做好代表團聯絡員工作的三個關鍵環節

宋成

人民代表大會代表團聯絡員是聯系人大代表、各次會議和各工作組之間的橋梁紐帶，是落實大會要求，收集、傳遞及處理各類涉及會議信息的工作“平臺”，充當著會議主體服務者和會議組織參與者。如何做好人民代表大會代表團聯絡員的相關工作，更好地為代表服務，是我們需要認真解決的重要問題。下面筆者就會前、會中、會后的一些注意事項與大家一起來探討。

一、會前要做到“三細”

一是了解代表要細。作為一名代表聯絡員，了解服務對象的相關信息是做好一切工作的前提，要對每位代表的情況做到心中有數。在會議召開之前，對照會議編組名冊和人大代表聯絡簿，及時收集所負責代表的基本信息，如性別、民族、年齡、黨派、職業、代表照片、聯系方式等。同時，對代表駐地房間號碼、乘車編號、會場座位位置等情況也要予以掌握，以便能及時作出反應，有效指引。特別是有代表照片和聯系電話的代表信息表應提前打印，隨身攜帶，方便查詢。因人大代表一般都是社會或行業中有影響力的人物，也可以通過互聯網進一步搜索其相關信息，并把代表的有關情況牢記在心。只有對代表情況熟悉，才能更好地做好服務代表的工作。

二是對接落實要細。除配備專職秘書的代表外，會前應對要聯絡的所有代表都直接通電話，告知在開會期間，由誰作為聯絡員及聯系方式，告知報到和開會時的一些注意事項，特別要問清楚每位代表在會議期間使用的手機號碼，確保預留給會務組的電話是在會議期間常用的號碼。通話結束后，以短信或微信方式再告之一遍聯絡員的姓名、聯系方式和相關注意事項，防止代表通話時沒記全或者有遺漏。會前，還要把即將召開會議的時間、地點、內容，以文字材料形式事先擺放到代表駐地房間的書桌上，確保代表進入房間就能了解會議議程。因預備會議、全體會議、全團會議和小組會議的議題和時間均不相同，為確保代表能準時、有效參加會議，對不涉密的會議通知要采取發三遍的模式，即書面通知發一遍、短信或微信發一遍、電話提醒一遍的模式，這樣能最大限度避免事故發生。

三是了解會場信息要細。要盡快熟悉會議場所，包括會場的進出口、停車場、所有會議室位置，代表駐地的餐廳、商務中心、休閑設施的位置，代表團各工作組所在房間號及對應電話號碼等。還可以按時間順序排列， 把全體會議、全團會議、小組會議日程和議程、聯絡員工作內容和要求、組內任務分工等信息繪制成表，粘貼在自己辦公桌上方，每日早晚瀏覽一次，查對當日工作任務，以防發生疏漏。

二、會中要做到“三勤”

一是眼勤。會議過程中常常有各種突發情況，如話筒不響、燈光太暗、室內溫度問題，以及代表臨時提出的需求，這就需要聯絡員眼觀六路，及時發現問題，靈活予以處置。

二是手勤。要認真做好記錄，在全團會議審議中要認真記錄代表發言材料之外的發言，在小組審議中要原汁原味地記錄代表的審議發言，注意記錄代表發言的主題和核心內容，將代表的審議意見快速整理。當代表是某一行業的權威人物或者領軍人物時，發言時往往會用專業術語，這時更要快速記錄代表發言的內容，并請代表本人審閱簽字后，才可以刊發在簡報上。

三是腦勤。要勤于思考，多進行分析。在會議進行當中，要始終保持大腦高度運轉，對照會前部署和會議議程，在大腦中強化對會議進程的準確把握。要多想想會議各階段需要做什么、應該怎么做，盡可能做到超前準備、心中有數。要多想想會議關鍵環節是什么，需要在細節上注意什么，應該如何注意，如果出現問題，如何解決，事先做好預防。這樣才能做到不出差錯、不出紕漏。

三、會后要做到“三查”

一是全面查。每一次會議都是一次檢驗和考驗，因此每次會后，都要對工作進行反思和“回頭看”，認真對照會議日程和聯絡員的具體任務，檢查各項準備工作是否已經完成、是否落實到位。

二是重點查。每次會后，都要重點查找哪些地方存在疏忽、哪些地方出現差錯、哪些地方仍有不足，并一一記下，待到下次開會時引以為戒，加以改進。

三是互相查。每次會后，都要認真總結經驗，相互交流心得，及時堵漏補缺，這樣不僅有助于提高代表滿意度，也有利于提升工作質效和服務水平。只有做到三查，才能保證會議有所積累，有所收獲，有所提高。

（作者單位：中共黑龍江省委奮斗雜志社）