(fā)展。

隨著當(dāng)今時代的發(fā)展，如果只依靠人力對事物進行挨個統(tǒng)計，那將會浪費大量的人力物力還不能保證統(tǒng)計事物的準(zhǔn)確性。就如同我國先前進行的人口普查，是在村鎮(zhèn)進行挨家挨戶的統(tǒng)計之后，然后往鄉(xiāng)級市級上報，一級一級往上進行。中國是人口大國，大量的數(shù)據(jù)一級級往上上報，不僅使得數(shù)量巨大，而且檔案信息極易丟失造成檔案信息統(tǒng)計的不完整，使得檔案內(nèi)容有所偏差。如果檔案偏差過大，那將會使很多工作都無法順利的進行，如果無法有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，那將也會對許多正在開展的事務(wù)造成極大的損失。

三、檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）電子化信息化

中國已經(jīng)進入了信息時代，一個報刊指出：我國處于高速穩(wěn)定發(fā)展階段，檔案管理是檔案事業(yè)的重要環(huán)節(jié)之ー，企業(yè)與行政機關(guān)都會從檔案資料中獲取寶貴的發(fā)展資料。確實如此，當(dāng)今絕大多數(shù)的人都能使用互聯(lián)網(wǎng)，這些年中國在電子化科技方面也取得了最大的成就。比如：現(xiàn)在每個新生兒出生都要對其進行戶口登記，而通過互聯(lián)網(wǎng)，將每人的戶口存入數(shù)據(jù)庫，戶口也是今后上學(xué)就醫(yī)工作的重要因素，沒有戶口寸步難行。而現(xiàn)在進行了人口普查，也不用像之前一樣挨家挨戶進行人數(shù)統(tǒng)計，而是通過數(shù)據(jù)庫對每個人的戶口進行統(tǒng)計，這樣不但提高了信息統(tǒng)計的準(zhǔn)確性，而且極大的減輕了檔案管理人員的工作量。

（二）加大宣傳力度

雖然當(dāng)今通過電子化數(shù)據(jù)庫的管理，絕大多數(shù)人都認(rèn)識到戶口的重要性，但是近年來仍有“黑戶”的事情被曝光出來。這說明了他們在戶口普及初始并沒有認(rèn)識到戶口的重要性。這就需要國家加強宣傳力度，使他們認(rèn)識到國家推行政策的重要性，進而積極的配合國家。

（三）完善政策

沒有戶口的“黑戶”大多是年齡較大，沒有文化不識字，居住偏遠的老人，這也有可能是當(dāng)時沒有通知完善的問題，他們沒有戶口這個事雖然當(dāng)時沒有什么影響，但卻對他們的老年生活造成了很大的困擾，他們沒有戶口，不能遠行，不能受到國家的政策補貼，去醫(yī)院也沒有辦法就醫(yī)。當(dāng)他們終于認(rèn)識到戶口的重要性時，卻沒有人為他們解決這個問題，他們也不知道如何是好，甚至下一代人的戶口也受到了他們的影響。這就需要國家完善政策，使得政策更具有人情味，為他們補辦戶口，解決生活問題，完善政策，才能使信息更加準(zhǔn)確。

（四）建造數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一數(shù)據(jù)

信息管理對我國十分重要，一個報刊曾報道：檔案管理是檔案事業(yè)的重要環(huán)節(jié)之ー，企業(yè)與行政機關(guān)都會從檔案資料中獲取寶貴的發(fā)展資料。進入電子化的新時代，雖然大多數(shù)已經(jīng)有了電子化的數(shù)據(jù)庫，使得不用人力統(tǒng)計為檔案管理工作，減輕了一定的負(fù)擔(dān)。但是不同崗位與不同部門與不同公司之間沒有聯(lián)系，他們也擁有各自獨立的數(shù)據(jù)信息庫，這使得在解決問題或進行不同地區(qū)工作人員的轉(zhuǎn)變時造成了一定的困擾。我認(rèn)為應(yīng)該不同領(lǐng)域建立各自統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，國家部門就建立屬于國家部門統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，將所有人的信息錄入，這樣解決問題就不用花費太多的人力資源與時間，方便大家方便你我。

（五）個人信息磁條

在信息化迅速發(fā)展的今天，科技也在不斷的進步，或許有一天我們真可以像科幻電影里所呈現(xiàn)的那樣，每個人都有一個屬于自己的信息磁條，這個磁條將個人的所有信息收錄進去，只要展示詞條，別人就可以看到你的所有的相關(guān)信息，這樣就不用進行各個不同領(lǐng)域之間信息的交換，使得檔案管理工作更加規(guī)范和快捷，信息更加準(zhǔn)確。

四、結(jié)束語

檔案管理工作必不可缺，隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作有了新的變化，也遇到了新的挑戰(zhàn)，而本文也就檔案管理問題提出了個人的看法，檔案管理工作如今有了電子信息化的融入，也減輕了檔案管理人員繁重的任務(wù)量，檔案管理也要不斷的進行創(chuàng)新，提出新的策略，新的方法來推動時代的發(fā)展，新的檔案管理的方法的提出，也要依靠技術(shù)的進步與發(fā)展，將檔案管理方法與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，才能更好的進行創(chuàng)新，管理信息更具有完整性和準(zhǔn)確性。

參考文獻：

[1]徐景超.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].管理觀案，2018.

[2]章莉.信息環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新策略[J].城建檔案，2017.